秘书协调工作的艺术

前言
秘书工作在领导身边,置身于机关的核心部位,处于各种矛盾的交汇点,对上要向领导负责,对下要为基层做好服务工作,还要在机关内部搞好工作配合。

为使上下左右全满意,就需要高超的协调艺术。

协调既是一门艺术,又是一门学问。

在现代社会中,协调是一种广泛性的社会活动,协调能力已成为一种主要的公共关系能力。

这种能力是现代人生活和生存之必需,秘书尤其需要这种能力。

协调工作的含义
那么什么是协调呢？“所谓协调，是指秘书运用自己的权力、威信，以及各种方法、技巧，使领导活动中的各个因素、各种关系、各个环节、各个层次和谐起来，以便使组织里的人力资源得到最有效的利用。

”①
协调是一项重要的基本职能，也秘书工作的一项重要职能和长期任务。

就一般意义而言,协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通,寻找共同点,从而实现某种平衡,达到某种默契的一种行为方式.是领导机关组织社会活动的一种手段,也是有效进行行政管理的
一种基本工作方法。

可以用16个字来概括：“沟通信息、通报情况、化解矛盾、解决问题”。

秘书部门是一个单位掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的部门。

秘书协调工作的内容
1．协调本单位与上级领导机关之间的矛盾2．协调领导人之间的矛盾3．协调领导同下属职能部门、直线部门之间的矛盾4．协调各部门之间的矛盾5．协调领导干部与群众之间的矛盾6．协调领导干部与秘书之间的矛盾
协调原则
在实际工作中，协调原则是我们从事秘书工作时必须遵循的基本准则。

主要有以下几点：
“调查研究原则：注意调查研究，坚持实事求是，一切从实际出发，是协调处理问题的基础，也是做好协调工作的基本功。

“正如毛泽东说的：没有调查就没有发言权，协调工作要切忌“下车伊始”就哇嘞哇呲地发议论提意见。

毛主席说这种人十个有十个要失败的。

”③所以调查研究是协调工作的前提与基础，只有情况明是非，协调才能依照客观实际实事求是的进行。

平等协商原则：平等协商原则是指秘书部门在协调中要平等待人，始终以平等协商的态度进行对话。

秘书部门作为综合部门介入协调工作，它与协调对象之间的关系并非领导与被领导的关系。

因此，协调工作应立足于“协商”，要以平等的态度同各方面进行沟通和商量，力求处事公正，合情合理。

分层负责原则：即协调事项所涉及的内容，应根据部门职责进行分工，按照各负责的办法，明确责任，分工落实。

该由哪一层次负责协调，不要把矛盾上交。

上级领导也不要越级处理属于下级职能范围的问
题，免得下面遇到问题时都把眼睛盯在领导人身上，而且口味越来越高，非找主要领导人不能解决问题。

从属原则：秘书部门是为领导机关服务的，它必须在同级机关的领导下进行工作，这种从属性决定了秘书协调是一种非权力性的协调，须遵循从属原则。

对领导授权协调的事项，要准确领会领导意图，不能自行其事，另搞一套。

当然这不是说秘书人员只能消极地等待和处理协调事项，但秘书人员的地位决定了他们的工作必须做到尽职尽责又不越权。

局部服从整体的原则：处理好局部利益与整体利益的关系，是协调工作的重要前提。

协调的目的是组织整体的和谐同步，在要求局部服从整体时，还有尽可能充分考虑局部利益。

为弥补被协调者的损失，可酌情给予一定的补偿，以保证整体目标的实现。

毛泽东同志指出：要提供顾全大局，每一个党员，每一个局部工作，每一项言论或行动，都必须以全党利益为出发点，绝对不许违反这个原则。

原则性和灵活性相结合原则：协调工作必须坚持原则，立足全局，平等公正，才能达到预期目的。

第一，换位思考，求同存异。

第二，以诚待人，晓以利弊。

第三，灵活多变，敢于创新。

正确利用被授予的协调权，准确把握领导意图，积极探索新的协调方法，达到协调目的。

总而言之，原则上要坚定，方式方法上要灵活，只有这样才能收到较好的协调效果。

”协调工作的方法：
基本的协调方法：
（1）行政方法：就是秘书人员依靠行政组织，通过行
政渠道，动用行政手段进行协调的一类方法。

（2）经济方法：就是秘书人员依靠经济规律，动用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。

（3）法律方法：就是秘书人员依靠现行的法律、法令和法规，动用经济法和行政法等手段进行协调的一类方法。

（4）疏导方法：就是秘书人员依靠思想教育，运用各种疏导性措施进行协调的一类方法。

具体的协调方法：
联席会议法、联合行文法、现场办公法、非正式沟通法、
感情投资法等等。

协调工作的重要意义
秘书协调工作,在秘书工作中占有重要意义.
(1)秘书部门的位置,通常处於各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点. 在一个地区或単位内外之间,如果发生了需要协调的问题,一般都得找这些地区与単位的领导出面解决,并首先须将有关问题的信息,包括问
题产生的原因,背景,解决问题的方针,办法,进行协调的方法,步骤等,
收集起来,综合研究,反映给领导参考采纳. 这些工作,都正是秘书部门的任务,必须经过秘书部门去完成的.
(2)秘书部门的参谋,助手作用和“不管部”性质,决定了领导人需要做协调工作时,首先会找秘书部门或秘书人员协助进行,有时甚至会授权秘书出面主持或参与协调的大部分过程. 由於秘书部门一般不管
理具体的专业业务,而又全面掌握各方面的情况信息,是一个综合部门,比较超脱,它代表的是领导整体的利益而不是某个局部的利益,也就自然成为最适合协助领导做好综合协调的部门.
(3)秘书部门本身所作的各项工作中,也包含了大量需要协调而后才能完成的亊情. 诸如办亊,办文,办会,都可能遇到各部门认识与步调的不一致,利害与矛盾的干扰等,尤其在深化改革,扩大开放和加快经济发展过程中,既需要一个安定团结的社会环境,需要通过大量的协调工作去正确处理人民内部矛盾,又需要认真听取和采纳下级与群众的意见和建议,才能正确决策,推动亊业的发展. 围绕领导决策,为决策服务的秘书协调工作,大为加重. 秘书部门根据“三服务”的宗旨,做好综合协调特别是政策性问题的协调,是突出发挥参谋助手作用的必然要求.
秘书协调的基本方法与注意亊项:首先,秘书协调是经领导授权,在秘书部门的职责范围内进行的. 因此,必须了解研究领导协调的全局性,层次性,科学性,权威性,超前性等特点,努力做到一要从全局出发,尽可能站在领导的全局高度考虑问题;二要按本层次的职权范围办亊;
三要讲究协调的科学性,认真细致地做好协调前期的各项准备工作,如调查研究,研究政策,讲究方式,选择最佳时机等;四要在协调中注意维护领导的威信,特别是注意依法协调,公正协调和讲究协调艺术,完善协调亊项的贯彻执行和督促检查手段,使协调亊项得以兑现;五要加强预见性,超前,及时协调,减少“马后炮”,从被动中力争主动.
其次,秘书协调既然是辅助领导协调,在大问题上应严格按领导所定的目标要求进行,加强请示报吿,遵守秘书纪律,不擅自作主,不掺杂私心杂念处理问题. 在涉及重要的方针政策性问题的协调中,应由领导亲自出面的,秘书要做好信息综合,沟通联系,亊务准备和有关文字工作等,并对领导考虑不周的亊情及时“参谋提醒”. 对於在自己职责范围内的亊务协调中,则应积极主动,大胆负责,为领导分忧解难,使领导能把精力解放出来去抓大亊.
其三,由於领导工作的全面性,而协调又贯穿於一切工作之中,秘书要想辅助领导把什么问题都协调好,实际上是不可能的. 因此,必须明确重点,并充分依靠和调动其他部门的智慧与力量,共同做好协调工作. 一些有专门机构负责的问题,诸如经济计划的协调,组织人亊的协调,财务预算的协调等,则应当主要是协调领导,调动有关部门的积极性,提出方案,适当配合. 秘书部门的力量有限,不可能亊亊都管,不要亊亊包揽.
其四,秘书协调要讲究方法和艺术. 不同的问题,对象,时间,场合,有不同的协调方法,不可能一个模式. 协调艺术;是多学科知识与经验的综合运用,它同协调者的理论,政治,文化修养都有关系,需要
通过学习与实践去培养. 周恩来总理是秘书学习的好榜样,他在外交亊务中提出的“求同存异”原则的实践,就是外务协调的典范. [[案例1]]：美国《财富论坛》曾经对世界500强中的部分高层做了一项调查，请他们回答为什么在管理活动中会出现失败。

根据调查结果看，失败的主要原因是由于缺少协调人际关系的技能。

国家行政学院近年来也曾先后对40多个部委的司局级领导进行了一项问卷调查，请他们回答关于个人所需的10种能力，并对这10种能力进行排序，把他认为最需要的能力排在前面。

结果排行榜首的是协调能力，占到了79.8%.。

②
分析：从案例可以看出协调能力已经成为当今秘书必不可少的能力。

我们知道21世纪的今天，面临的是社会转型、体制转轨，那么怎样顺利地渡过这种变革中的矛盾震荡呢？这就给秘书工作者提出了很
高的协调能力的要求。

协调艺术
协调的艺术是指富有创造性的协调工作的方式方法。

这是一门很深很深的学问，它潜力无穷，奥妙无边。

这就需要秘书人员在实际工作中不断探索，仔细揣摩。

下面介绍两种不同情况下的协调方法：
一、特事要“冷”协调
作为秘书，工作上的特事是指领导的特意吩咐、同事的特殊情况和自己的特别遭遇。

在协调处理时，一定要用“冷处理”的方法来应
对。

首先，要冷静应对领导的特意吩咐。

这些事情，有的公私兼顾，有的纯粹是领导个人的私事；有些可以去办，有些因涉及原则问题不能办。

但作为下属，不办又不好，因而要冷静地进行处理。

但违背原则的事情，秘书应委婉地提醒领导不能办，不能因为怕遭到领导的冷遇，姑息迁就，投其所好。

其次，要冷静面对同事的特殊情况。

工作中的热点、难点等敏感问题，可能会损害一部分同事的切身利益。

当这些人来诉苦、抱怨时，秘书不能火上浇油，激化矛盾。

正确的方法是要认真倾听，以静制动，待对方情绪稳定后，再“泼冷水”，耐心进行调解。

再次，要冷静处理自身的特别遭遇。

因自身利益的得与失，秘书受到别人的“特别关注”是很正常的。

此时，秘书不能得意忘形，不能灰心丧气，要保持头脑冷静，一如既往地投入到本职工作中去。

总之，秘书在运用“冷”协调时，必须学会控制自己的情绪，以“宰相肚里能撑船”、“无故加之而不怒”的宽广胸怀，沉着稳重地处理他人和自身问题。

二、私事要“明”协调
在一个单位中,秘书有自己的私人关系是十分正常的。

但秘书位置特殊，在相互交往时必须把话说在明处，把情放在明处，把事做在明处。

首先，要“当面锣，对面鼓”，把话说在明处。

在私人关系需要自己协调事情时，要认真细致地把单位的相关规定和自身能起到的作用讲在明处，不说官话、套话，不怕说丑话，督促其消除“近水楼台先得月”的侥幸心理，通过正常的渠道解决自身问题。

其次，要把情放在明处。

秘书在协调私人关系的事情时，要一身正气，两袖清风，
把个人之间的情谊放在党性原则的框架内，严格按规章制度办事，不能顾及面子，贪赃枉法，徇私舞弊，做出有损单位利益、违犯党纪国法的事。

再次，要把事做在明处。

在单位内协调私人关系的事情，秘书要遵循单位的规则，能回避的坚决回避。

如果能直接参与的，要积极地向领导和有关部门汇报真实的情况，尽自己最大的能力协调好，绝不能明一套暗一套，欺瞒领导和组织，损害单位的形象。

总之，在协调处理私人关系的事情时，秘书一定要以真诚、坦诚和忠诚的态度，把能协调的事情处理好，达到“心底无私天地宽”的境界。

协调工作是系统内部运动不停顿的调节组合工作，也是深入细致的思想工作。

只有在一定的职权基础上，摆正自己的位置，明确自己的身份，讲究一定的协调艺术，有一个准确的角色知觉，秘书人员才能有效地做好机关、单位协调关系的工作。

孔子云：“言不顺，则事不成。

”我们在协调工作的过程中，需要借助沟通技巧，化解不同的见解与意见，建立共识，推动工作。