美的制冷家电集团企业标准

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美的制冷家电集团企业标准

QG/ML01.02-2005

公文管理

2005-4-16 发布

2005-4-16 实施

美的制冷家电集团发布

修

编制原因说明：

订

页

为统一规范制冷家电集团公文管理，特制订本管理办法。

原章节号

现章节号

修订（内容）说明本管理仅针对制冷家电、各公司一级单位编号发文进行规定，各公司下属部门详细规定由各公司在本规定基础上根据各公司实际情况自行发文规定修订人/时间李松波 2005.3.31

管理职能会审/日期：缺省

单位审核意见/日期：缺省

单位外会签意见：同意同意同意杨志军欧亚非熊杰 05.04.12 05.04.13 05.04.14 营运管理部综合管理会审：同意魏华 05.04.16

审批意见：同意李云海 05.04.16 注：

1 流程清单内所有文件审批发布必须按照清单规定的审批流程组织审批，并在此处写明审批流程。流程：编制部门（营运管理部）→单位外会签（华管、荣管、美通管）→营运管理部综合管理会审→审批（营运管理部总监）

2 流程清单外的文件审批流程由营运管理部确定。

美的制冷家电集团企业标准

公文管理

QG/ML01.02-2005

1 目的为使制冷家电及其下属经营单位公文制订、接收、发放及存档工作进一步程序化、制度化、规范化，并使各个使用场所可获得适用文件的有效版本，特制定本标准。

2 范围本标准适用于制冷家电、美的-东芝开利合资公司（以下简称：美的-东芝）、华凌及团有限公司（以下简称：华凌）、荣事达合资公司（以下简称：荣事达）、重庆美的通用制冷设备有限公司（以下简称：美通）所有公文文件的管理。 3、引用标准无 4 定义 4.1 公文文件——外来公文：指政府部门、行业协会等非本单位以外单位下（转）发给制冷家电及其下属子公司、经营单位的公文。——请示、报告：指向主管领导、部门、公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以制冷家电名义向美的集团或美的集团以外单位的请示、报告和制冷家电下属各职能部、子公司等向制冷家电领导或主管部门的请示、报告。——制冷家电内部公文：指在制冷家电及下属子公司内部使用的公文，包括制冷家电下发的或下属各公司、单位下发的会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。 5 管理要求 5.1 公文文种及使用公文按文种分为：通知、通告、通报、决定、规定、请示、申请、报告、会议纪要。 5.1.1 对制冷家电及子公司内部公布需要周知和共同执行的事项，用“通知”。 5.1.2 制冷家电及子公司告知关于所属任何单位发生的股权变更或公司更名时，

用“通告”。 5.1.3 上级部门向下级部门传达重要情况，用“通报”。 5.1.4 对内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排用“决定”文种。 5.1.5 制冷家电或下属各公司、单位对各种重要事项或某一类特殊问题下发阶段性管理办法时，使用“规定”。（注：对于制冷家电或各公司、单位在较长时间段需要执行的管理制度、规范、办法必须以“体系文件”形式下发，不能以公文文件格式下发）

美的制冷家电集团 2005-4-16 批准 1/8 2005-4-16 实施

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5.1.6 下级部门向直接上级部门或领导请求指示、批准或汇报工作时，用“请示”或“报告”文种。向跨级领导部门或领导请示、报告时必须以接受请示的直接下属单位或部门的名义，并经其直接下属单位的职能管理部确认后才能上报，不允许跨级别上报（例如：美的-东芝开利合资公司向美的集团请求指示则必须以制冷家电名义请求指示，并经营运管理部确认）；同一级别请求批准事项时，可直接用“申请”格式。 5.1.7 管委会、经营检讨会、总结计划会等重大会议的内容纲要、规定事项和工作指示等，用“会议纪要”。管理机构、 5.2 管理机构、人员及其职责 5.2.1 营运管理部为制冷家电公文的归口管理部门。营运管理部负责接收和处理外来文件及各公司对制冷家电领导的请示、报告，负责处理所有以制冷家电名义上报、下发的公文文件，并对制冷家电下属各公司的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的公司、单位、部门、人员进行处罚； 5.2.2 5.2.2 各公司、单位的管理部门负责本公司、单位上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实制冷家电转发的外来文件及制冷家电下发的规章制度、工作指令等文件，负责接收、处理外公司、单位发来的行政、管理及其它相关文件； 5.2.3 各公司需设置专职信息员 1 名，各单位根据业务需要，设置兼职一级信息员 1 名，负责信息的传递、接收、处理和跟进落实；发文资格、 5.3 发文资格、效力 5.3.1 发文资格制冷家电、各子公司及各公司下属子单位为具备发文资格的主体，其它部门、模块、组等根据业务需要由各公司决定发文资格。（具体名单见本文件规定具备发文编号及署名的公司、单位名单）。制冷家电层面项目小组经授权后、制冷家电层面各委员会具备发文资格。（具体要求见相关文件规定） 5.3.2 发文效力公文的效力对该公文的接收对象具备约束力，对该公文的非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实给予支持。 5.4 文件格式及发文流程5.4.1 公文格式种类共分为正式公文、非正式公文、会议通知和会议纪要。 5.4.2 正式公文5.4.2.1 正式公文包括但不限于：——制冷家电、各公司、单位范围内的重要人事任免决定、重大事件的处理决定；——对单位内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排的正式公文；——以制冷家电、公司、单位名义向美的集团和制冷家电、所属公司领导作的请求指示、批准或汇报工作；——对制冷家电、公司、单位内部需要周知和共同执行的事项的通知、通报；——公文的效力需要作用于制冷家电、公司或全单位的；——各公司、单位认为需要用正式格式的其他公文。 5.4.2.2 正式公文格式包括文头、行文、文尾三部分，具体模板以附件 2 为准。

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QG/ML01.02-2005 a）正式公文文头标识、编号及公文署名正式公文文头标识、发文机构集团发文营运管理部制冷家电财务管理部人力资源部审计监察部 IT 管理部市场部 XX 项目小组美的东芝公司发文家用空调事业部商用空调事业部海外事业部国内营销公司 XX 项目小组公司发文营运管理部财务管理部华凌空调公司中雪公司华电公司中央空调公司 XX 项目小组公司发文营运管理部财务管理部人力资源部荣事达供应链管理部国内营销部海外营销部洗衣机工厂冰箱工厂研究院 OEM 部 XX 项目小组美通公司发文 XX 项目小组公文文头标识制冷家电文件制冷家电营运管理部文件制冷家电财务管理部文件制冷家电人力资源部文件制冷家电审计监察部文件制冷家电