高效会议管理技巧

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开场白是会议开始之前3至5分钟的谈话,系统 而简洁,并有明确宗旨的一段讲话。
一、如何做开场白
开场白的程序
• 1、概括会议进行的程序 • 2、提供跟讨论有关的资讯 • 3、规范会议的议程 • 4、指定会议记录者 • 5、征求对议程设计的意见
三、如何掌握议事进度
掌握议事进度的方式 • 1、语言方式 • 2、非语言方式
三、会议的种类
(一)按会议人数分: • 1、一对一会议 • 2、团体会议
三、会议的种类
(二)按会议方式分:
• 1、面对面会议 • 2、电话会议 • 3、视频会议
三、会议的种类
(三)按会议目的分:
• 1、固定的部门会议 • 2、临时处理突发事件的会议 • 3、宣布人事安排和政策的会议 • 4、当众表扬或批评别人的会议 • 5、集思广益的会议
四、会议规范
(二)遵守的规则
• 1、参会者要将工作安排交给会议 主席
• 2、超过1小时的会议要有书面的通 知
• 3、所有参会者都要准备发言的心 态
四、会议规范
(二)遵守的规则 • 6、在会上要维护别人的尊严 • 7、要有人提出不同的意见 • 8、会后要能拿到书面的记录 • 9、参会者要履行反馈职责 • 10、要请第三方监控会议质量
四、主持人如何做会前准备
SWOT分析 • S——Strength优势 • W——Weakness劣势 • O——Opportunity机 会 • T——Threat威胁
第四讲 成功会议的五种策 略
• 一、如何做开场白 • 二、如何分配发言
时间 • 三、如何掌握议事
进度 • 四、如何达成会议
一、如何做开场白
四、如何达成会议决策
决策的方式 • 1、权威决策 • 2、少数服从多数 • 3、共识决策 • 4、无异议决策
四、如何达成会议决策
达成团队决策的方法
• 1、头脑风暴 法
• 2、德尔菲方 法
• 3、易地思考 法
四、如何达成会议决策
主持人发言最多的原因
• 1、对会议的议题特 别熟
• 2、地位高而且声望 较大
• 4、主持人要有影响力
三、高效会议的八大特征
• 1、只有必要时才召集 • 2、经过好好筹备过 • 3、拟定和分发了议程表 • 4、严格遵守了时间 • 5、一切都是按部就班 • 6、请了最有经验的人出席 • 7、结束时做了评论和总结
四、会议规范
(一)种类
• 1、时间安排方面的规范 • 2、固定的会议流程规范 • 3、会议本身要遵守的规则
四、会议的频率
• 1、固定部门会议至少每月一次 • 2、全体的会议建议每半年一次 • 3、处理突发事件会议避免频繁 • 4、一对一的会议要以随时举行
五、会议的成本
• 1、会议的时间成本:
=参加会议的人数*(与会者的准备时间+与会者的旅行时间+ 会议时间)+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间 公司表彰大会的时间成本约为: 600*(0.25+ 0.25+2 )+20+20=3=1540小时
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
一、如何判断是否需要开会
一定要开会的情况 • 1、把信息同时传递给很多人 • 2、需要别人参与以集思广益 • 3、需要听取各部门工作汇报 • 4、需要当众表扬或批评时 • 5、给小组或部门分配任务时
二、会议准备的作用与方法
会议准备的作用
• 1、可选择最适当讨论方式 • 2、使参会者有讨论的方向 • 3、事先告知参会者做好准备 • 4、节省会议时间与减少冲突
一、会议效率不高的原因
• 1、时间安排得不合适 • 2、地点安排得不妥当 • 3、开会对象选择不对 • 4、主持人影响力不够 • 5、参会者的技能不够 • 6、准备工作不够充分 • 7、目的和结果不明确
二、如何进行预防性管理
• 1、会议时间安排要合 适
• 2、会议地点安排要得 当
• 3、开会的对象要选择 对
第三讲 开会前的准备工作
• 一、如何判断是否需要开 会
• 二、会议准备的作用和方 法
• 三、会议准备的内容 • 四、主持人如何做会前准
一、如何判断是否需要开会
不需要开会的情况 • 1、已经按惯例开过的会议 • 2、没有要讨论的特别事情 • 3、还有比开会更好的方法 • 4、预算出的会议成本太大 • 5、决策者已经决定的事情
• 2、直接的会议成本 • 3、效率损失的费用
会议的费用成本=会议时间成本*单位时间费用 公司劳动竞赛表彰会会议成本=1540*8=12320 中高层研讨培训会的会议成本=220*20=4400
第二讲、会议效率不高的原因 及解决方案
• 一、会议效率不高的原因 • 二、如何进行预防性管理 • 三、高效会议的八大特征 • 四、会议规范
• 3、负担较多的行政 责任
第五讲 会议中的沟通与反馈技 巧
• 一、会议中的沟通技巧 • 二、会议中的反馈技巧
一、会议中的沟通技巧
沟通漏斗
• 你心里想的100% 你嘴上说的80% 别人听到的60% 别人听懂的40% 别人行动的20%
二、会议准备的作用与方法
会议准备的1H5W
• H——How 怎么样开会 • W——Why 为什么开会 • W——What 开什么样的会 • W——When 何时开会 • W——Who 谁来参加会 • W——Where 在哪儿开会
四、主持人如何做会前准备
会前准备的内容
• 1、设定沟通目标 • 2、制定行动计划 • 3、如何应对争执 • 4、进行SWOT分析
高效会议管理技巧
主讲:潘国宏
通过学习本课程,你将能够:
• 1、了解 会议的目的、种类和体系 • 2、了解 会议效率低的原因及对策 • 3、掌握 有效为会议做准备的要领 • 4、掌握 会议中的沟通和反馈技巧 • 5、掌握 会议主持人的会议管理技巧 • 6、学会 提高会议效率和质量的技巧
第一讲、当今会议面面观
• 一、会议的意义 • 二、会议的目的 • 三、会议的种类 • 四、会议的频率 • 五、会议成本的计算
一、会议的意义
• 1、是一个集思广益的渠道 • 2、显示组织或部门的存在 • 3、是重要的群体沟通方式
二、会议的目的
• 1、开展有效的沟通 • 2、资讯传达 • 3、监督员工的工作进展 • 4、达成协议、解决问题 • 5、决策和资源共享 • 6、开发创意 • 7、激励员工的士气 • 8、巩固经理人地位
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