民营企业档案管理PPT课件

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三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
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1、收集文件 ▪ 把反映本单位主要活动的，应该
归档的文件材料收集齐全、完整。 （归档范围见书P17-18）
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▪ 对不需归档的文件要进行剔除。 ▪ 要注意“帐外”文件的收集，特
别是各种上报图表、花名册、本 单位出版的书刊和外出开会带回 的会议文件等。
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件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
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不分机构编件号
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分机构编件号
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▪ 在每年归档工作结束后，如发 现有其他应归档文件材料未归 档，可将该文件排在相应年度 已归档文件之后编目归档。
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二、件的含义
▪ 单份文件，每份文件为一件； ▪ 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
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▪ 正本与定稿为一件； ▪ 正件与附件为一件； ▪ 正文与文件处理单为一件； ▪ 原件与复制件为一件； ▪ 转发件与被转发件为一件；
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▪ 来文与复文、去文与复文（具体 包括请示与批等）可作为组合件， 或各为一件。
对以纯蓝墨水、红墨水、复写 纸、圆珠笔、印台油、铅笔等 字迹材料制成的文件材料及传 真件等进行复制。
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▪ 超大纸张折叠
对报表、图样等纸张幅面大 于A4规格的文件，需要加以 折叠。操作是要尽量减少折叠 次数，文件页数较多时，宜整 份折叠
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▪ 去除会生锈的金属物（订书钉、 曲别针、大头针等装订用品）。
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归档文件目录
责任者：制发文件的组织或个人，即 文件的署名者或发文机关；联合发文 的，可只著录第一责任者。
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归档文件目录
文号：文件的发文字号，如“从府 [2005]X号”
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归档文件目录
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容， 无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟， 附于原题之后，外加“[ ]”号
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企业档案分类原则： 以全部档案为对象 依据企业管理职能 结合档案内容和形成特点
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保持档案材料的内部有机联 系 方便管理与利用 协调统一、不随便改动
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A 企业管理性档案
一、档案与文件的区别
▪ 尚未办理完毕的文件不是档案， 凡处在文书处理过程中的文件， 都不能归档。
▪ 对日后没有查考价值的文件不是 档案 。
民营企业档案管理
***档案局 2010.6.10
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主讲内容
▪企业管理档案 ▪经济合同管理档案
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企业管理档案
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企业档案的含义
▪ 企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。
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民营企业档案的分类
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2、区分年度
根据形成和处理文件的年度 对归档文件进行区分，即不同 年度形成的文件材料要按年度 具体分开。
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▪ 一般的文件材料，放在其形成 的年度归档。
▪ 计划、预决算、总结、报告、 统计报表等，放在文件内容针 对的年度。
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▪ 长远规划，放在文件内容针对 的头一年。
▪ 多年的总结、报告，放在文件 针对的最后一年。
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全宗号：通常指国家综合档案 馆给立档单位的代号（企业没 有全宗号的，可不填写）
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类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
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期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
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年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
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机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
装
××× ××× ×××
订
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
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5、文件排列
▪ 由单位档案室集中归档的单位: 先将归档的文件材料按三个保 管期限分开，同一保管期限的 文件材料按照“机构－时间” 或时间先后排列。
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▪ 由各部门分别整理归档的单位， 先将归档文件按机构分开，在将 同一机构的文件按三个保管期限 分开，同一保管期限内按时间先 后排列。
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▪ 跨年度的案件，放在结案的一 年。
▪ 跨年度的会议，放在闭幕年。
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3、划分期限
▪ 准确地判定每一份文件和每一 组文件的价值，保管期限分别 定为永久（无限期）、长期 （16－50年）、短期（15年 以下）。（保管期限表见书 P25）
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4、文件装订
▪ 修裱破损或页幅过小的文件 ▪ 复制字纸模糊或易褪变的文件，
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▪ 如果是组合件，按以下顺序进行 组合件内的文件排列：
正本在前，定稿在后；正本在 前，附件在后；原件在前，复制 件在后；译文在前，原文在后， 转发文在前，被转发文在后；复 文在前，来文在后。
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▪ 装订 采用左侧、下侧对齐方式
对，用不锈钢钉装订或线装订。
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×××
××× ××× ×××
不
××× ××× ××× ××× ××× ×××
尽可能将关系密切的同一活 动、工作、会议形成的文件材料 排列在一起。
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▪ 统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间先后排列。
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▪ 同一保管期限文件的排列顺序应 保持相对稳定。
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6、文件编号
▪ 归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端 正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
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7、文件著录
把归档文件的有关项目 录入档案管理系统。 ▪ 著录项目必须准确、详细，以 提高利用文件的查准率、查全 率。
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▪ 必须著录的项目有：文件题名、 责任者、文号、成文日期、全 宗号（没有全宗号可留空）、 页数、件号、归档年度、保管 期限等。（见图样）
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归档文件目录
件号：以年度为界限，一个保管期限 编一个大流水号。
锈
××× ××× ×××
钢
××× ××× ××× ××× ××× ×××
钉
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
××× ××× ×××
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×ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ×
三
××× ××× ×××
点
××× ××× ×××
一
××× ××× ××× ××× ××× ×××
线
××× ××× ××× ××× ××× ×××