档案管理PPT课件

金石档案
产生时间：始于商代
特点：是铸刻在金属鼎器上的一种铭文，也称钟鼎文， ，所以又称为金文。坚固耐久，但比较笨重。
简牍档案
产生时间：商周 特点：书写在竹片或木板上
缣帛档案
产生时间：几乎与简牍档案同时产生。 特点：轻便，便于传递，但造价昂贵。
纸质档案
产生时间：汉代 特点：书写方便，便于传递和保存，造价低廉。
3.档案发挥作用的规律性 档案对机关的作用和社会作用的双重性 档案机密性的递减律 档案科学文化作用的递增律 实现档案价值的条件
A、受社会发展水平的限制 B 、受公众对档案认识水平的限制 C 、受档案管理水平的限制
四、档案工作的内容和性质
1.内容 六环节之说：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。 八环节之说：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、检 2.性质 档案工作是一项管理性的工作
A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作 B、是某种管理工作的组成部分 C、是专门管理档案的科学性工作 档案工作是一项服务性的工作 档案工作是一项政治性的工作
第二章 迈出坚实的第一步： 做好档案的收集工作
一、平日做个有心人——做好文书立
一）立卷对文书工作和档案工作的意义 1.保持文件之间的历史联系，便于查找利用 2.保护文件的完整与安全，便是保管
(4在)经办过结跨的年一度年办立理卷完。毕的文件，可放在处理的主
(5写)为成某年项度工或作内或容某针次对会年议度收立集卷的，在而关应材放料在，使不用按年
二、归档——档案工作的起点
• 1.归档——文书部门或业务部门将文件整理 按照规定的时间移交给档案室集中保管。
2.归档范围
(1)需要立卷归档的文件材料 凡是本单位在工作活动中形成的，经过办理完毕的，具 价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记 录、以及编制的图表、簿册、有关的照片等文件和材料 归档保存。
档案管理培训
2015.1.26
第一章 你知道什么是档案吗
一、从结绳记事到电子文档
（一）档案的起源： 1. “结绳记事”
中国自古就有结绳记事的记载
（二）多种多样的档案形式
陶文档案
• 产生时间：新石器时代晚期，距今5000年左右 特点：记录在陶器上的记事符号
甲骨档案
产生时间：商周时期，距今3000多年。 特点：记载内容翔实，保存完整，已达到一定水平。
注意：一个案卷一般200页左右为宜。一 少于40页。
现代载体档案
产生时间：近现代以来 特点：存储容量大，所需空间小，便于长期保存。
邓小平、王震1986年在桂林游览漓江
（三）档案名称的演变与沿革
• 最早：“典”和“册” • 周代：“中” • 商周：“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书
”、“竹帛”等。 • 汉唐：“文案”、“案牍”。
二、走出概念认识的误区
郭沫若《题赠档案馆》 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。
2.档案的主要作用 机关工作的查考凭据 生产建设的参考依据 政治斗争的必要工具 科学研究的可靠资料 宣传教育的生动素材
，档作案为能证够实以国其家内、容集、体涵和义个和人外正形当特利征益如的实书地面说文明件历。史
(二）科学立卷的方法
好的立卷方法要满足两种基本要求 保持文件之间的联系 便于保管和利用
1.按问题特征立卷 • 问题特征——指的是文件内容所反映的事件、人物、事物、问题或工作性质 • 所谓按问题特征立卷，就是将反映同一事件、人物、事物、问题、工作性质
立卷。 • 特点：保持文件之间的历史联系，反映出一个问题处理的全貌，便于查找。 例如：
历史记录。
• 档案法上的定义
第一章“总则”第二条“本法所称的档案， 和现在的国家机构、社会组织以及个人从 事、经济、科学、技术、文化、宗教等活 的对国家和社会有保存价值的各种文字、 等不同形式的历史记录。”
三、档案就是废纸一张吗？
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
1.档案的基本作用
凭证作用 参考作用
• 明内阁大学士邱濬:"今世赖之以知古，后世赖之以知今 实录》）
• 时间特征——指文件内容针对的时间和文件形成 • 所谓按时间特征立卷，就是将属于同一时间（如
或同一季度、同一月份，或上半年、下半年等） 中立卷。
• 特点：可以反映出企业不同时期的工作特点，便
业在不同发展阶段的工作面貌。 例如：
魔鬼城公司2014年上半年会议记录
魔鬼城公司2014年第一季度旅游人数情况
• 误区一：图书、报刊、资料就是档案
原始记录性是区别档案与图书、报刊、资料的依据
• 误区之二：文件＝档案 文件是档案的基础，档案是文件的精华。
文件转化为档案必须具备三个条件
1.办理完毕的文件才归入档案 2.对日后工作有参考利用价值的文件 3.按一定规律集中保存的文件最终才能成为档案
档案的定义
• 档案是处理完毕、具有参考价值的、集中
(2)不需要立卷归档的文件材料 重份文件 无查证利用价值的事务性、临时性文件 仅供参考、参阅、征求意见，不需要办理的文件 未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效 一般文件的历次修改稿
3.归档时间：第二年上半年 4.案卷整理
案卷整理的具体内容：
(1)调整立卷 • 检查卷内文件成分 • 检查卷内文件联系 • 检查卷内文件保存价值 • 检查卷内文件数量
关于撤销×××经理职务的文件材料 ——同一人物
关于购买×××设备的文件材料 ——同一事物
关于评定工资问题的文件材料 ——同一问题
关于宣传工件的文件材料 ——同一性质工作
• 注意： 有些文件是不适合、不便于按问题特征
例如：一次会议的文件，不能按问题拆 其他有关这个问题的发件中去。
2.按时间特征立卷
• 按时间特征立卷的几种情况 (1)一般文件放在写成年立卷。
如果是年末起草，在次年初批准、通过和发出的 批准、通过的年度立卷。
(2)年度计划、总结、报表、预算、决算等时间针 文件，一般放在所针对的年度立卷。 跨年度的或多年计划，放在开始的年度立卷；跨 年的总结，放在最后的年度立卷。
(3)总结和计划放在一的文件，应视文件内容的主 定。 如《2001年工作总结与2002年的工作要点》