第一章电子文件管理(电子文件概述)精品PPT课件
合集下载
第一章 电子文件管理(电子文件概述)2010
1.4 大量传统信息的数字化
管理资料
：数字文件 ：纸质文件
55% 4.2兆张/年
90% 2.8兆张/年
45% 3.4兆张/年
1999 年
2005年 佳能公司提供的统计资料：
/FRONT/SUPPORT/MAJORCLIENTS/SOLUTIONS/OFFICE.JSP 管理资料
存储技术新突破，一个硬币大 小的面积上将可存储250张DVD的 容量。
管理资料
6. 增殖速度极快
两组数据：数据一
：纸质文件 ：数字文件
55% 4.2兆张/年
90% 2.8兆张/年
45% 3.4兆张/年
1999 年
管理资料
2005年
6. 增殖速度极快
两组数据： 数据二：美国从上世纪90年代 起政府电子文件数量迅速增加。布 什政府电子文件存储量约100TＢ， 为克林顿政府档案总量的50倍， 是国会图书馆2000万册编目图书 内容总量的5倍。
电子文件：
管理资料
1. 非人工识读
形成者 电子文件（客体） 管理者（主体）
计 算 机 屏 障
利用者
管理资料
1. 非人工识读
计算机屏障带来的结果 ：
计算机成为必需工具 无法及时发现文件内容的变化
管理资料
人们无法直接阅读电子文件
为什么？
因为电子文件的记录方式具有特殊性
文件内容
数字代码序列
光电信号
== ？
管理资料
3、电子文件与相关概念辨析
3.4 电子档案
电子档案 == 电子文件
电子档案 == 归档了的电子文件
电子档案 == 具有档案性质的电子文件
《电子文件管理》ppt课件
（3）1995年澳大利亚《记录未来——电子文件管 理的方针和政策》中：其所载信息的形式，适用于数字计算 机进行检索、加工和交流的文件。
（4）1998年美国俄亥俄州立政府提出的：电子文 件是部门与部门职工在履行办公职责过程中产生和接受的数 据的编释；是证明机构职能、政策、程序、实施或其它办公 活动数据的编释。电子文件可以以构件形式存在而不是以人 们熟知纸质文件的保存系统的传统方式存在。
15
.
（2）GB/T 18894—2002《电子文件归档与管 理规范》
电子文件（ Electronic Records）
指在数字设备及环境中生成，以数码形式 存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算 机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络 上传送的文件。
16
.
3 概念的理解
（1）定义是按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子 文件作了界定
①它形成于数字设备（如计算机、扫描机、数码相机）， 并有相关环境（硬件环境和软件环境）支持； ②以数码形式 存储在外存储器上；③读写、操作、传递需设备; ④借助网 络传输。
（2）它揭示了电子文件两个基本特征： 第一 ，电子文件是借助计算机系统生成的、传输和处理
的，因由计算机系统形成的电子文件信息是以二进制数字代码 记录和表示的，也成为“数字文件”。
6
.
3 档案保管方式特殊化
电子档案，一方面以准确、形象、生动以及最简便 的信息记录方式和便于检索，海量存贮等无可比拟的优越性 得到人们的青睐；另一方面又有操作复杂，专业性强的特点， 一旦出错，满盘皆无，需要人们对其加强保护。电子档案文 件载体没有纸张和缩微照片保存时间长，普遍认为磁性载体 保存时间为10 年左右，光盘保存时间为10—20 年，且保管 不善，容易引起故障，这与档案要求的保管期限相差甚远。 故电子档案必须存放在专用库房中, 对库内温度和湿度进行 严格控制, 并配置除尘、防尘、防高度磁场和电场的设施。 电子档案还要严格防范计算机病毒、还必须定期检查、为了 保护好档案, 可以用计算机将电子档案复制下来封存,以备 日后对照检查档案内容。
（4）1998年美国俄亥俄州立政府提出的：电子文 件是部门与部门职工在履行办公职责过程中产生和接受的数 据的编释；是证明机构职能、政策、程序、实施或其它办公 活动数据的编释。电子文件可以以构件形式存在而不是以人 们熟知纸质文件的保存系统的传统方式存在。
15
.
（2）GB/T 18894—2002《电子文件归档与管 理规范》
电子文件（ Electronic Records）
指在数字设备及环境中生成，以数码形式 存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算 机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络 上传送的文件。
16
.
3 概念的理解
（1）定义是按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子 文件作了界定
①它形成于数字设备（如计算机、扫描机、数码相机）， 并有相关环境（硬件环境和软件环境）支持； ②以数码形式 存储在外存储器上；③读写、操作、传递需设备; ④借助网 络传输。
（2）它揭示了电子文件两个基本特征： 第一 ，电子文件是借助计算机系统生成的、传输和处理
的，因由计算机系统形成的电子文件信息是以二进制数字代码 记录和表示的，也成为“数字文件”。
6
.
3 档案保管方式特殊化
电子档案，一方面以准确、形象、生动以及最简便 的信息记录方式和便于检索，海量存贮等无可比拟的优越性 得到人们的青睐；另一方面又有操作复杂，专业性强的特点， 一旦出错，满盘皆无，需要人们对其加强保护。电子档案文 件载体没有纸张和缩微照片保存时间长，普遍认为磁性载体 保存时间为10 年左右，光盘保存时间为10—20 年，且保管 不善，容易引起故障，这与档案要求的保管期限相差甚远。 故电子档案必须存放在专用库房中, 对库内温度和湿度进行 严格控制, 并配置除尘、防尘、防高度磁场和电场的设施。 电子档案还要严格防范计算机病毒、还必须定期检查、为了 保护好档案, 可以用计算机将电子档案复制下来封存,以备 日后对照检查档案内容。
《电子文归档与管理》PPT课件
电子文件归档与管理
档案载体的演变
1、甲骨档案 甲骨档案是以龟甲和兽骨 为载体的原始记录，主要 产生于商代后期（约公元 前14～前11世纪）的占卜 活动中。
档案载体的演变
2、金石档案 金石档案，指的是以金石为载体， 以文字和图画书史纪事的，并且 在历史研究中能起到档案的凭证 和参考作用的金文、刻石，碑刻、 墓志、经幢等。
通常分辨率（像素）与文件大小成正比， 不同格式的图像文件不能任意交换使用， 不同格式的图像文件可以转换。
图形文件
根据一定的算法规则绘制的图表、曲线 图等。
常见的图形文件dwg、dgn、gif、tiff、 png、dxb、dxf、eps等。
各行业所使用的图形文件格式存在各自 的专业性。
影像文件
用数字视频捕获设备录入数字影像或用 动画软件生成的二维、三维动画等动态 画面。
常见的程序文件有EXE文件等。
机构开发（自主开发、委托开发、购买） 应用软件必须归档。
数据文件
以数据表格和数据库形式存在的具有文 件属性的记录。 常见的数据文件有DAT文件等。
数据库也是一种常见的电子文件的形式。
电子文件的管理原则
电子文件的管理核心 ——必须确保真实、完整、有效和安全。
真实性 完整性 有效性 安全性
——实际上是权限的交接，归档后文件位置保持不变。
档案形成部门 档案管理系统
档案部门
形成部门 档案部门
1
2
3
4
赋予文件以 归档标识
将归档信息提 示给档案部门
给归档文件加上 档案管理信息并
存入数据库
《归档电子文 件登记表》 签字并保存
电子文件的归档方式和过程
物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独 立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 ——表现为文件保存位置的改变和集中，可以实现载体的集中管理，
档案载体的演变
1、甲骨档案 甲骨档案是以龟甲和兽骨 为载体的原始记录，主要 产生于商代后期（约公元 前14～前11世纪）的占卜 活动中。
档案载体的演变
2、金石档案 金石档案，指的是以金石为载体， 以文字和图画书史纪事的，并且 在历史研究中能起到档案的凭证 和参考作用的金文、刻石，碑刻、 墓志、经幢等。
通常分辨率（像素）与文件大小成正比， 不同格式的图像文件不能任意交换使用， 不同格式的图像文件可以转换。
图形文件
根据一定的算法规则绘制的图表、曲线 图等。
常见的图形文件dwg、dgn、gif、tiff、 png、dxb、dxf、eps等。
各行业所使用的图形文件格式存在各自 的专业性。
影像文件
用数字视频捕获设备录入数字影像或用 动画软件生成的二维、三维动画等动态 画面。
常见的程序文件有EXE文件等。
机构开发（自主开发、委托开发、购买） 应用软件必须归档。
数据文件
以数据表格和数据库形式存在的具有文 件属性的记录。 常见的数据文件有DAT文件等。
数据库也是一种常见的电子文件的形式。
电子文件的管理原则
电子文件的管理核心 ——必须确保真实、完整、有效和安全。
真实性 完整性 有效性 安全性
——实际上是权限的交接，归档后文件位置保持不变。
档案形成部门 档案管理系统
档案部门
形成部门 档案部门
1
2
3
4
赋予文件以 归档标识
将归档信息提 示给档案部门
给归档文件加上 档案管理信息并
存入数据库
《归档电子文 件登记表》 签字并保存
电子文件的归档方式和过程
物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独 立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 ——表现为文件保存位置的改变和集中，可以实现载体的集中管理，
电子行业电子文件管理培训课件
电子行业电子文件管理培训课件一、引言电子行业是一个信息化程度较高的行业，电子文件管理在电子行业中扮演着重要角色。
电子文件管理旨在合理组织和管理电子文档，提高工作效率和信息安全。
本课程旨在介绍电子行业电子文件管理的基本理念、原则和实践方法，帮助从业人员更好地进行电子文件管理。
二、电子文件管理的基本概念2.1 电子文件电子文件是以电子方式存储和传输的文件。
它可以是文档、表格、图片、音频、视频等各种形式的电子信息。
电子文件可以在计算机、服务器、移动设备等媒介上存储，并通过网络进行传输和共享。
2.2 电子文件管理电子文件管理是指对电子文件进行组织、分类、存储、检索、保护和销毁的一系列管理活动。
其目标是有效管理电子文件，确保文件的可用性、完整性、安全性和持久性。
2.3 电子文件管理的重要性电子文件管理在电子行业中具有重要的意义。
首先，电子文件管理可以提高工作效率，减少信息查找的时间和成本。
其次，电子文件管理可以增强信息安全，防止非法访问和意外丢失。
最后，电子文件管理可以保证信息的可追溯性和合规性，在需要的时候能够方便地进行审查和监管。
三、电子文件管理的原则3.1 法律合规原则电子文件管理应遵守国家相关法律法规，并符合行业标准和规范。
管理人员应了解电子文件管理的法律要求，制定相应的管理制度和操作规程。
3.2 生命周期管理原则电子文件管理应以文件的生命周期为基础进行管理。
文件的生命周期包括创建、发布、使用、保留和销毁等阶段。
在每个阶段，都需要采取相应的管理措施，确保文件的合规管理。
3.3 安全保护原则电子文件管理应重视信息安全，采取相应的安全保护措施。
包括文件的加密、权限控制、备份和灾备等措施，确保文件的机密性、完整性和可用性。
3.4 共享与协作原则电子文件管理应支持文件的共享和协作。
可以采用云存储、版本管理和权限控制等技术手段，实现多人协同编辑和共享文件的功能。
四、电子文件管理的实践方法4.1 文件分类与命名文件分类是电子文件管理的基础。
电子文件管理工作ppt课件
数据文件的类别代码 D
2020/3/25
19
图像文件
图像文件是指使用数字设备采集或制作的 画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面， 用数码相机拍摄的照片等。
不同格式的图像文件不能任意进行交换使 用。
图像电子文件以JPEG、TIFF、RAW、 PDF为通用文件格式。
图像文件的类别代码 I
2020/3/25
音频文件类别代码 A
2020/3/25
23
多媒体文件
多媒体文件是指包含两种以上信息形式的 文件，这种文件使用多媒体技术制作，具 有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机 复现。
多媒体数据同样以MPEG、AVI为通用文 件格式。
多媒体文件类别代码 O
2020/3/25
24
电子文件的根本特性：原生性 电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和
影像文件有不同的格式或标准，播放时需 要使用相关的设备和程序。
影像电子文件以MPEG、AVI为通用文件 格式。
影像文件类别代码 V
2020/3/25
22
音频文件
音频文件是指用音频设备录入或用编曲软 件生成的文件。
音频文件的音质越好，文件所占存储空间 也就越大。
音频电子文件以WAV、MP3为通用文件 格式。
符合单位职 责
全过程受控
全过程记录
没有不受控 操作可能
2016/7/21
37
电子（文件）档案管理原则
• 可靠性（Reliability）
• 文件的可靠性是指文件的内容可信，可以充分、准确地反 映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过 程中以其为依据。文件应在事务处理或与其相关的事件发 生之时或其后不久形成，且由经办人或由业务活动设备形 成。
2020/3/25
19
图像文件
图像文件是指使用数字设备采集或制作的 画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面， 用数码相机拍摄的照片等。
不同格式的图像文件不能任意进行交换使 用。
图像电子文件以JPEG、TIFF、RAW、 PDF为通用文件格式。
图像文件的类别代码 I
2020/3/25
音频文件类别代码 A
2020/3/25
23
多媒体文件
多媒体文件是指包含两种以上信息形式的 文件，这种文件使用多媒体技术制作，具 有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机 复现。
多媒体数据同样以MPEG、AVI为通用文 件格式。
多媒体文件类别代码 O
2020/3/25
24
电子文件的根本特性：原生性 电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和
影像文件有不同的格式或标准，播放时需 要使用相关的设备和程序。
影像电子文件以MPEG、AVI为通用文件 格式。
影像文件类别代码 V
2020/3/25
22
音频文件
音频文件是指用音频设备录入或用编曲软 件生成的文件。
音频文件的音质越好，文件所占存储空间 也就越大。
音频电子文件以WAV、MP3为通用文件 格式。
符合单位职 责
全过程受控
全过程记录
没有不受控 操作可能
2016/7/21
37
电子（文件）档案管理原则
• 可靠性（Reliability）
• 文件的可靠性是指文件的内容可信，可以充分、准确地反 映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过 程中以其为依据。文件应在事务处理或与其相关的事件发 生之时或其后不久形成，且由经办人或由业务活动设备形 成。
现代企业电子文件管理
PPT文档演模板
现代企业电子文件管理
•概念的理解： 1、电子文件具有文件的一般属性，即都是组织 或个人在各项活动中形成的历史记录。 2、电子文件与传统文件的根本区别在于，其信 息以数码构成。 3、电子文件是存放在计算机存储器中所有数据 的基本组织形式。 4、电子文件由内容、背景信息、结构三要素构 成。
PPT文档演模板
现代企业电子文件管理
•二、电子文件的特点
（一）信息存储的密集性 （二）信息载体的不确定性 （三）信息结构的二重性 （四）对信息技术的依赖性 （五）信息内容的易改性
PPT文档演模板
现代企业电子文件管理
•（六）载体材料和信息的不稳定性 （七）背景及相关信息的不完整性 （八）信息处理的快捷性 （九）信息利用的共享性 （十）文件类型的复杂性
2005）。
（8）1991年7月4日 国家档案局发布《工业企业档案分类试行规则》
（9）《档案著录规则》(档案行业标准DA/T18-1999代替国家标准
GB/T379.5-85)
PPT文档演模板
现代企业电子文件管理
•2、上海市档案局颁发的主要有： （1）《上海档案目录中心建设方案》 （沪档〔2002〕39号）； （2）《上海市档案信息化实施意见》 （沪档〔2003〕62号）； （3）《上海市电子公文归档管理实施办法（暂行）》 （沪档发〔2005〕220号）； （4）《上海市档案信息化发展“十一五”规划》 （沪档发〔2006〕122号）； （5）《关于加强上海档案信息资源开发利用工作的实施意 见》（沪档发〔2005〕201号）； （6）《文书档案目录数据规范 第1部分：数据元》 （DB31/T386.1-2006）。
PPT文档演模板
现代企业电子文件管理
《电子文件概述》课件
电子文件格式
PD F
广泛应用于文档传递，保持格式和布局的完整性。
DOCX
微软O ffice的默认文档格式，灵活可编辑。
JPEG
常用于图像压缩，适合存储照片。
MP4
常见的视频格式，支持高压缩率和较好的画质。
电子文件的生成
生成方式
电子文件可以通过扫描、拍照、录音、录像等方 式生成。
生成过程中需要注意的事项
确保文件的完整性、准确性，采用标准的命名和 分类规则。
电子文件的存储和管理
1
存储方式
电子文件可以存储在本地设备、云存储、外部存储介质等位置。
2
管理原则
建立分类结构、制定权限管理、定期备份和归档，确保文件的安全和便捷管理。
3
电子档案管理系统的应用
通过电子档案管理系统实现电子文件的自动分类、检索和智能化管理。
随着科技的不断进步，电子文件将更加智能化、安 全化、高效化。
电子文件管理的重要性和价值
良好的电子文件管理可提高工作效率、减少成本、 保障信息安全。
保密措施和方法
加密、访问控制、水印等手段用于保护电子文件的机密性。
备份和恢复措施
定期备份电子文件，并制定恢复计划以应对意外情况。
电子文件的共享和交换
1
共享方式和工具
通过云存储、共享平台等方式实现电子文件的共享。
2
交换需求和标准
确保电子文件在不同系统、软件之间的兼容性和无损传输。
3
共享和交换注意事项
确保电子文件共享和交换过程中的安全性和合法性。
电子文件的法律和规范
国内相关法律和规范
如《中华人民共和国电子签 名法》、《电子档案管理规 定》等。
国际相关法律和规范
电子文件管理PPT课件
精品课件
32
文本型的电子文件
对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注 明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留 文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、 TXT为通用格式。
精品课件
33
图像（形）型的电子文件
对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像 电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转 换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以 JPEG、TIFF为通用格式。
德州市档案培训课程
精品课件
1
精品课件
电子政务 电子文件
2
精品课件
3
电子政务概述
产生于20世纪90年代
电子政务：运用计算机、网络和通信等现代信息技术 手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超 越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高 效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社 会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服 务。
支持系统间的互操作性。
精品课件
22
精品课件
23
电子文件管理相关规范
法规
目前还没有电子文件的专门法规。我国正在制订《电子文件 管理条例》，相关：《电子签名法》。
标准（国家和行业标准）
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002） 《中国档案机读目录格式》、（GB/T20163-2006） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008） 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 》….
当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的 安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
电子公文管理课件
电子公文发送
总结词
加密传输、确认送达、存档备案
详细描述
在电子公文的发送阶段，应采用加密传输方式，确保公文内容不被泄露。同时 ，发送方需要确认公文已经送达收文方，并保留送达记录。此外，发送方还需 要将公文存档备案，以便后续查阅和管理。
电子公文接收与归档
总结词
及时接收、核对内容、分类归档
详细描述
在电子公文的接收阶段，收文方应确保及时接收到公文，并核对公文的内容，包括发文单位、收文单位、公文主 题、事项描述等是否准确无误。在确认无误后，收文方需要对公文进行分类归档，按照一定的规则和标准进行存 储和管理。
缺点
易被篡改、易丢失、安全风险较高、 对设备和技术的依赖性强。
02 电子公文管理流程
电子公文制作
总结词
明确内容、格式规范、审批签字
详细描述
在电子公文的制作阶段，首先需要明确公文的内容，包括发文单位、收文单位、 公文主题、事项描述等。同时，要确保公文的格式规范，符合国家或地方的标准 和要求。在完成公文草稿后，需经过审批签字，确保公文内容准确无误。
制定灾难恢复计划，以便在发生重大 灾难时能够快速恢复电子公文数据和 服务。
高可用性设计
采用高可用性设计，确保电子公文系 统能够持续稳定运行，避免因设备故 障等原因导致的数据丢失或服务中断 。
04 电子公文法规与标准
相关法律法规
《中华人民共和国电子签名法》
01
规定了电子签名的法律效力、电子签名认证机构的责任和义务
电子公文查阅与利用
总结词
权限控制、检索便捷、利用安全
详细描述
在电子公文的查阅与利用阶段，应实施严格的权限控制，确保只有具备相应权限的人员才能查阅和利 用公文。同时，应提供便捷的检索方式，方便用户快速查找到所需的公文。此外，应确保公文的利用 安全，防止公文内容被非法复制、篡改或泄露。
电子文件归档与管理演示课件.ppt
19
2、全程管理原则
电子文件的全程管理是一种全面的管 理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理 方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子 文件全部管理活动的目标体系、程序体系和 技术方法体系。
20
3、集成管理原则
集成管理是对将电子文件生成、运行、 保管等活动有关的要素进行合一的互连与组 合，形成具有要素结构的管理体系。
管理措施：有科学、合理的电子文件管 理体系和管理制度；有足以说明电子文件 背景和结构方面的记录信息(元数据)。
技术措施：电子文件载体和信息稳定性 的提高；加密、认证、签署等信息安全技 术的提高和普及。
14
2、保障电子文件的完整性
电子文件的完整性包括三个方面的含义:
作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电 子文件及其他形式的相关文件数量齐全； 每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺 损； 与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐 全。
非正式电子文件（U）
正式电子文件（O）
7
三、电子文件的特点
(一)电子文件信息内容与形式之间具有可分离性 (二)信息的不稳定性 (三)信息的可操作性 (四)电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性 (五)电子文件形成系统的异构性
8
四、电子文件管理工作面临的挑战
1、电子文件管理流程的变化
(1)流程程序：
7、命令文件，亦称计算机程序(Program)
8、多媒体文件(Multimedia)
9、超媒体链接文件（Hypermedia）
5
(二)按文件的功能分类。
主文件 支持性文件 辅助性文件 工具性文件
6
(三)按文件的生成方式分类。 原始文件
转换文件 (四)按文件的性质分类。
草稿性电子文件（R）
2、全程管理原则
电子文件的全程管理是一种全面的管 理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理 方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子 文件全部管理活动的目标体系、程序体系和 技术方法体系。
20
3、集成管理原则
集成管理是对将电子文件生成、运行、 保管等活动有关的要素进行合一的互连与组 合，形成具有要素结构的管理体系。
管理措施：有科学、合理的电子文件管 理体系和管理制度；有足以说明电子文件 背景和结构方面的记录信息(元数据)。
技术措施：电子文件载体和信息稳定性 的提高；加密、认证、签署等信息安全技 术的提高和普及。
14
2、保障电子文件的完整性
电子文件的完整性包括三个方面的含义:
作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电 子文件及其他形式的相关文件数量齐全； 每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺 损； 与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐 全。
非正式电子文件（U）
正式电子文件（O）
7
三、电子文件的特点
(一)电子文件信息内容与形式之间具有可分离性 (二)信息的不稳定性 (三)信息的可操作性 (四)电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性 (五)电子文件形成系统的异构性
8
四、电子文件管理工作面临的挑战
1、电子文件管理流程的变化
(1)流程程序：
7、命令文件，亦称计算机程序(Program)
8、多媒体文件(Multimedia)
9、超媒体链接文件（Hypermedia）
5
(二)按文件的功能分类。
主文件 支持性文件 辅助性文件 工具性文件
6
(三)按文件的生成方式分类。 原始文件
转换文件 (四)按文件的性质分类。
草稿性电子文件（R）
电子文件管理
电子文件管理第一讲电子文件概述一、电子文件与电子档案的含义•（一）电子文件概念（《电子文件归档与管理规范》）•（Electronic Records）是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
•这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，•它形成于数字设备（如计算机、扫描机），并有相关环境（如操作系统、数据库）支持；•以数码形式（数字、图形、音频、视频）存储在外存储器上；•阅读及处理需设备；•借助网络传输。
•（二）电子档案的概念•电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。
这一含义有四层意思，•一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。
•二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。
•三是电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。
•四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用，这就类似过去的甲骨文，十年前的DBASE等设计的管理软件。
二、电子文件的形成三、电子文件的类型•（一）按电子文件的信息存在形式分类，电子文件可分为如下几类：•一是文本文件（text,字或表处理文件）。
是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。
•二是数据文件(date，数据库电子文件)。
以数据库形式存在的具有文件属性的记录。
数据库、记录、字段是其三个层次。
•三是图形文件（graphic）指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。
•四是图像文件（image）。
指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。
《电子文件概述》PPT课件
2020/11/19
nwuhxr@
• 这个概念揭示了电子文件的两个基本特征：
• 第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代 码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”（Digital Records）。 它具有计算机中的文件（files）属性。在计算机系统中，文件(files)是 计算机保存信息的基本形式，既使要保存一个字节的信息，也必须把 它当作一个文件(file)来保存，必须赋予它文件名(filename)和扩展名 （.EXT name），一般以扩展名来区分不同格式的文件（files）。不 同格式的文件往往有不同的编码方式，其属性也不同。
2020/11/19
nwuhxr@
三、电子文件的类型
• （一）按电子文件的信息存在形式分类
• 1．文本文件（Text），或称为字（表）处理文件 • 2．数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件 • 3．图形文件（Graphic） • 4．图像文件（Image） • 5．影像文件（Video） • 6．声音文件（Audio • 7．命令文件，亦称计算机程序护(Program)
2020/11/19
nwuhxr@
二、什么是电子文件
• 1.文件 • 该定义说明了文件的特点： • 文件是提供凭证的记录信息。 • 文件必须具有内容、背景与结构。 • 文件是提供凭证的信息，这使它与一般的信息区分开来，同时也使它必 须包括三种基本成分，以保证其凭证价值。这三种基本成分是：内容信 息、背景信息与结构信息。 • 文件与记录方式无关 • 只要符合文件的定义，不管其产生的技术环境，如记录的形式或载体如 何，都应当称为文件。一般来说，文件可以以模拟（analog)记录方式形 成，也可以以数字（digital)方式形成。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
电子文件管理
7
“在正常的业务活动中以数字形式利用、保留或存储的任何文件， 而无论其是否以数字形式制作或接收”
——InterPARES 项目国际研究小组/1999年
The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems
国际惯称： 电子文件（electronic records) 数字资源（digital materials/ resources)
但也有观点认为：电子文件 > 数字文件 （我们不认同）
=？=
电子文件管理
17
3、电子文件与相关概念辨析
3.4 电子档案 电子档案 == 电子文件 电子档案 == 归档了的电子文件 电子档案 == 具有档案性质的电子文件
国际档案理事会《档案术语词典》/1984年
电子文件管理
11
文件属性？ 活动伴生性 直接约束性 法定证据性
电子文件管理
12
2、电子文件的定义
2.4 电子文件以数字为“记录方式”
展现
文件
存贮
人
内容
表达形式
记录方式
载体
文字 图像 声音 动画 影视
数字形式 传统形式
电子文件管理
13
记录方式
“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载 体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”
——国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）
电子文件管理
10
2、电子文件的定义
2.3 电子文件属于文件范畴，具有文件属性 文件？
—— 由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形 成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。
内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排”
——国际档案理事会/《档案术语词汇》（第三版） / 1984年
“包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上， 并且符合文件的规定”
——《美国联邦管理法规》 / 1992年
“其存储形式只能由计算机处理的文件，也叫机读文件和自动化数据处理文件”
传统的非数字的记录方式： 用笔写、画在纸上 用话筒录在磁带上 用相机拍在相片上
数字磁带、磁盘、光盘等
数字记录方式： 用“0、1”记录在“数字载体”上
问题：如何用“0”、“1”表达“图、文、声、像”等丰富多彩的文件内容？
电子文件管理
14
3、电子文件与相关概念辨析
3.1 机读文件
是电子文件概念的“曾用名” “机读文件”强调文件的阅读方式；而“电子文件”强 调文件的存在方式 机读文件概念不太严谨
——/国际档案理事会电子文件委员会/《电了文件管理指南》/1997年
ICA Committee on Electronic Records：Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective, ICA studies8, februray 1997, .
电子文件管理
15
3、电子文件与相关概念辨析
3.2 虚拟文件 不同于传统实体文件的、具有“虚拟性”的计算机文件。 一度引起关于电子文件的“虚拟性”之争 虚拟论者：电子文件具有虚拟性 反虚拟论者：电子文件具有物理实态。
你认为呢？
电子文件管理
16
3、电子文件与相关概念辨析
3.3 数字文件 数字文件 = 电子文件
“以数字形式存在，依赖于计算机的文件”
——美国国家文件与档案署2003年度报告
电子文件管理
8
2、电子文件的定义
2.2 电子文件定义（国内） “能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光
盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列”
——国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678-1999）
——《美国联邦文件管理术语手册》（第二版） / 1993年
电子文件管理
6
“所载信息的形式适合于数字计算机进行检索、加工和交流的文件”
——澳大利亚档案学会/《记录未来—电子文件管理的方针与政策》/ 1995年
“由电子计算机交流与维护的文件”
——《澳大利亚文件管理标准》/ 1997年
“通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件”
“以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅 读、处理并可在通信网络上传输的文件”
——行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）
电子文件管理
9
2.2 电子文件定义（国内）
“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等数字信息载体，依赖计算机系 统存取并可以在通信网络上传输的文件”
——冯惠玲主编的《电子文件管理教程》/ 2001年
1.4 大量传统信息的数字化
电子文件管理
4
：数字文件 ：纸质文件
55% 4.2兆张/年
90% 2.8兆张/年
45% 3.4兆张/年
1999 年
2005年
佳能公司提供的统计资料：
电子文件管理
5
2、电子文件的定义
2.1 电子文件定义（国际上） “通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片/带之上的文件/档案，它的
《电子文件管理》
电子文件管理
1
第一章 电子文件概述
电子文件管理
2
1、电子文件形成的社会背景
1.1 计算机的问世 1946年：ENIAC 1.2 计算机网络的出现 80年代起：internet
电子文件管理
3
1、电子文件的形成背景
1.3 应用系统的发展
OA: Office Automation MIS: Management Information System CAD: Computer Aided Design CAM: Computer Aided Manufacturing CAE: Computer Aided Engineering PDM: Product Data Management ERP： Enterprise Resources Planning RS: Remote Sensing GIS: Geographic Information System
？
电子文件管理
18
四、电子文件的特点
1. 非人工识读
可以直接阅读
传统纸质文件
电子文件管理
19
1. 非人工识读
非人工识读？ 人们无法直接阅读电子文件