电子科技公司质量管理体系程序文件

电子科技公司质量管理体系程序文件
依据GBT19001:2016标准编写，已通过GBT19001:2016认证
程序文件目录
序号文件名称文件编号修订版次01文件和记录控制程序QP-01A/0 02管理评审控制程序QP-02A/0 03人力资源控制程序QP-03A/0 04生产设备控制程序QP-04A/0 05与顾客有关的过程控制程序QP-05A/0 06采购控制程序QP-06A/0 07生产和服务提供控制程序QP-07A/0 08监视和测量设备控制程序QP-08A/0 09内部审核控制程序QP-09A/0 10产品的监视与测量控制程序QP-10A/0 11不合格品控制程序QP-11A/0 12不符合和纠正措施控制程序QP-12A/0 13风险和机遇应对措施控制程序QP-13A/0 14公司环境分析控制程序QP-14A/0 15相关方需求和期望控制程序QP-15A/0 16组织知识控制程序QP-16A/0 17改进控制程序QP-17A/0
1.文件和记录控制程序
1目的：
有效控制质量管理体系有关的文件和记录，规范各类文件记录的
编写和管理，
确保各使用处所使用的文件和记录为有效版本，防止使用失效或作废文件。

2范围：
适用于公司质量管理体系的所有文件及记录，包括电子数据及图谱。

3职责：
内务部负责文件系统的管理；
各部门负责人负责程序和作业文件的审核,并组织人员对本部门文件的编/修订、培
训、执行负责，并安排专人管理。

4规程：
4.1定义
4.1.1质量管理体系文件包括：质量管理手册、程序管理文件、技术标准文件、作业性标准操作规程及实施的记录表格。

4.1.2文件管理包括文件的编/修订、审批、印制、分发、培训、执行、归档、作废处理、回收等一系列过程的管理活动。

4.1.3所有质量管理体系文件为本公司的受控文件。

4.2质量管理体系文件的分类及编码要求
4.2.1质量管理体系文件实施分阶管理，具体如下所示:
第一阶文件：
第二阶文件：
第三阶文件：
第四阶文件：
4.2.2文件编码要求具备专属性、稳定性和可修订性，保证其可追溯并不断提高。

4.2.3专属性：文件与编码一一对应，一文一码，一旦文件停止使用，此文件编码亦停止使用。

4.2.4稳定性：文件编码系统不得轻易变动，需要变动时必须相应作出说明。

4.2.5可修订性：文件修订后，必须给予新的修订号；文件统一进行复审后给予新的版本号，便于识别。

4.2.6文件编码构成及分类：公司代码/文件类别-文件顺序编号；①公司名称：XX 代表“XX”公司；②文件类别：
a)QM：质量管理手册b)QP：质量程序文件
c)
QW：质量作业文件,其中技术标准文件主要包括生产工艺
规程和质量标准。

程序文件(QEP)
作业文件QEW:
管理制度、技术标准、作业规范
记录
管理手册
d)FR/QR：记录类文件.
3文件顺序号：第一份文件为001，依次类推，如：QP-001：代表第一份程序文件。

4文件版本号：以英文字母代表，首版为第A版，升级为B、C…，依次类推。

5文件修订状态：0代表修订号，第一次修订为1，依次类推，修订到9次时换版。

6以本文件编码“GZTP/QP-001”为例，意为：广州汤谱建筑装饰材料有限公司编号
为001号质量环境体系程序文件，其状态为A版第0次修订。

4.3外来文件
4.3.1外来文件包括:国际、国家、行业制定的法律法规、产品标
准、管理体系标准、技术要求文件等；顾客提供的相关要求; 4.3.2本公司的外来文件可用以指导生产、质量环境管理，本企业可
根据实际情况加以参照引用，但不得对其进行修订。

4.3.3外来文件由相关部门搜集提供新信息给内务部办登记、编号、
并加盖“受控”印章,同样按文件控制要求进行受控，其他部
门需使用时应受控发放和使用。

4.4电子文件：
对于电子内务部，需有限定的权限防止随意修改，并定期进行备份管理。

4.5文件的起草、审核、批准
4.5.1所有文件由质量环境小组组长根据体系的相关要求组织起草、
审核和审批，具体如下：
文件类别编制审核审批质量管理手册内务部管理者代表总经理
程序文件作业文件记录表格相关部门指定人
员
相关部门负责人管理者代表
4.5.2在编写过程中应与文件涉及的其它部门讨论协商，征求意见，
使文件一旦实施后，具有可行性。

4.5.3文件审核应根据以下要点进行：
a)与现行管理体系要求、相关法律法规是否相符，文件内容与实
际操作是否相符；
b)文件是否具有可操作性；
c)文件使用的语言应简练、确切、易懂，不能有二种以上的解
释；
d)经审核后的文件如需改正，应交回原起草人进行修改。

4.5.4文件的批准要求：
最后确定的文件应按标准格式（附件1、附件2）及本规程6的要求打印，分别由起草人、审核人、审批人在相应栏中签署姓名及日期。

4.5文件的印制、分发
4.5.1文件经批准后由内务部统一加盖“受控”红色印章，文件原版
存档于内务部。

4.5.2电子版文件的管理：一般的管理体系文件由内务部将电子版文
件转为不可修改打印的PDF格式共享于服务器，供相关部门随时查阅和学习；产品的工艺规程、质量标准由技术中心转为不可修
改打印的PDF格式发给内务部，内务部根据需要设置查看权限，将相关信息共享。

4.5.3对于需要布置在现场的文件由使用部门向内务部提出，按要求
复印所需份数，使用部门在“文件分发收回记录”上签收。

对于需要印刷的记录资料由使用部门填写“资料印刷审批表”，经内务部经理批准后印刷。

4.5.4使用部门收到新文件后，自文件生效之日起开始执行。

文件修
订后对于分发的文件由内务部及时收回并记录。

4.6文件的复审与修订
4.6.1每次管理评审统一对文件系统进行全部复审，需要修订时文件
顺序号和修订号升期，每次文件修订后需对修订结果进行记录，以便追溯。

4.6.2任何人不得任意改动文件或涂画，不得丢失，并作为文件复审
内容之一。

4.7文件的撤销与销毁
4.7.1修订的文件一经生效，原文件即自动失效；文件不适应公司的
变化需要删除的视为失效并撤销该文件。

失效文件列于“撤销文件清单”，内务部对撤销文件定期公布“撤销文件清单”给相关部门。

4.7.2修订文件生效之日，必须由内务部根据原文件的“文件分发收
回记录”，向持有原文件的人员或部门收回失效文件。

在工作现场不允许同一文件同时有二个或二个以上的版本。

4.7.3收回的文件由内务部销毁并记录。

原版文件由内务部办加盖
“失效”红色章印并存档（只保留前一个版次），同时在“撤销文件清单”上注明。

4.8文件的培训、执行
4.8.1文件在执行前由颁发部门组织培训，保证文件使用者能正确
理解与使用。

4.8.2文件培训方式可有传阅、开会宣读、学习班等。

4.8.3新文件开始执行阶段，相关管理人员应特别注意监督检查执
行情况，以保证文件执行的有效性。

4.9文件的保管与归档
4.9.1文件持有部门应指定专人管理并按文件类别及编码顺序把文件存放于规定的文件夹内，应妥善保管文件，不得丢失、撕毁或涂改，应保持文件清洁、整齐及完整。

4.9.2不得随便复印文件，未经质量管理部盖发受控章印的复印件视为无效。

4.9.3文件的归档包括文件、操作记录的归档。

操作记录应按记录类别、时间等顺序装订成册后归档，便于查阅。

4.9.4内务部保留现行文件和前一版失效文件的原版，并根据文件变更情况随时更新，记录在案。

4.10记录管理
4.10.1记录是体系运行活动的结果,记录的编制和审批和发放按以上
相关条款执行,其受控标记为表号、版号、名称。

4.10.2内务部对所有记录的类别、编号、名称、标识、归口部门、
使用场所和保存期限汇编成“记录一览表”等。

4.10.3记录应按规定的内容依时、如实认真填写，记录字迹应清晰,
在记录时应填写记录编号，原则上以：年月日+流水号（160520-001）亦可根据工作情况自行编号。

4.10.4记录的保管:各部门负责对本部门的记录进行收集、整理、保
管，保证记录的清晰和完整,存放环境应防霉、防蛀、防潮、
防丢失和防损坏，且存放方式要便于查阅和存取,采取其它媒
体形式的记录，如存储在电子媒体上的记录应注意防潮、防
压、防磁并留有备份，另外还必须保留原始记录，以免储存内
容丢失。

4.10.5记录的报废处理:对所保管过期的记录作出销毁处理时，由各
部门主管报质量受权人批准后自行销毁，所销毁的记录在“文件和记录销毁记录”中应有相应记录。

4.10.6记录的借阅:记录保管部门应禁止非相关人员调阅/借阅记
录。

公司人员须调阅/借阅记录时，应经管理者代表或其授权人批准后，在商定期内，提供给顾客评价时查阅。

涉及本公司机密的记录借阅时，须经总经理书面批准。

5相关文件和记录：
2.管理评审控制程序
1目的
确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性，确保管理方针、目标的实现和不断改进质量管理体系。

2适用范围
适用于总经理对本公司的管理方针、目标及质量管理体系运行进行评价。

3职责
3.1总经理确定管理评审的时间和主要内容，主持管理评审会议；3.2管理者代表向总经理报告质量、环境管理体系运行情况，组织进行管理评审记录、编制管理评审报告；
3.3内务部编制管理评审计划，管理者代表审核、总经理批准；下达管理评审通知，对管理评审决定的执行情况进行检查验证；
3.4各部门准备管理评审资料、参加管理评审、执行管理评审决定。

4工作程序
4.1管理评审输入
4.1.1质量管理体系
（1）以往管理评审的跟踪措施；
（2）与质量管理体系有关的外部或内部因素的变化；
（3）质量管理体系绩效的信息，包括以下方面的趋势和指标：
－顾客满意和相关方的反馈；
－质量目标的实现程序；
－过程绩效以及产品和服务的符合性；
－不符合以及纠正措施；
－监视和测量结果；
－审核结果；
－外部供方的绩效；
（4）资源的充分性；
（5）应对风险和机遇所采取措施的有效性；
（4）改进的机会。

4.2管理评审的频次
一般每年一次，两次管理评审间隔不大于12个月；但遇到下列情况可临时进行管理评审。

a)本公司内部机构职能分配、人员发生较大调整时；
b)连续出现产品质量事故、顾客投诉或发生重大环境事故；
c)当体系标准换版时；
d）当国家标准、法律、法规及政策要求发生重大变化时。

4.3管理评审程序
4.3.1管理评审计划
a）内务部编制年度“管理评审计划”；经管理者代表审核后，报总经理批准。

b）内务部按年“管理评审计划”，根据总经理要求提前一周下达“管理评审计划”，明确管理评审的具体时间、地点、参加者及评审的主要内容。

4.3.2管理评审准备
各部门接到管理评审通知后，应及时准备管理评审资料，包括：本部门质量管理体系运行情况、纠正和预防措施执行情况、存在的主要问题及采取的措施、要求等。

4.3.3管理评审会议
a）由总经理主持管理评审会议，介绍本次管理评审的目的、会议日程、评审的主要内容。

b）管理者代表安排人员对管理评审会议进行记录，包括：会议签到、参加管理评审会议人员的发言、讨论和总经理的评价和决定。

c）质量、环境管理者代表汇报本公司质量、环境管理体系运行总体情况，报告最近一次内部或外部审核的结果。

d）各部门负责人对各自部门质量管理体系运行情况进行汇报，报告其上次管理评审至本次管理评审之间，部门工作是否符合本公司质量管理体系文件规定、工作计划、目标、指标和环境管理方案完成情况、上次管理评审决定报告情况、纠正和预防措施完成情况和实施效果、存在的主要问题和改进措施要求建议等，并对存在的主要问题和改进措施要求或建议进行分析讨论。

e）总经理按管理评审输入的要求，对本公司质量管理体系持续的适宜性、有效性、充分性及管理方针、目标进行评价。

4.4管理评审输出
管理评审输出由总经理在管理评审会议上作出决定，包括与以下方面有关的决定和措施：
a）改进的机会；
b）质量管理体系所需的变更；
c）资源需求。

4.5管理评审报告
a）质量管理者代表负责组织编写“管理评审报告”，经总经理批准后发放各部门；内务部负责对管理评审决定执行进行督促和考核。

b）各部门落实、执行管理评审会议决定。

5记录控制
管理评审有关记录，按QP-01程序规定保存。

6引用文件
文件和记录控制程序
7记录
管理评审计划
管理评审报告
管理评审会议记录
3人力资源控制程序
1目的
为质量管理体系运作配备符合规定要求的人员。

2适用范围
适用于对与管理体系和产品质量运行控制有关的管理、执行、验证人员进行质量、环保意识、技能等培训和确认。

3职责
3.1内务部负责人力资源管理，编制本公司培训计划，管理者代表批准执行；
3.2各部门提出本部门培训要求，按培训计划组织人员参加培训。

4工作程序
4.1岗位要求
a）内务部编制了<岗位说明书>，对本公司各类人员的能力、资历、专业技术、技能要求予以规定，通过招聘和培训等手段，使之具备相应的能力要求。

b）本公司通过参加人才招聘广告、人才招聘会等方式招聘有关岗位所需的各类人才，由内务部负责人才招聘的组织，相关部门主管负责招聘人才的面试、试用和考核，及时填写“员工履历表”和“员工名册”。

c）员工辞职应经管理者代表或总经理审批。

d）当人员发生变化时，内务部应及时更新“员工名册”。

4.2岗位职责
a)内务部组织编制<岗位说明书>，明确规定了本公司各类人员的工作职责。

b)内务部根据公司的重要环境因素,确定关键岗位,填写“关键岗位一览表”，并明确其在应急准备和响应方面的作用和职责，如：电工、化学品管理岗位人员、储气罐操作岗位人员、清洁工、设备修理人员。

4.3培训
4.3.1培训对象
本公司与质量管理体系和产品质量管理和控制的有关的管理、执行和验证人员和可能产生重大质量影响的关键岗位人员。

4.3.2培训内容
a）质量管理体系知识、法律、法规其他要求、《管理手册》、程序文件、质量意识、本公司作业指导书、操作规程、操作技能和提高相关方满意的意识等。

b）新员工的培训，新员工在进厂时，根据其岗位，由内务部负责组织对其进行本公司的基本情况、劳动考勤、安全等介绍，由部门主管对其进行工作技能培训并进行评价考核，由评价人员分别进行评价；新员工进厂后参加本公司按计划进行的相应培训。

4.3.3培训计划
a）各部门每年底要提出培训要求，填写“培训需求表”，提出培训对象、培训科目、建议培训时间等。

b）内务部根据各部门的培训需求进行汇总，结合本公司发展规划及有关法律、法规要求，每年编制“年度培训计划”，就培训对象、内容、时间等方面进行规划；经审批后组织实施，当有外委培训时，需经总经理审批。

4.3.4培训实施
a）内务部按培训计划的要求，督促或组织对各部门实施培训。

b）每次培训时，填写“培训记录表”，参加人员在“培训签到表”上签名。

c）对于上级主任部门、政府部门或国家劳动部门有规定时，由内务部组织委外培训，委外培训应经总经理审批。

4.3.5培训考核
a）内务部对每次培训，应按培训计划规定进行书面考试或现场操作考核，及时将培训考核情况记录在“培训考核记录表”上，确保只有经培训合格的人员，才能上岗。

b）当书面考试时，应编制考试试卷，在培训完成后及时进行。

c）对于委外培训，由内务部保存培训合格证明复印件。

4.3.6培训效果评价
内务部每年对培训工作进行总结分析，编制培训效果评价表。

4.4人员档案
内务部建立档案，人力资源档案资料包括：员工名册、培训需求表、培训计划、培训签到表、试卷、培训考核记录表，特殊工种资格证复印件。

4.5记录控制
人力资源管理的有关记录，内务部按程序规定，予以保存。

5相关文件
文件和记录控制程序
6记录
年度培训计划
培训签到和考核评价表
4生产设备控制程序
1.目的
通过规定生产设备的前期管理、使用与维护、保养、转让、报废、事故处理的内容，保证生产设备处于受控状态，确保生产设备的正常生产能力，满足最终产品质量的要求。

2.范围
适用于公司所有与产品质量有关的生产设备的管理。

3.术语、定义
3.1设备管理：围绕公司生产经营目标，通过系统的技术、经济组织措施，对设备的规划、选购、安装、调试验收、使用、维修、改造、报废等全过程进行的设备技术管理工作。

3.2技术状态：表明设备现状满足相对原来具有的技术水平、技术标准规定技术要求的程序。

4.职责
4.1生产部负责组织相关技术人员对公司内所涉及的生产设备进行管理，对设备进行日常保养以及维修工作。

4.2财务部负责设备资产评估及费用管理。

5.工作程序
5.1设备的前期管理
5.1.1当有生产和经营需求时，由生产部或有关部门提出书面申请报告，总经理审核批准后实施，技术改造和新技术应用的新设备由技术部、生产部及相关部门经评审论证后，综合提出书面申请报告，由总经理审核批准后实施。

5.1.2设备的添置和更新
1）设备的添置和更新由申请人提前申请，经批准后，定型的设备和技术改造设备由生产部根据要求的机型，按照货比三家原则进行询价采购，并将所选择的制造厂商和设备价格情况以书面报总经理审批。

2）询价报告经审批后由生产部(或技术部)负责签订设备采购合同和技术协议，必要时由总经理签订(包括定期设备和技术改造的新设备)。

5.2设备的验收
5.2.1添置和更新的设备发货到公司后，由相关负责人及技术人员组织有关人员接收；清点随机资料和附件，如有缺失，及时与发货方联系。

如无缺失，则正式接收；附件登记后交相关部门自行保管备用；技术文件、操作说明书等资料移交给生产部(或技术部)存档，置于受控状态。

5.2.2设备的调试应按照设备操作说明书有关要求进行，由生产部(或技术部)组织相关技术人员实施；在合同中约定时，由制造厂家实施或在制造厂进行调试预验收并检测主要性能指标，发现问题时应立即交涉解决。

5.2.3设备经调试和检测其技术参数合格后，定型设备由生产部(或技术部)将调试及检测情况作书面记录并存入设备档案。

如果调试和测定后技术参数不符合合同要求，生产部应及时通知供货方按期解决，如在约定的期限内或设备存在的问题无法解决，生产部可根据合同的约定作相应处理。

5.3设备的管理
5.3.1生产部负责对所有设备进行统一编号，标识置贴于设备合适的醒目位置。

5.3.2生产部根据《生产设备清单》中的记录每年适时对生产设备核对一次。

5.3.3生产部在日常使用过程对设备进行常规维保，维保项目包括：上班前的检查、下班后的清洁、润滑等，并填写《设备日常维护保养记录》。

5.3.4生产部组织各相关部门每年对生产设备进行定期检修，并制定《生产设备年度检修计划》，检修后对检修结果进行记录。

5.3.7生5.4设备转让
5.4.1设备转让：生产部负责将与受让方商议的设备转让价格书面报告总经理(必要时由总经理亲自处理)，经总经理批准后办理转让手续。

转让手续完毕后，应调整《生产设备清单》报财务部入帐。

5.5设备的报废
1）需要报废的设备由生产部（或技术部）提出，生产部组织评审并会同财务部会签后，总经理审核批准后实施。

2）设备报废经总经理批准后，凭书面设备报废申请，清理生产设备清单和固定资产台帐。

5.6设备事故的处理
5.6.1凡设备因非正常损坏，而造成停产或降低设备性能、精度时，均为设备事故。

5.6.2设备事故发生后，生产部组织有关技术人员进行调查分析，在2日内生产部相关设备技术员填写《设备事故报告单》，由生产部负责组织修复和适当的处理。

6.相关文件
文件和记录控制程序7.相关记录。