文件管理制度(2014年修订版)

红头文件管理制度

（2014年修订版）

一、总则

(一)为适应公司规范化、科学化管理需要，做好公司红头文件管理工作，根据公司实际情况修订本制度。

(二)红头文件是接收传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复等问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具，必须认真做好管理，有效为公司发展服务。

(三)综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门，负责公司红头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的红头文件处理进行检查指导和监督管理。

(四)红头文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

二、公司红头文件使用范围和红头文件代号

(一)规定。

红头文件代号为“规”。用于发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施。

(二)决定、决议。

红头文件代号为“决”。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

(三)通知、通报。

红头文件代号为“通”。转发上级机关红头文件，批转下级红头文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”；

表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

(四)请示、报告。

红头文件代号为“请”。向上级请求批示与批准，用“请示”；向上级汇报工作、反映和说明情况、提出建议，用“报告”。

(五)批复。

红头文件代号为“复”。用于答复请示事项。

(六)联系函。

红头文件代号为“函”。用于商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等。

(七)会议纪要。

红头文件代号为“纪”。用于传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守。

(八)任免。

红头文件代号为“任”。用于对公司经营管理各岗位职务、职称等进行任免。

三、红头文件分类编号和红头文件编码

(一)公司发文，一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范围标注红头文件分类编号。

1.以公司董事会名义发文，以“永青董字A【20BB】C号”进

行编号；

2.以公司行政名义发文，以“永青公司字A【20BB】C号”进行编号；

3.以公司党委名义发文，以“永青党字A【20BB】C号”进行编号；

4.以公司纪委名义发文，以“永青纪字A【20BB】C号”进行编号；

5.以公司工会名义发文，以“永青工会字A【20BB】C号”进行编号；

6.以公司监事会名义发文，以“永青监字A【20BB】C号”进行编号；

(二)公司发文和收文，一定要由综合办公室统一进行红头文件编码，发文和收文分别以发【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE 进行编码管理。

(三)字母释义。

A：为红头文件代号，如“规、决、通、请、复、函、纪、任”；

【20BB】：为所发红头文件的年份，如“【2014】”；

C号：为本年度所发红头文件的顺序号，如“1号”。

DD：为月份，如“01”；

EEEE：为本年度所收红头文件的顺序号，如“0001”。

四、红头文件内容

(一)红头文件内容一般由密级、紧急程度、标题、发文字号

（分类编号）、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主送机构（部门）、抄报（送）机构（部门）、印发部门和时间等部份组成。

(二)密级分为“A级”、“B级”、“C级”。

(三)紧急程度分为“特急”、“紧急”、“普通”。

(四)红头文件标题应准确、简要概括红头文件的主要内容。

(五)发文字号包括代号、年份、顺序号。

(六)公司对内发红头文件对全公司具有效力，对外发红头文件代表公司的整体意志。

(七)红头文件应在首页注明签发人姓名。

(八)红头文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

(九)发文机构（部门）必须注明全称。

(十)多页红头文件应标明页码。

(十一)红头文件须经盖章方为有效。

(十二)红头文件一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文档则应以信息联络单、报告、简报等形式流转，避免随意发文，发文由综合办公室统一进行编码，确保唯一性。

五、红头文件排版格式

(一)红头文件首页套印公司统一文头，红头文件最后一页页脚应注明：主题词、印发日期、印发份数等内容。

(二)纸型一般采用A4纸。面页设置：上页边距2.5CM、下页边距2.0CM、左页边距2.5CM、右页边距2.0CM。

(三)字体规定。文头：公司名称，仿宋体红色一号字；文号，宋体黑色四号字；红头文件名称，黑体黑色小二号字；红头文件台头称谓及一级标题，黑体黑色四号字；红头文件正文，宋体黑色小四号字；红头文件页脚，楷体黑色四号字。

(四)行间距1.5倍、字符间距标准。

六、收文

(一)所有收到的外来红头文件均交综合办公室专人收办，并统一拆封、编号、登记，及时报领导签批并送相关部门处理。

(二)收文办理程序：综合办公室登记、分发→领导签批→各部门承办→综合办公室催办→立卷→归档→销毁。

(三)收文的管理。

1.红头文件的签收。通过各渠道收到的红头文件（除公司领导亲启的除外）均由综合办公室专人签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要红头文件由专职机要员签收管理）后，由综合办公室专人统一拆封、编号、登记。对上级机要部门发来的红头文件，由专职机要员进行信封、红头文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错红头文件的文号。

2.红头文件的编号保管。综合办公室文件管理员对收到红头文件后应及时附上“红头文件专用处理签”，并分类编码、登