档案数字化与数字档案馆(室)建设PPT幻灯片
合集下载
纸质档案数字化工作流程与规范要求-档案局PPT课件
2002年 国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提， 分阶段、分步骤实施档案数字化进程。
纸质档案数字化工作流程 与规范要求
-
1
纸质档案数字化的概念
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字 文本的处理过程（DAT/31-2005)。
采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、 磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录 数据与数字图像关联关系的处理过程。
-
3
纸质档案数字化和数字档案室的关系
数字档案室：是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对 电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、 存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息 服务的档案信息集成管理平台。
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确 保安全”的原则，资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应 坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，各级档案室的现存档 案，目前大多还是传统载体而非数字形态，因此，数字档案室建设的 首要任务，就是要把传统载体的档案数字化，而绝大多数传统载体档 案均为纸质档案。
DA/T31-2005）
（征求意见稿）
国家下发了《纸质档 案数字化技术规范》
（征求意见稿）
（DA/T31-2017）
2018年1月1日正式实施
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提， 分阶段、分步骤实施档案数字化进程。
纸质档案数字化工作流程 与规范要求
-
1
纸质档案数字化的概念
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字 文本的处理过程（DAT/31-2005)。
采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、 磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录 数据与数字图像关联关系的处理过程。
-
3
纸质档案数字化和数字档案室的关系
数字档案室：是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对 电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、 存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息 服务的档案信息集成管理平台。
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确 保安全”的原则，资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应 坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，各级档案室的现存档 案，目前大多还是传统载体而非数字形态，因此，数字档案室建设的 首要任务，就是要把传统载体的档案数字化，而绝大多数传统载体档 案均为纸质档案。
DA/T31-2005）
（征求意见稿）
国家下发了《纸质档 案数字化技术规范》
（征求意见稿）
（DA/T31-2017）
2018年1月1日正式实施
《规范化数字档案室》PPT课件
45
• 数据备份时间 • 电子业务数据可根据各单位业务信息管理系统的数
据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每 日备份；对于数据变动较少的，可每周、每旬、每 月、每季、每半年备份，但每年至少一次以上。 • 电子公文根据每年进行一次登记备份，一般应在第 二年6月底前完成前一年度电子公文的登记备份。 • 档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在 第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果 的登记备份。
负责档案数据的安全工作。 ①数据入库 ②数据修改 ③数据备份 ④数据删除
41
• 数据入库。电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效性鉴定，确认达到相 应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。
42
• 数据修改。入库后的档案数据一般不能修改。入库数据有错误确需修改的，应形成书面报 告，按相关制度规定的程序进行批准后方能修改
6
施硬 件 设
计算机
做为客户端用于访问服务器或进行档案数字化处 理的终端设备，一般为个人计算机。 最低要求为P4级2.0GHZ主频CPU，256M内存，80G 硬盘空间
7
扫描仪、数码相机
施硬 件 设
用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据 室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理 配置不同规格的扫描仪等数字化设备。对于工 程、产品设计单位应该配备大型扫描仪；需要 批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功 能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张 质量较差或珍贵的档案，一般应采用平板扫描 仪，以保护档案原件。
• 数据备份形式 在已联网的情况下，电子文件和档案数字化成果备份数据的移交工作可在网络上进行。未联网
的情况下，采用脱机移交的方式，脱机载体按优顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘 、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。建议采用一次写光盘（推荐DVD数据光盘）作为脱机移 交的主要载体。也可以根据各单位实际，采取在线备份、离线备份，完全备份、差异备份 、增量备份等不同技术手段进行数据备份。
• 数据备份时间 • 电子业务数据可根据各单位业务信息管理系统的数
据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每 日备份；对于数据变动较少的，可每周、每旬、每 月、每季、每半年备份，但每年至少一次以上。 • 电子公文根据每年进行一次登记备份，一般应在第 二年6月底前完成前一年度电子公文的登记备份。 • 档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在 第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果 的登记备份。
负责档案数据的安全工作。 ①数据入库 ②数据修改 ③数据备份 ④数据删除
41
• 数据入库。电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效性鉴定，确认达到相 应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。
42
• 数据修改。入库后的档案数据一般不能修改。入库数据有错误确需修改的，应形成书面报 告，按相关制度规定的程序进行批准后方能修改
6
施硬 件 设
计算机
做为客户端用于访问服务器或进行档案数字化处 理的终端设备，一般为个人计算机。 最低要求为P4级2.0GHZ主频CPU，256M内存，80G 硬盘空间
7
扫描仪、数码相机
施硬 件 设
用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据 室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理 配置不同规格的扫描仪等数字化设备。对于工 程、产品设计单位应该配备大型扫描仪；需要 批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功 能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张 质量较差或珍贵的档案，一般应采用平板扫描 仪，以保护档案原件。
• 数据备份形式 在已联网的情况下，电子文件和档案数字化成果备份数据的移交工作可在网络上进行。未联网
的情况下，采用脱机移交的方式，脱机载体按优顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘 、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。建议采用一次写光盘（推荐DVD数据光盘）作为脱机移 交的主要载体。也可以根据各单位实际，采取在线备份、离线备份，完全备份、差异备份 、增量备份等不同技术手段进行数据备份。
城建档案的数字化处理培训( 56页)PPT课件
提问与解答环节
Questions And Answers
谢谢聆听
·学习就是为了达到一定目的而努力去干, 是为一个目标去 战胜各种困难的过程,这个过程会充满压力、痛苦和挫折
Learning Is To Achieve A Certain Goal And Work Hard, Is A Process To Overcome Various Difficulties For A Goal
一是不再受“孤本”的限制。
二是数字化后的档案可以通过网络进 行异地传输，扩大了档案的利用空 间。
三是“时间”不再是限制。
档案数字化的主要依据
档案数字化工作
档案数字化后
的技术规范
的管理规范
档案数字化的主要依据
在《电子档案管理规范》的第7章 第1节第1条中规定：“建设系统 业务管理电子档案形成单位应按 照有关规定，定期向城建档案馆 （室）移交已归档的建设系统业
2.图像文件的命名
五、目录建库
1. 按照《档案著录规则》(DA/T18) 的要求进行著录，建立档案目录数据库。
2.采用人工校对或软件自动校对的方 式，对目录数据库的建库质量进行检查。
六、数据挂接
通过每一份图像文件的文件名与档案 目录数据库中该份文件的档号的一致性和 唯一性，建立起一一对应的关联关系。
真实性、完整性 光盘质量、封面
ห้องสมุดไป่ตู้
合格
接收、登记
业主/整理方整改 重新报送
合格
科室重审
管理、利用
二、档案扫描要求
1、分辨率。采用彩色扫描模 式，普通文件分辨率为200dpi； 图纸、照片及特殊档案分辨率为 300dpi。
100dpi
200dpi
工程档案整理与数字化PPT课件
目录统一使用excel电子表。 卷内目录填写： 目录标题栏采用加粗的3号宋体，责任者等字段名称用加粗的小3号仿宋体，其他用4号仿宋体。 （excel打印的分别用16、15、14号） 序号：以1件自然件或一组文件为一顺序号。 文件编号：完整的代字代号 责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。 日期：标准格式为20010101，同一条目内时间取文件最后形成时间；时间不明确的一般考证到年，无法考证月日的，用0代替，补足8位数。 页号：最后一条页号要标明起止页
施工单位归档条目
开工报告（含合同段和分项工程开工报告） 施工组织设计、进度计划 工程变更文件 计量支付 安全检查 施工日记 质量评定（按分项设置） 原材料报验单
施工单位归档条目（续）
试验报告（按分项设置） 中间交验审批（按分项设置） 施工记录 沉降观测 竣工图 照片、录音录像
监理单位归档条目
与扫描时设置相同
设置相关输出选项
压缩可同时批量进行。
批量重命名
选中需要改名的全部文件
例1：对原文件名的批量替换
例2：批量重设文件序号
纸质档案数字化加工中的有关要求
1.扫描与不扫描范围 需要扫描的保管期限为：永久、长期（30年）的全部材料（包括图纸）。 不需要扫描的保管期限为：短期（10年）。 特种载体档案 ⑴照片档案：无数码的纸质照片扫描。 ⑵实物（锦旗、奖状、证书等）拍成照片后归入照片档案内
2
纸质档案数字化加工中的有关要求
移交前一定要检查备考表是否有缺，缺签字的要补齐。
使用标准档案盒
选用工程档案专用档案盒，根据案卷厚度购买合适尺寸的盒子。 盒面无破损、折皱、污迹。
使用标准档案盒
用铅笔在盒子统一位置标注案卷号
档案盒正面不用任何文字标识。
关于数字档案馆(室)建设的若干思考学习课件
统安全和数字档案信息安全。
12
（七）建设步骤
项目规 划与立 项 运行维 护 项目招 投标
项目实 施
13
（八）全国数字档案馆建设基本情况
国内档案信息化建设重大标志性工程：机读档
案目录的建立。一史馆、二史馆和中央档案馆 从1992年开始筹建民清、民国和革命历史档案 目录中心。 国内建设最早的网站：北京市档案局（馆）网 站。开通时间1997年。 国内第一家综合数字档案馆：青岛市数字档案 馆（2003年）； 国内第一家企业数字档案馆：江苏省电力公司 数字档案馆（2004年）。
11
应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息
资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬 件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有 的原始性、凭证性和长期可读性。
运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同
渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满 足各类用户利用需求。
配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系
6
（三）数字档案馆产生背景
外因： 技术背景：计算机网络技术在档案管理中的广 泛应用 资源背景：电子文件与数字档案的大量产生
需求拉动：社会公众对档案资源远程利用需求 不断增加
政府推动：国家信息化工作的重要组成部分
7
内因： 档案查询速度、查准率、查全率低 档案智能化管理水平低
与同类行业信息化水平差距拉大
数字档案信息资源建设、提供档案信息利用和社会
共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进，有步 骤实现。
10
（六）建设内容
按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软
硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数 据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、 满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。 开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功 能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务 环节的自动化、网络化。 全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，优先建立 馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体 档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管 理，建立各类数字档案资源库群。
档案信息化建设 PPT
数字化加工和存储设备，如扫描仪等
网络连接设备，常用的网络设备有网卡、中继器、 网桥、路由器、网关、调制解调器等。
服务器。如Web服务器 、电子邮件服务器、数据库 服务器 、应用服务器等。
网络布线。包括6个子系统。
❖库是以一定组织形式存储在一起的相关数 据的集合。按照数据库所采用的不同数据模型， 可将数据库划分为层次型数据库、网络型数据 库、关系型数据库和对象型数据库等。
❖ 2002年12月，国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)
❖ 2003年7月，国家档案局发布《电子公文归档管理暂行办法》 ❖ 2005年4月，国家档案局同时发布了《公务电子邮件归档与管理
规则》(DA/T 32-2005)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 312005)等三个标准 ❖ 2006年3月，国家标准《中国档案机读目录格式》（GB/T 20163-2006） ❖ 2008年4月，国家档案局发布了《电子文件归档光盘技术要求和 应用规范》（DA/T38-2008）
档案信息化建设
❖ 档案信息化建设概述
档案信息化建设的概念和内涵、原则和内容、任务
❖ 档案信息化基础建设
档案信息化硬件建设、档案信息化软件建设、档案信息化标 准规范建设
❖ 数字档案资源建设
档案数据库建设、传统载体档案的数字化
❖ 数字档案馆建设
数字档案馆概述、目标和要求、规划和实施、其他相关问题
❖ 规范电子文件归档、管理与接收工作，建立健全电子 档案接收机制和相关规章制度。利用电子政务网络平 台进行政府公开信息的网上数据传输、采集和档案发 布。
❖ 进一步推进电子文件中心和数字档案馆建设。
❖ 档案信息化硬件建设 ❖ 档案信息化软件建设 ❖ 档案信息化标准规范建设
网络连接设备，常用的网络设备有网卡、中继器、 网桥、路由器、网关、调制解调器等。
服务器。如Web服务器 、电子邮件服务器、数据库 服务器 、应用服务器等。
网络布线。包括6个子系统。
❖库是以一定组织形式存储在一起的相关数 据的集合。按照数据库所采用的不同数据模型， 可将数据库划分为层次型数据库、网络型数据 库、关系型数据库和对象型数据库等。
❖ 2002年12月，国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)
❖ 2003年7月，国家档案局发布《电子公文归档管理暂行办法》 ❖ 2005年4月，国家档案局同时发布了《公务电子邮件归档与管理
规则》(DA/T 32-2005)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 312005)等三个标准 ❖ 2006年3月，国家标准《中国档案机读目录格式》（GB/T 20163-2006） ❖ 2008年4月，国家档案局发布了《电子文件归档光盘技术要求和 应用规范》（DA/T38-2008）
档案信息化建设
❖ 档案信息化建设概述
档案信息化建设的概念和内涵、原则和内容、任务
❖ 档案信息化基础建设
档案信息化硬件建设、档案信息化软件建设、档案信息化标 准规范建设
❖ 数字档案资源建设
档案数据库建设、传统载体档案的数字化
❖ 数字档案馆建设
数字档案馆概述、目标和要求、规划和实施、其他相关问题
❖ 规范电子文件归档、管理与接收工作，建立健全电子 档案接收机制和相关规章制度。利用电子政务网络平 台进行政府公开信息的网上数据传输、采集和档案发 布。
❖ 进一步推进电子文件中心和数字档案馆建设。
❖ 档案信息化硬件建设 ❖ 档案信息化软件建设 ❖ 档案信息化标准规范建设
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
档案数字化与数字 档案馆（室）建设
广州市档案局 刘浩明 2018年4月
2
1
讲课内容
工作目标和任务 建设指南、测试（评价）办法 规定、规范、标准 纸质档案数字化 电子文件归档 电子档案管理 新形势、新挑战
2020/3/7
广州市档案局
2
工作目标和任务（一）
全国档案局长馆长会议2017.12 全省档案工作会议2018.02 广东省档案事业发展“十三五”规划 全省落实《国家电子文件管理“十三
商事登记冲突） 县级以上档案行政管理部门备案登记（省局） 五年内无档案安全事故、泄密事件等（省局） 股东及工作人员必须为中国境内公民 工作人员无犯罪记录证明、签保密承诺书
2020/3/7
广州市档案局
14
纸质档案数字化（二）
数字化场所的安全管理
独立空间、配档案装具、防火防盗防潮等 视频监控，保存不少于6个月 封断所有加工设备的无线网络功能
2020/3/7
广州市档案局
7
数字档案室（一）
数字档案室建设指南（档发[2014]4 号）
基础设施建设、应用系统建设、数字档案 资源建设、保障体系建设
2020/3/7
广州市档案局
8
数字档案室（二）
数字档案室建设评价办法（档办发 [2016]3号）
80分通过（省），90分“示范”（国家）
五”规划》的实施意见 2018年广州市档案工作的主要任务
2020/3/7
广州市档案局
3
工作目标和任务（二）
广东省档案事业发展“十三五”规划
到2018年，市、区综合档案馆初步建成 “数字档案馆”，传统载体数字化比例不 少于馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任 务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传 统载体档案100%数字化
80分通过（省），90分“示范”（国家）
门槛：建立全文件级目录数据库、馆藏纸质档案 数字化率（50万以下70%，50-100万60%，100150万50%，150万以上40%）、开展电子档案接收、 无安全事故或隐患
指标：基础设施（机房、网络、服务器存储、设 备）12分，系统功能（收管存用）12分，档案资 源52分，保障体系14分，服务绩效10分
2020/3/7
广州市档案局
4
工作目标和任务（三）
省落实《国家电子文件管理“十三五” 规划》的实施意见
到2020年，全国地级市全部建成数字档案 馆，50%县建成或启动数字档案馆
电子文件的归档范围、电子文件元数据归 档范围
开展政府网页、电子邮件、音视频归档
开展“单套制”、“单轨制”管理试点
电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）
电子档案移交与接收办法（档发[2012]7 号）
电子档案移交与接收技术规范 （DBJ440100/T 272-2016）
2020/3/7
广州市档案局
11
规定、规范、标准（三）
电子档案移交与接收办法（档发[2012]7号）
形成5年内移交 元数据一起移交、XML封装方式，文件格式，解加
门槛：纳入试点名单、开展电子文件归档、按规 定向综合档案馆移交档案、无安全事故或隐患
指标：领导与组织5分，基础设施（机房、网络、 服务器存储、设备）15分，应用系统建设（归档、 分类、检索等）30分，数字档案资源35分，保障 体系15分，工作亮点（加分）10分
2020/3/7
广州市档案局
9
规定、规范、标准（一）
分批调档，做好档案实体交接的清点、核对， 防止档案丢失
加工过程不得损毁档案，破损的档案要修复
正在加工的档案必须每天入库（柜），不得在 加工工位上留存过夜
2020/3/7
广州市档案局
挂牌上岗，物品存专用储物柜，不得带非工作 用的手机、相机、移动存储介质进入现场
严禁在加工场所喝水、进食，严禁擅自将加工 场所的物品带离
2020/3/7
广州市档案局
15
纸质档案数字化（三）
设备、网络与数据的安全管理
加工设备必须封闭USB、红外线、蓝牙等信息输出端口 使用正版软件，不安装与加工无关软件 数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线
纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2017） 纸质档案数字化数据质量规范
（DBJ440100／T 77—2010）
2020/3/7
广州市档案局
13
纸质档案数字化（一）
加工方式：自主加工、外包加工 数字化服务机构的安全管理
国内合法登记注册的企业或事业单位 业务范围档案数字化加工或数据处理（国家局，与新
密、解压缩、特殊格式连平台一起移交，本单位 保存5年 离线移交（一般光盘、存储结构）或在线移交 四性检测（准确性、完整性、可用性、安全性） 交接手续
2020/3/7
广州市档案局
12
规定、规范、标准（四）
档案数字化外包安全管理规范（档办发 [2014]7号）
广东省档案数字化安全管理指南（粤档发 [2013]32号）
2020/3/7
广州市档案局
5
数字档案馆（一）
数字档案馆建设指南（档办 [2010]116号)
基础设施（网络、软硬件配置）、管理系 统功能要求（收集、管理、保存、利用）、 数字档案资源建设、保障体系建设
2020/3/7
广州市档案局
6
数字档案馆（二）
数字档案馆系统测试办法（档办发 [2014]6号）
数字档案馆建设指南（档办[2010]116号)
数字档案馆系统测试办法（档办发 [2014]6号）
数字档案室建设指南（档发[2014]4号）
数字档案室建设评价办法（档办发 [2016]3号）
电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）
2020/3/7
广州市档案局
10
规定、规范、标准（二）
网卡、无线键盘、无线鼠标 加工中使用的硬盘、移动存储介质在数字化工作完成后
必须交由档案部门统一保管或销毁 加工设备和存储介质送外维修必须报档案部门书面审批，
并由档案部门人员现场监督
2020/3/7
ห้องสมุดไป่ตู้
广州市档案局
16
纸质档案数字化（四）
档案实体的安全管理
涉密档案要筛除（国家局），涉密档案不得委 托外部机构个人加工（省局），涉密加工资质
广州市档案局 刘浩明 2018年4月
2
1
讲课内容
工作目标和任务 建设指南、测试（评价）办法 规定、规范、标准 纸质档案数字化 电子文件归档 电子档案管理 新形势、新挑战
2020/3/7
广州市档案局
2
工作目标和任务（一）
全国档案局长馆长会议2017.12 全省档案工作会议2018.02 广东省档案事业发展“十三五”规划 全省落实《国家电子文件管理“十三
商事登记冲突） 县级以上档案行政管理部门备案登记（省局） 五年内无档案安全事故、泄密事件等（省局） 股东及工作人员必须为中国境内公民 工作人员无犯罪记录证明、签保密承诺书
2020/3/7
广州市档案局
14
纸质档案数字化（二）
数字化场所的安全管理
独立空间、配档案装具、防火防盗防潮等 视频监控，保存不少于6个月 封断所有加工设备的无线网络功能
2020/3/7
广州市档案局
7
数字档案室（一）
数字档案室建设指南（档发[2014]4 号）
基础设施建设、应用系统建设、数字档案 资源建设、保障体系建设
2020/3/7
广州市档案局
8
数字档案室（二）
数字档案室建设评价办法（档办发 [2016]3号）
80分通过（省），90分“示范”（国家）
五”规划》的实施意见 2018年广州市档案工作的主要任务
2020/3/7
广州市档案局
3
工作目标和任务（二）
广东省档案事业发展“十三五”规划
到2018年，市、区综合档案馆初步建成 “数字档案馆”，传统载体数字化比例不 少于馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任 务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传 统载体档案100%数字化
80分通过（省），90分“示范”（国家）
门槛：建立全文件级目录数据库、馆藏纸质档案 数字化率（50万以下70%，50-100万60%，100150万50%，150万以上40%）、开展电子档案接收、 无安全事故或隐患
指标：基础设施（机房、网络、服务器存储、设 备）12分，系统功能（收管存用）12分，档案资 源52分，保障体系14分，服务绩效10分
2020/3/7
广州市档案局
4
工作目标和任务（三）
省落实《国家电子文件管理“十三五” 规划》的实施意见
到2020年，全国地级市全部建成数字档案 馆，50%县建成或启动数字档案馆
电子文件的归档范围、电子文件元数据归 档范围
开展政府网页、电子邮件、音视频归档
开展“单套制”、“单轨制”管理试点
电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）
电子档案移交与接收办法（档发[2012]7 号）
电子档案移交与接收技术规范 （DBJ440100/T 272-2016）
2020/3/7
广州市档案局
11
规定、规范、标准（三）
电子档案移交与接收办法（档发[2012]7号）
形成5年内移交 元数据一起移交、XML封装方式，文件格式，解加
门槛：纳入试点名单、开展电子文件归档、按规 定向综合档案馆移交档案、无安全事故或隐患
指标：领导与组织5分，基础设施（机房、网络、 服务器存储、设备）15分，应用系统建设（归档、 分类、检索等）30分，数字档案资源35分，保障 体系15分，工作亮点（加分）10分
2020/3/7
广州市档案局
9
规定、规范、标准（一）
分批调档，做好档案实体交接的清点、核对， 防止档案丢失
加工过程不得损毁档案，破损的档案要修复
正在加工的档案必须每天入库（柜），不得在 加工工位上留存过夜
2020/3/7
广州市档案局
挂牌上岗，物品存专用储物柜，不得带非工作 用的手机、相机、移动存储介质进入现场
严禁在加工场所喝水、进食，严禁擅自将加工 场所的物品带离
2020/3/7
广州市档案局
15
纸质档案数字化（三）
设备、网络与数据的安全管理
加工设备必须封闭USB、红外线、蓝牙等信息输出端口 使用正版软件，不安装与加工无关软件 数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线
纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2017） 纸质档案数字化数据质量规范
（DBJ440100／T 77—2010）
2020/3/7
广州市档案局
13
纸质档案数字化（一）
加工方式：自主加工、外包加工 数字化服务机构的安全管理
国内合法登记注册的企业或事业单位 业务范围档案数字化加工或数据处理（国家局，与新
密、解压缩、特殊格式连平台一起移交，本单位 保存5年 离线移交（一般光盘、存储结构）或在线移交 四性检测（准确性、完整性、可用性、安全性） 交接手续
2020/3/7
广州市档案局
12
规定、规范、标准（四）
档案数字化外包安全管理规范（档办发 [2014]7号）
广东省档案数字化安全管理指南（粤档发 [2013]32号）
2020/3/7
广州市档案局
5
数字档案馆（一）
数字档案馆建设指南（档办 [2010]116号)
基础设施（网络、软硬件配置）、管理系 统功能要求（收集、管理、保存、利用）、 数字档案资源建设、保障体系建设
2020/3/7
广州市档案局
6
数字档案馆（二）
数字档案馆系统测试办法（档办发 [2014]6号）
数字档案馆建设指南（档办[2010]116号)
数字档案馆系统测试办法（档办发 [2014]6号）
数字档案室建设指南（档发[2014]4号）
数字档案室建设评价办法（档办发 [2016]3号）
电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）
2020/3/7
广州市档案局
10
规定、规范、标准（二）
网卡、无线键盘、无线鼠标 加工中使用的硬盘、移动存储介质在数字化工作完成后
必须交由档案部门统一保管或销毁 加工设备和存储介质送外维修必须报档案部门书面审批，
并由档案部门人员现场监督
2020/3/7
ห้องสมุดไป่ตู้
广州市档案局
16
纸质档案数字化（四）
档案实体的安全管理
涉密档案要筛除（国家局），涉密档案不得委 托外部机构个人加工（省局），涉密加工资质