档案管理培训 ppt课件

基本知识介绍
➢ 专职档案员职责： 1、指导各部门文档材料的收集、整理、立卷和归档。 2、指导本系统所属单位档案工作的开展。 3、制定本单位档案管理的相关制度。 4、集中保管档案材料。 5、针对各部门需求提供档案材料。
➢ 兼职档案员职责 1、负责本部门文件材料的收集整理工作。 2、按规定按时向综合档案管理部门移交档案。
年度问题分类法：按年度分开，按文件反映的问题分门别类。 年度组织机构分类法：按组织机构的设置分类，适用于内
部机构健全的大机构。
档案的管理
➢ 传统的分类方法
1、首先看文件生成的年度，其次看文件针对的年度；
2、长期规划、长远计划放到文件所针对的第一个年度归 档。
3、阶段性工作总结放到总结的最后一年归档，总结与计 划合文的按文件所在重心年度归档，会议记录性档案放在 会议闭幕的年度，跨年度会议记录放在最后一次会议所针 对的年度；
➢ 档案工作和档案工作的性质 无序——有序 不规范——规范 分散——集中
➢ 档案管理的原则： 集中统一管理，用科学的方法管理和使用档案。
基本知识介绍
➢ 档案工作的八个工作环节： 1. 收集 从分散到集中。 2. 整理 从无序到有序。 3. 鉴定 去粗取精，充分发挥档案的作用。 4. 保管 保密性的机要工作。 5. 统计 以原始记录为依据，准确、可信。 6. 检索 建立目录，方便查询 7. 利用 为企业发展提供服务 8. 编研
档案的收集
➢ 企业文件归档的基本要求： 1、归档的文件必须完整； 2、归档的文件必须准确地反映企业生产、科研、基建和经
营等各项活动真实内容和历史过程； 3、归档的文件必须层次分明，符合其形成规律。
➢ 档案收集中应注意的问题： 1、收集的文件材料要齐全完整，有因有果。
完整指文件的正本、稿头纸、定稿等材料齐全，有法律效力。
2、档案收集的门类要齐全完整，每一种门类的档案分类要 全，要能够真实全面反映单位的主要历史情况。
3、收集进来的档案材料要符合规范要求。
分类科学，保管分类明确，卷内文件完整，装订美观，档号科 学准确。
档案的收集
➢ 档案收集中应注意的问题：
4、收集档案要注重平时收集，收集文件要注重收集帐内 文件和帐内文件。
帐外：本人经手收发的文件资料
帐内：未经本人经手收发但有收集必要的文件资料。
5、收集档案材料时既要防止“有档不归”，又要防止 “有档必录”两种错误倾向。
6、应明确区分“档案”和“资料”的不同。
作为档案保管的文件不得作为资料使用，作为资料使用的文 件不必作为档案管理。
7、归档的文件材料既包括纸质材料，也包括光盘、磁 带、照片及底片、胶片、实物等各种载体。
档案的收集
➢ 档案收集的几大主要范围：
8、设备仪器方面：设备仪器的图样和技术文件、设备 仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料， 设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文 件材料等；
9、技术管理方面：质量管理、技术引进、技术改造和 标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中 形成的各种文件材料；
8、档案交接时，要履行移交手续，填写门类、时间、数 量、移交人、移交时间，做到数字准确，帐物相符。
档案的收集
➢ 档案收集的几大主要范围：
1、本单位（部门）工作总结、专题性工作方案总结、本 单位制订的大事记、工作条例、本单位典型性工作材料；
2、本单位（部门）各种名册；
3、各种统计报表、年度统计报表、本单位（部门）各种 工作生成的年度统计报表；
10、计划统计方面：各种计划、统计报表和计划管理、 统计分析活动中形成的各种文件材料。
11、物资供应方面：物资、原材料采购、库存保管、供 应和工具管理中形成的各种文件材料；
12、财务管理方面：财务管理中的各种报表、帐册、凭 证和文件等。
档案的管理
➢ 区分全宗 全宗是一个单位的档案的总和。
➢ 档案的分类： 分类时先区别门类档案，再在门类下细分。
年 月至 年 月
件页
归档号：
• 标题应简明扼要，不超过50字。 • 归档号分年度分保管期限分别编制大流水号。
Baidu Nhomakorabea
档案的管理
➢ 卷内目录的编制
序号 责任者 文号 题名 日期 页号 备注
XX-001 制发机关
1/10
档案的保管
➢ 存放档案必须有专用柜、架，排放方法要科学和便于查找。 ➢ 自身生成的文件材料有发文字号的保存一式两份，一份作为
档案管理实务操作知识培训
行政人事部
2016年10月30日
基本知识介绍
➢ 什么是档案？ 国家机关、社会组织和公民个人在社会活动中直接形 成的，有保存价值的各种形式的历史记录。
注意点： 必须是办理完毕的文件材料； 必须经过一定的程序整理； 包含各种载体 必须是有保存价值的历史记录。
基本知识介绍
➢ 档案的作用： 对工作起到辅助作用； 降低劳动消耗； 宣传作用； 保存历史。
4、各种会议会务记录材料，各种文件、公告材料；
5、劳动人事方面：单位职工工资名册及调整材料，单位 培训名单、内容、教材，本单位人事任免，启用印章，表彰 处罚等；
6、产品生产方面：产品设计、工艺、工装的图样和技术 文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度中形成的各种 文件材料等；
7、经营销售方面：企业经营决策和经销管理的各种记录、 文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和 用户服务工作中形成的文件材料等；
4、非讼诉性文件放在结案的年度。
➢ 新的立卷分类方法：
1、以文件制发的日期为准划分年度；
2、请示和批复都放在批复的年度；
档案的管理
➢ 会计档案采用年度名称的分类方法。 ➢ 工程项目档案按项目名称结合工程性质分类。 ➢ 设备档案按项目名称结合性质分类。 ➢ 载体档案按问题不分年度分类。
档案的管理
➢ 组卷 文书组卷通常按年度分类法，把相应的问题组织在一起再
分门别类组卷。
➢ 卷内文件的排列 同一个问题要相对集中，同一个问题的文件材料按时间先
后顺序排列。 卷内文件均要编页号，正面在右上角，反面在左上角。
➢ 案卷的装订 传统的装订方法：三点一线，上下7公分，中间对半分。
档案的管理
➢ 案卷封面档号的编制
单位名称
问题分类法所反映的问题类别
案卷题名： 编制单位（作者）： 编制日期： 保管期限： 密级 ：