秘书协调工作的艺术

前言

秘书工作在领导身边,置身于机关的核心部位,处于各种矛盾的交汇点,对上要向领导负责,对下要为基层做好服务工作,还要在机关内部搞好工作配合。为使上下左右全满意,就需要高超的协调艺术。协调既是一门艺术,又是一门学问。在现代社会中,协调是一种广泛性的社会活动,协调能力已成为一种主要的公共关系能力。这种能力是现代人生活和生存之必需,秘书尤其需要这种能力。

协调工作的含义

那么什么是协调呢？“所谓协调，是指秘书运用自己的权力、威信，以及各种方法、技巧，使领导活动中的各个因素、各种关系、各个环节、各个层次和谐起来，以便使组织里的人力资源得到最有效的利用。”①

协调是一项重要的基本职能，也秘书工作的一项重要职能和长期任务。就一般意义而言,协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通,寻找共同点,从而实现某种平衡,达到某种默契的一种行为方式.是领导机关组织社会活动的一种手段,也是有效进行行政管理的

一种基本工作方法。可以用16个字来概括：“沟通信息、通报情况、化解矛盾、解决问题”。

秘书部门是一个单位掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的部门。

秘书协调工作的内容

1．协调本单位与上级领导机关之间的矛盾2．协调领导人之间的矛盾3．协调领导同下属职能部门、直线部门之间的矛盾4．协调各部门之间的矛盾5．协调领导干部与群众之间的矛盾6．协调领导干部与秘书之间的矛盾

协调原则

在实际工作中，协调原则是我们从事秘书工作时必须遵循的基本准则。主要有以下几点：

“调查研究原则：注意调查研究，坚持实事求是，一切从实际出发，是协调处理问题的基础，也是做好协调工作的基本功。“正如毛泽东说的：没有调查就没有发言权，协调工作要切忌“下车伊始”就哇嘞哇呲地发议论提意见。毛主席说这种人十个有十个要失败的。”③所以调查研究是协调工作的前提与基础，只有情况明是非，协调才能依照客观实际实事求是的进行。

平等协商原则：平等协商原则是指秘书部门在协调中要平等待人，始终以平等协商的态度进行对话。秘书部门作为综合部门介入协调工作，它与协调对象之间的关系并非领导与被领导的关系。因此，协调工作应立足于“协商”，要以平等的态度同各方面进行沟通和商量，力求处事公正，合情合理。

分层负责原则：即协调事项所涉及的内容，应根据部门职责进行分工，按照各负责的办法，明确责任，分工落实。该由哪一层次负责协调，不要把矛盾上交。上级领导也不要越级处理属于下级职能范围的问

题，免得下面遇到问题时都把眼睛盯在领导人身上，而且口味越来越高，非找主要领导人不能解决问题。

从属原则：秘书部门是为领导机关服务的，它必须在同级机关的领导下进行工作，这种从属性决定了秘书协调是一种非权力性的协调，须遵循从属原则。对领导授权协调的事项，要准确领会领导意图，不能自行其事，另搞一套。当然这不是说秘书人员只能消极地等待和处理协调事项，但秘书人员的地位决定了他们的工作必须做到尽职尽责又不越权。

局部服从整体的原则：处理好局部利益与整体利益的关系，是协调工作的重要前提。协调的目的是组织整体的和谐同步，在要求局部服从整体时，还有尽可能充分考虑局部利益。为弥补被协调者的损失，可酌情给予一定的补偿，以保证整体目标的实现。毛泽东同志指出：要提供顾全大局，每一个党员，每一个局部工作，每一项言论或行动，都必须以全党利益为出发点，绝对不许违反这个原则。

原则性和灵活性相结合原则：协调工作必须坚持原则，立足全局，平等公正，才能达到预期目的。第一，换位思考，求同存异。第二，以诚待人，晓以利弊。第三，灵活多变，敢于创新。正确利用被授予的协调权，准确把握领导意图，积极探索新的协调方法，达到协调目的。总而言之，原则上要坚定，方式方法上要灵活，只有这样才能收到较好的协调效果。

”协调工作的方法：

基本的协调方法：

（1）行政方法：就是秘书人员依靠行政组织，通过行

政渠道，动用行政手段进行协调的一类方法。

（2）经济方法：就是秘书人员依靠经济规律，动用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。

（3）法律方法：就是秘书人员依靠现行的法律、法令和法规，动用经济法和行政法等手段进行协调的一类方法。

（4）疏导方法：就是秘书人员依靠思想教育，运用各种疏导性措施进行协调的一类方法。

具体的协调方法：

联席会议法、联合行文法、现场办公法、非正式沟通法、

感情投资法等等。

协调工作的重要意义

秘书协调工作,在秘书工作中占有重要意义.

(1)秘书部门的位置,通常处於各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点. 在一个地区或単位内外之间,如果发生了需要协调的问题,一般都得找这些地区与単位的领导出面解决,并首先须将有关问题的信息,包括问

题产生的原因,背景,解决问题的方针,办法,进行协调的方法,步骤等,

收集起来,综合研究,反映给领导参考采纳. 这些工作,都正是秘书部门的任务,必须经过秘书部门去完成的.

(2)秘书部门的参谋,助手作用和“不管部”性质,决定了领导人需要做协调工作时,首先会找秘书部门或秘书人员协助进行,有时甚至会授权秘书出面主持或参与协调的大部分过程. 由於秘书部门一般不管

理具体的专业业务,而又全面掌握各方面的情况信息,是一个综合部门,比较超脱,它代表的是领导整体的利益而不是某个局部的利益,也就自然成为最适合协助领导做好综合协调的部门.

(3)秘书部门本身所作的各项工作中,也包含了大量需要协调而后才能完成的亊情. 诸如办亊,办文,办会,都可能遇到各部门认识与步调的不一致,利害与矛盾的干扰等,尤其在深化改革,扩大开放和加快经济发展过程中,既需要一个安定团结的社会环境,需要通过大量的协调工作去正确处理人民内部矛盾,又需要认真听取和采纳下级与群众的意见和建议,才能正确决策,推动亊业的发展. 围绕领导决策,为决策服务的秘书协调工作,大为加重. 秘书部门根据“三服务”的宗旨,做好综合协调特别是政策性问题的协调,是突出发挥参谋助手作用的必然要求.

秘书协调的基本方法与注意亊项:首先,秘书协调是经领导授权,在秘书部门的职责范围内进行的. 因此,必须了解研究领导协调的全局性,层次性,科学性,权威性,超前性等特点,努力做到一要从全局出发,尽可能站在领导的全局高度考虑问题;二要按本层次的职权范围办亊;