档案管理现代化1

档案管理现代化与文档一体化管理

一、什么是档案管理现代化

以现代管理科学为指导，应用现代的管理方法和手段，充分采用先进技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性、创造性，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理逐步实现系统化、定量化、信息化、智力化。

二、档案管理现代化的意义

（一）为什么要实现档案管理现代化（背景）

随着现代社会的不断发展，尤其是信息技术的飞速发展，社会信息化程度不断提高，档案工作面临着新的挑战，同时也出现了很多新的问题和新的矛盾。主要表现在：1．在管理方面。随着档案事业的不断发展，档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用带来一系列问题。新型载体档案（电子文件）的产生，数量越来越大，所占比例越来越高，而它的收集、整理、归档、存贮、鉴定、安全管理等都需要新的理念和方法。

2．在利用方面。同时，利用者也对档案工作提出了更高的要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管理的落后状态，无法解决档案工作面临的种种难题，不可避免地会影响档案事业的发展。

不改革传统的工作模式，不改变传统管理思路和管理方法已经很难适应信息化社会的新要求，档案行业就很难继续生存，档案事业就很难继续发展。

如何解决这些新问题、新矛盾呢?就是走现代化之路。

（二）实现档案管理现代化的意义

1．可以使档案的收集与管理安全、及时。安全、及时、有效地做好以电子文件为主体的新型载体档案的收集与管理工作，适应档案事业自身发展的需要。

2．可以迅速查阅档案。建立计算机检索终端，提供快速复印和复制服务。利用者从显示屏幕上可速查阅到所需的档案材料，获得所需的复制本，给利用档案创造极为方便的条件。

利用计算机和现代通讯设备，将使档案信息的处理传递的时间大大缩短，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。

3．可以改善档案保管条件。利用现代科技，改善档案保管条件，加强对档案的保护，最大限度的延长档案寿命。

4．可以减少存储空间并保护原件。缩微技术与计算机的广泛运用，将给档案的保管带来极大的方便，档案的体积大为缩小，以计算机输出缩微胶卷（片）的形式提供档案材料，能确保档案原件不受损坏，使之"延年益寿"，留传给子孙后代。

三、档案管理现代化的主要内容（《现代档案管理基础》）p24

（一）管理手段的现代化。

1．利用计算机技术完成文档一体化管理

2．运用多媒体技术将不同载体档案以数字形式存入计算机，方便利用者查询。

3．网络技术和虚拟技术运用，改变了传统档案馆收集、归档和信息利用的方式。

4．自动控制技术可以实现对库房的自动化管理，自动控制温湿度、防火、警卫。

5．条型码技术可以运用借阅环节，提高工作效率。

6．数据库技术、数据压缩技术、海量存储技术、电子影象技术可对数字化档案进行存储、管理、索引，代替纸张等传统的存储方式。具有文本快速录入、文档海量存储备份、查询方便快速、节省存储空间、文档共享、保持档案原貌、延长档案寿命的特点。

7．网络安全技术：防火墙技术、网络入侵检测技术、网络防病毒技术、网络文件备份技术等。

8．一些新技术，如语音识别、文字扫描模式识别、超文本和超媒体信息处理等方面的应用已逐步从研究阶段进入

实用领域。计算机的每一项新的技术发展，几乎都会在档案管理中找到用武之地。档案信息的多样性，及其巨大的数量，为新技术的应用提供了广阔的天地。

（二）管理方法现代化

1．文件归档新模式

2．档案移交与接收新模式

3．档案整理工作新模式

（1）开始了以“件”为单位整理立卷的变革

（2）实行“全过程管理模式”

（3）采取“前端控制理论”

（4）提高了整理工作质量

4．档案鉴定工作新内容

5．库房自动化管理新模式

6．档案保护新思路

7．统计工作自动化

8．档案利用网络化

（三）档案工作新模式

档案管理从传统手工管理模式向现代化、网络化管理模式转变；从以档案实体保管为重点、实体利用为主要利用方式，转变为以数字化信息管理为主、电子文本为主要利用

方式。

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（四）．档案资源信息化

档案资源信息化就是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息和系统加工和计算机网络和传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用，实现档案信息资源的社会共享。

信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化，可以预见，在未来20年，档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容，将不断推动档案管理现代化的发展。

（四）．档案管理标准化

档案管理标准化也是档案管理现代化的一项重要基础，档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的，档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，

保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络和沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

（五）．档案干部知识化

由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适应档案工作现代化的需要。

四、文件档案一体化管理

（一）、文档一体化管理的概念

文档一体化是从公文处理和档案管理的连续性和整体性的规律出发，通过计算机技术应用将其有机地联系起来。按照统一的规范和标准，组成一个综合的管理大系统，对公文处理和档案管理信息进行存储、控制、加工、传输，