档案的整理与保管基本培训

❖ 办公室 2000年
❖
2001年
❖
2002年
❖
……
❖ 计划处 2000年
❖
2பைடு நூலகம்01年
❖
2002年
❖
……
❖
❖ （三）年度—问题分类法
❖ 2000年 综合类
❖
计划类
❖
生产类
❖
……
❖ 2001年 综合类
❖
计划类
❖
生产类
❖
……
❖ （四）问题—年度分类法
❖ 综合类 2000年
❖
2001年
❖
2002年
❖
……
❖ 生产类 2000年
❖
2001年
❖
2002年
❖
……
六、分类方案的编制
❖ （一）统一性 ❖ （二）排斥性 ❖ （三）伸缩性
七立卷
立卷是将零散的文件材料根据其相互联 系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过 程。
一、立卷工作的内容
❖ （一）立卷工作的内容 ❖ 组成案卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列
应根据全宗的大小、立档单位工作任务繁简和文件 的多少来决定。 ❖ 3.按文件的主要内容准确地分类。
（四）、分类方法的结合运用和选择
❖ （一）年度—组织机构分类法 ❖ 2000年 ❖ 办公室 ❖ 计划处 ❖ 生产处 ❖ …… ❖ 2001年 ❖ 办公室 ❖ 计划处 ❖ 生产处 ❖ ……
❖ （二）组织机构—年度分类法
件之间的联系，给每份文件以固定的位置。 无论采用哪种方法排列，必须注意保持请示 与批复、正件与附件、同一文件的各种不同 稿本（正本、原稿、草案）之间不可分离的 关系。排好之后，应按统一方法编上页号。
❖ （二）填写卷内文件目录和备考表
❖
卷内文件目录
顺 文件作 发文 文件标题 日期 所 备注
序者
号
在
号
档案整理工作的各环节通常是由不同的 工作机构和人员分别承担的
文书立卷一般是由直接产生、处理文件的机构 和人员承担；
全宗内档案分类、案卷排列与编号、编制案卷 目录的工作一般是由档案室承担；
全宗的划分和排列多由档案馆承担。
档案室对档案的整理按其工作内容，分为以下 ：
❖ 第一，系统排列和编制案卷目录或归档文件 排列；
❖ 2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原 有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是 不合理的，对合理的部分应当吸收，对不合 理的部分，要经过仔细分析，摸清情况后再 进行调整和改动，避免人为破坏文件之间的
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
❖ 档案整理工作的基本出发点和最终要求是便 于档案的保管和利用。
（二）、立档单位及其构成条件
❖ 1）立档单位的概念 ❖ 立档单位是形成全宗的母体，是指能够构成
一个全宗的机关单位或个体，又称为全宗构 成者。
❖ 2）立档单位构成的条件 ❖ 1.有独立行使和处理事务的职权，即能够独立的
行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文 。这是构成立档单位的首要条件。
❖ 2.有独立的财务。
（三）分类的一般方法
全宗内档案的分类方法，是指对有关分类标 准的具体运用过程。又称“分类依据”。归纳起 来主要有如下类型：
常用的分类方法
❖ （一）年度分类法 ❖ 根据形成和处理文件的所属年度将全宗内档
案分成各个类别。
❖ 几种特殊情况的处理： ❖ 1.文件上有两个以上日期又不是一个年度 ❖ 2.文件上没有日期 ❖ 3.跨年度文件 ❖ 4.专门年度的文件
编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封 面的编目及案卷的装订。
二、立卷与分类的关系
❖ 分类是把全宗内的文件按照一定的特征分成 若干部分，立卷则是把各个局部的零散的文 件，按照一定的特点组成多个保管单位。立 卷是对分类结果的进一步加工。
三、立卷方法
❖ （一）按问题立卷 ❖ （二）按作者立卷 ❖ （三）按名称立卷 ❖ （四）按时间立卷 ❖ （五）按地区立卷 ❖ （六）按通讯者立卷
❖ 3.应设有管理人事的机构和人员，有一定的人事 任免权。
四、区分全宗
❖ （一）区分全宗的含义 ❖ 区分全宗，首先就是要准确地判断与合理地
设置全宗。 ❖ 这项工作只要在档案馆进行。
（二）按全宗整理档案意义
❖ 1.按全宗整理档案，能够揭示档案内容的实 质；
❖ 2.按全宗整理档案，对档案的管理有着重要 的组织作用。
页
号
1
兴化市委
兴委组 关于调整兴化 20050406 1
[2005] 96号
市创建省级文 明城市指挥部 的通知
❖ 名词解释：
❖ a)顺序号：文件的排列顺序号，归档文件应在 分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从 “1”开始逐件编流水号，即每年按永久、长期、短 期分别从“1”开始逐件编流水号。
❖ b)文件作者：是指制发文件的组织或个人，即 文件的发文机关或署名者。
❖ 1.立档单位的发文（印件和底稿） ❖ 2.立档单位的收文 ❖ 3.立档单位的内部文件
❖ （五）全宗的种类 ❖ 一是独立全宗，指一个独立的立档单位在工作活动
中形成的各种门类和载体档案的整体。 ❖ 二是联合全宗；指若干独立机关形成的档案，由于
混在一起，难以区分全宗构成者而联合组成的一个 全宗。 ❖ 三是人物全宗，人物全宗就是社会活动家、科学家 、文学家、艺术家、教育家以及其他著名人物在其 一生活动中所形成的档案整体。 ❖ 四是档案汇集，指所属全宗不明的、零散的、残缺 不全的档案，按一定的特点组合起来的档案混合体 。 ❖ 五是全宗汇集，由档案数量极少的若干全宗，按照 一定的特点组成的一个全宗集合单位。
❖ 所谓全宗，就是一个独立单位或者一个著名 家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。
❖ 基本含义： ❖ 第一，全宗是一个有机整体； ❖ 第二，全总是在一定的历史活动中形成的；
❖ 第三，全总是以一定的社会单位为基础而构 成的。
全宗的类型
❖ 按形成全宗内容的性质区分： ❖ 1.机关组织全宗 ❖ 2.人物全宗 ❖ 按全宗的构成方式区分： ❖ 1.独立全宗 ❖ 2.联合全宗 ❖ 3.汇集全宗 ❖ 4.档案汇集
人物全宗内档案的分类
❖ 1.生平传记材料 ❖ 2.创作材料 ❖ 3.公务活动材料 ❖ 4.个人书信 ❖ 5.经济材料 ❖ 6.亲属材料
❖ 7.评价材料 ❖ 8.音像材料 ❖ 9.其他材料
五、 全宗内档案的分类
❖ 全宗内档案的分类，就是对立档单位所形成 的档案，按其来源、时间、内容和形式上的 异同，分成若干层次和类别，使其构成有机 的体系。
第七章 档案的 整理与保管
第一节 档案整理
一、（1）概述 档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合 、排列和编目，组成一个有序体系的工作。
档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利用 ，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档案 信息资源的重要基础。
主要是指档案室的实体整理，而不是档案内容的 整理。
❖ 现在人们总结出的常用分类方法： ❖ 1.一事一卷 ❖ 2.四分四注意 ❖ 分年度，注意文件内容针对的时间； ❖ 分级别，注意上下级文件之间的关系； ❖ 分问题，注意问题的联系准确； ❖ 分保管价值，注意保持材料的完整性。
四、卷内文件的整理
❖ （一）卷内文件的排列和编号 ❖ 对卷内文件，要求排列次序有条理，保持文
❖ （二）组织机构分类法
❖ 按照立档单位的内部组织机构对档案分门别 类。
❖ 按组织机构分类，一般是按立档单位的第一 层内部组织机构设置类别。必要时也可以分 到第二层的内部组织机构，但比较少见。排 列机构时，一般应将领导机构或综合机构列 在前面，也可以按党、政、工、团的顺序排 列。
❖ （三）问题分类法 ❖ 按照档案记录的主题内容把档案分门别类。 ❖ 采用问题分类法应注意几个问题： ❖ 1.应该按照文件内容中最基本的问题来设置类别； ❖ 2.类目体系力求简明，必须合乎逻辑，类目的设置
（2）原则和要求
❖ （一）整理档案必须保持文件之间的历史联 系
❖ 所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生 和处理过程中所形成的内部相互关系。主要 表现在文件的来源、时间、内容和形式等几 个方面。
❖ 1.文件在来源方面的联系，要求按照文件的 形成机关及其内部组织机构上的联系整理 档案。
❖ 2.保持文件时间上的联系，要求按照文件自 然形成的先后顺序整理档案。
❖ 3.保持文件内容上的联系，要求按照文件所 反映的问题（事由）整理档案。
❖ 4.保持文件形式上的联系，要求按照文件在 制成材料、记录方式和种类名称上的异同 整理档案。
❖ （二）充分利用原有基础 ❖ 1.只要经过整理而有规可循、有目可查的档
案，就应力求保持其原有的整理体系，一般 不再重新整理，必要时可作适当的加工整理 。
❖ 第三，对于全宗混淆情况严重的档案，可以 从文件的各种标记去判断，或利用机关收发 文薄等材料判断，或从文件的外形等特征去 判断。
❖ （四）立档单位的变化与全宗划分
❖ 立档单位发生根本性变化时，全宗也要随着 变化，重新划分；当立档单位发生非根本性 变化时，全宗不变。
三、判定档案所属全宗
❖ 判定档案所属全宗，关键在于确定档案的形 成者。
全宗编一本，也可以一类编一本。
❖ 第二，对整理不善的档案进行局部调整；
❖ 第三，对一些零散档案或机关单位、个人委 托整理的档案，档案室还要按照立卷整理流 程或归档文件整理流程进行全过程的整理工 作。
三、区分全宗与立档单位
❖ 一、全宗的概念及其意义 ❖ （一）什么是全宗 ❖ 全宗是一个独立机关、组织或人物在社会活
动中形成的具有有机联系的文件整体、是档 案馆的基本分类和管理单位，即一个组织的 全部档案。
五、案卷封面的编目和案卷装封
❖ 参看图片。