北京大成律师事务所办公区暂行管理规定(暂行)

北京大成律师事务所办公区暂行管理规定（暂行）（年月日第六十次管理委员会审议通过）

为给全体员工创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立事务所的良好形象，特制定本规定。

一、办公室及公共区域管理：

（一）公共区域：办公室走道、会议室、卫生间，每天由后勤清洁人员进行清扫。

（二）个人区域：合伙人办公室及个人办公区域每天由员工个人负责打扫、整理，请保持整洁、美观，工位无垃圾、无杂物。

（三）办公桌面要保持整齐干净，除摆放显示器、电话机、文件夹、笔筒等常用的办公用具外，其他非办公物品及文件请放在文件柜或抽屉里。

（四）合伙人办公室的家具、文件柜等办公设施，请规范、有序、美观摆放，办公间落地玻璃处请勿摆放办公家具（沙发、茶几除外）。

（五）公共区域及办公室、个人区域请勿堆置、摆放与工作无关的物品。卡座屏风外侧不要私自张贴（如即时贴）。垃圾篓内请勿倒水，桌洞下不要堆积杂物。

（六）办公区内设有吸烟室，请大家自觉维护办公环境及他人健康，树立安全防火防患意识。对于外来访客，前台接待人员及受访人应及时提醒对方在办公区域内请勿吸烟，如确需吸烟请告知引导其至吸烟区。

（七）公共区域请勿大声喧哗，尤其在接打电话时务必注意音量，避免干扰其他人员正常办公。

（八）请自觉爱护办公区各种设施、设备，降低消耗、节约费用。对各种设备应按规范要求操作，发现故障及时通报行政办公室维修，

以免影响工作。

（九）请勿长时间占用复印机、打印机，不要打印与工作无关的资料，大量复印、打印时请联系行政后勤文印中心。

（十）为保障事务所网络正常不影响办公，请勿在上班时间玩游戏、观看视频或进行视频下载。

二、对外接待区会议室管理：

（一）会议室预订在信息系统完成，前台工作人员负责事务所会议室的安排和调配，会议服务人员负责会议室打扫，保证会议室内整洁卫生，设施完好。

（二）使用会议室可在信息系统会议室管理模块中根据会议规模、人数、设备要求等项目进行预订，未经预定请勿擅自使用会议室。对于需要纯净水、鲜花、横幅、水果、桌卡、音响、投影设备服务的请提前个工作日申请。

（三）会议室使用按照预定时间先后排序由系统进行分配，对于事务所公务活动、大型活动、突发事件需临时使用会议室的，按照先全局后个人、先紧急后一般的原则进行分配，如遇到会议室占用，由行政部门负责协调。

（四）会议室请勿吸烟、大声喧哗，避免影响其他同事正常办公。

（五）会议室如需使用电脑，请使用人自行准备，并应认真做好保密工作，避免传播、泄露事务所和客户涉密信息。

（六）使用人请爱护会议室设施、设备，保持会议室的整洁，所有设备使用后请放回原位。若因使用人操作不当或人为造成损坏的，需要照价赔偿。

（七）会议室内所使用设备、工具、办公用品请勿带出会议室或挪作他用。如确因需要借用，需在行政部门登记，事后及时归还。

（八）会议室配置的影音设备由专门人员调试，请勿随意操作。

（九）使用人在使用后应关好门窗、关闭电器等设备电源，做好

防火、防盗及其他安全工作。

三、门禁卡管理：

（一）发卡流程：由人力资源部根据新入职员工进行相应申请，部制卡并授权，财务部收取制卡押金登记后发给使用人。

（二）门禁卡使用须知：

.门禁卡仅限申请者本人使用，请勿外借他人；

.全体员工请随身佩带门禁卡进出事务所；

.员工进出时请随手关门，一旦发现有门未关现象，应及时关闭。如故意不关门导致发生损失的，将以门禁卡刷卡记录和监控为依据，追究责任人（首个进出未关门人员）的责任；

.办公区原则上不对外接待访客，非前台或访客接待人员请勿将陌生非事务所员工引入办公区内；

.请您妥善保管好门禁卡，如不慎遗失，请及时到人力资源部办理挂失手续；如因未及时挂失，在此期间出现他人冒用该卡而造成损失的，丢卡者将承担全部责任。

（三）补卡费用及流程

.门禁卡在使用期间若出现无故消磁或不能使用的，人力资源部在核实情况后将予以免费更换；

.如因本人丢失或折损卡片导致无法使用的，补办者应支付新卡制卡手续费（元）后重新补发；

.补卡流程：使用人填写《丢失门禁卡申请表》，由人力资源部核实，收缴制卡工本费交至财务部，部凭财务工本费收据取消原卡权限，制作新卡；

.办理离职手续时，需向人力资源部交回门禁卡，未上交者不返还办卡押金，并由人力资源部立即挂失，通知部取消该卡权限。

四、邮件、快递收发管理：

（一）收件管理：

.行政收发专员收取快递时间为周一到周五上班时间；

.快递由行政收发专员统一接待，并及时通知取件人接收。前台工作人员对信件、快递进行初查，核对收件人，对非事务所人员的快递，可当场退回。

.行政收发专员确认签收后，对收到的信件、快递、挂号信函等在《信件、快递收件登记表》和《挂号信收取登记表》上进行登记并通知收件人取件。若收件人当时不在事务所，行政收发专员应通过电话或短信通知收件人，以免耽误公务。

.遇到付费快递，行政收发专员应联系收件人亲自付费签收，若其本人不在，可电话联系本人由其指定代收人签收。行政收发专员不负责垫付个人快递到付费用。

.行政收发专员应妥善保管好所有快递的单据记录。

（二）发件管理

.发件时间：周一至周五每日之间。

.发件人负责自行清点及打包物品，交至行政收发专员并详细填写快递单。

.行政收发专员电话通知快递公司取件，并保留好相关单据，并将底单留存交发件人，由发件人自行跟踪。事务所月结部分底单由行政收发专员按月份进行保存。

.事务所月结快递费用由行政收发专员负责核对费用清单，核对无误后发送费用清单至后勤部，由后勤部进行费用审核确认后，按照财务流程规定报销。

五、用餐管理：

（一）工作时间请勿用餐。

（二）非工作时间，在内部会议室、公共廊桥、合伙人办公室内用餐时，请勿食用有刺激性气味食品。

（三）事务所对外会议室及个人工位处请勿用餐。