现代文书档案管理信息电子化应用探讨

现代文书档案管理信息电子化应用探讨

摘要：文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。在当今网络技术和社会

经济不断发展的时代，档案管理以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，使档案管理工作与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的档案管理电子化。文章

主要对现代文书档案管理信息电子化应用相关问题进行了分析探讨，以供大家交流。

关键词：文书档案；电子档案；管理

序言

文书档案又被称作管理性档案,它是政府机关、社会团体、企业、事业单位和

其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的具有保存价值的文件的总称。文书

档案是国家档案的重要组成部分，它记载着社会各单位发展的历史过程。随着当

前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术

的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。

为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在

档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以

满足当前人们对信息的需求。

1.文书档案管理信息的电子化的优点分析

电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是

通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化

和规范化。

1.1电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。

电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处

理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。

1.2信息易于保管。

电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会

的理念。

1.3电子传输，实现资源的共享。

在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的

文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网

络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。

1.4提高了文书档案传输的安全性。

传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输

过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解

决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其

安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。

2.文书档案管理信息电子化的缺点分析

2.1档案真实性难以保障。

因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修

改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨

别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也

无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

2.2电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻

现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截

人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑

瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的

安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计

算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。

2.3文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。

文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工

作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知

识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

2.4电子文件兼容问题。

电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更

多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不

同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这

也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。

3.加快推进文书档案信息化技术的基本原则

3.1科学化规范化和精细化原则。

标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项

严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率

要求。

3.2快捷与安全同步的原则。

信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。

所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条

件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。

3.3效益与质量兼顾的原则。

因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，

思考快捷安全建档的途径。

4.文书档案管理信息电子化改革措施探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下

方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文

书档案的传输控制在一个ip地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的

路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的ip地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。

也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强

人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理

人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文

化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，加强思想教育，树立较强的责任意识，从根本

上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。

5.结束语

档案管理根据它的基本性质及其主要作用来讲，是一项具有管理性、服务性的工作。在

互联网时代的背景下，档案管理电子化的建设以及发展越来越迅速，档案管理水平有了很大

提高，但由于固有模式的束缚和单位性质等各种因素，有的单位档案管理仍然存在很多不足

之处，需要一些有效的措施来加以改善。

总之，提高文书档案管理水平不仅重要而且急迫，要想适应当今社会发展的大趋势和大

潮流，必须加快建设档案管理的电子化进程，以电子化的档案处理日常档案工作，能够为社

会的发展提供更多的便利。

参考文献: