2015版质量管理体系文件与记录管理程序

XXX-QEP-08.文件与记录管理程序

1.0目的

对质量环境管理体系文件进行控制，确保在使用场所均能得到适用文件的有效版本。加强对记录的控制，以提供符合要求和质量环境管理体系有效运行的证据。

2.0适用的范围

适用于本公司对质量环境管理体系所使用的文件和记录的控制。

3.0定义：无

4.0职责

4.1行政部是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门；品管部负责技术文

件的管理。

4.2各部门均是本程序的配合并实施的单位。

4.3最高管理者（总经理）负责管理（质量环境管理）手册批准。

4.4管理者代表负责审核管理手册和批准程序文件。

5.0工作程序

5.1文件概念

文件是指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、标准样品或其他电子媒体及其组合等。质量与环境管理体系文件是质量与环境管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。

本公司的质量与环境管理体系文件的范围包括：

----形成文件的质量与环境方针和目标；

----管理手册；

----为了贯彻ISO9001/14001标准所规定的流程性文件和记录；

----确保对过程的有效策划、运行和控制所需要的文件和记录，例如质量计划、程序文件和相关的规范、标准以及“规定”、“安排”、

“方式”等文件；

----记录，阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件；

----其他文件。例如流程卡、作业指引等，标准中虽未规定，但在实际活动中需要。

5.2管理手册

5.2.1管理手册是规定本公司质量/环境管理体系的纲领性文件。

5.2.2管理手册的主要内容有：

----质量/环境管理体系覆盖的范围，包括任何不适用的细节与不应用

的合理性；

----为质量/环境管理体系编制的形成文件程序的引用；

----质量/环境方针和目标；

----质量/环境管理体系过程之间相互作用的表述。

5.2.3手册的结构、详略程度和格式编排，应结合本公司的类型、规模及

产品或过程的复杂程度、文化和风格进行编制，标准并未作统一规定。

5.2.4公司的管理手册由管理者代表编制与审核，报总经理批准后发布实

施。

5.3 文件控制

5.3.1文件控制，指对质量/环境管理体系文件的编写、评审、批准、发放、

使用、检索、访问、更改、再批准和标识、回收、作废等全过程活动

的管理。

5.3.2本公司管理体系文件控制的主要内容如下：

5.3.2.1文件发布前，应得到其适宜性和充分性的批准,批准权限见下表

5.3.2.2在文件实施中，由于各种原因发生变化时（例如公司的组织结

构、产品范围、工作流程和适用法律法规发生变化时），应对文件

原文进行评审，确定是否需要更改。本公司的管理体系文件在每年

最少评审一次（在管理评审会议中进行），由管理者代表牵头，各

职能部门对所管理的文件进行评审。如果需要更改，应报公司相关

的责任人对更改后的文件进行再批准。

5.3.2.3识别所有文件的修订状态。文件修订的方法分为划线式修改

（在文件原文上划线修改，在旁边写好修订后的内容）换页和换版

三种。修订由公司文控中心统一组织，修改申请人填写《文件申请

单》，经相关责任人审核，管理者代表批准后，由文控中心对受控

文件统一修改，修改后的文件需要再次按照5.3.2.1的规定批准。

5.3.2.4文件的版本用大写英文字母“A、B、C，……”表示；若文件

只作小部分修改时，可填写《修订记录》作划线式修改或者换页修

改（如果划线式修改超过三分之一需要换版发布），发行时为0次

（即：A/0版），第一次修改为1次（即：A/1版），依此类推，当

修改超过8次时，无论修改多少，均要换版发布。

5.3.2.5各部门所持有的文件要编制的《受控文件一览表》，即把所使

用文件的最新有效版本文件（含外来文件，法律法规等）写入清单

中

5.3.2.6要确保在各使用场所都能得到适用文件的有效版本并标识，填

写分发号（包括外来文件）。撤出过期、作废的文件，填写《文件/

记录销毁记录表》经管理者代表批准后销毁，如需保留，需经管理

者代表批准，并盖“作废文件”印章和“保留文件”字样的标识。

5.3.2.7受控文件均进行编号，并填写在《受控文件一览表》中。受控

文件在发放时，收文部门应在《文件分发表》中签名确认收到。

5.3.2.8文件应保持清晰、可辨，易于识别。质量管理体系文件应单独

存放，以保持受控状态。

5.3.2.9受控文件为内部使用的有效版本文件，也是向认证机构报送的

文件。受控文件再修改时应统一跟踪更改，不可遗漏。持有受控文

件的员工在工作调动或调离本公司时，应将文件交回本单位（部

门）。非受控文件可用于投标和向咨询单位报送,非受控文件不再跟

踪修改。

5.3.2.10收集与产品和服务有关的外来文件。凡不是本公司编制的使

用文件，均属外来文件，包括从书店购买的、上级发文、国家或地

方政府、协会发文等。应使用外来文件的最新有效版本文件，列入

受控文件清单中。要控制外来文件的发放（发放范围经管理者代表

审批）。

5.3.3文件编号规则

5.3.3.1表格与三级文件编号规则如下：

XXX - XX - XX - XXX

公司代码 - 类别代码–部门代码 - 流水号

注：当同一种表格有多种格式或描述时，分别在其原编号后加流水号A、

B、C……以示区分。如XXX-QR-HC-001A、XXX-QR-HC-001B

注：当三级文件有多种文件描述时，分别在原编号流水号后面再增加一个流水号以示

区分。（原流水号代表文件区分代码）

如：XXX-WI-ENG-001-001、XXX-WI-ENG-002-001