浅析办公自动化对秘书工作的重要性

浅析办公自动化对文秘工作的重要性

办公自动化是一种以计算机技术和网络技术为核心的办公方式，它综合运用了计算机技术、通信技术以及现代办公设备，是信息技术的重要领域。简单的说，办公自动化是利用计算机、打印机、复印机、扫描仪、绘图仪、电话、传真、互联网等数字仪器和设备以及各类办公软件代替传统手工业务处理的办公方式。在办公领域中兴起的一次新的改革, 给传统的办公工作带来了极大的冲击,对秘书工作产生了深刻的影响，使秘书工作从传统秘书工作向现代秘书工作转变。

面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式，远远不能适应现代社会发展的需要。为此，我们引进了“办公自动化”的概念，并将其应用于秘书工作之中，使秘书人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省时间去考虑工作中的其它问题，从而不断提高工作效率。

办公自动化是随着当代信息技术的出现而出现的。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。以下是办公自动化对文秘工作的一些作用。

文字管理作用。在秘书工作过程中,要接触许多文字工作,如有关文件、信函、报表、决议和命令、文稿、统计资料、数据、政策、规章制度等的详细情况,在计算机中加工

处理、存储,可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。

信息管理作用。秘书工作中的信息管理主要包括采集工作,加工处理工作,信息传送工作。秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到及时收集，迅速报送，再好、再重要的信息也会因时过境迁而推动利用价值。

档案管理作用。在办公自动化环境中,秘书对档案管理的工作表现在整理,保管和保密上。秘书人员在计算机上制作,接收文件,电子档案便应运而生。

提高工作效率作用。办公自动化在实现高效率的同时并没有降低其质量，相反还在程度上提高了办公质量。办公自动化依托的是当代的计算机技术，利用计算机强大的信息处理技能来实现信息高效、精准地处理。在传统的秘书工作中，秘书必须在纸张上用笔起草、核算、修改等，整个流程是单线程的，而且由于人自身的因素，整个过程中难免会发生错漏。但是在办公自动化的办公环境下，信息处理系统能够最大程度上避免这些疏漏。事实上，利用计算机进行文件复制、传输，出错率极低化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。

提高工作质量作用。我国传统的方法，文稿的形式是秘书人员用笔在纸上起草，反复修改、誊清，然后交给打字员，再对打出的纸样进行校对。如果要对打出的纸样进行修改，除个别错字改正外，整段的修改或增、删、改等必要对整页

重新打字。如果采用以微处理器为核心的文字处理，则可以用键盘将文稿输入，利用文字处理的增、删、改等编辑功能，在屏幕上进行修改。完稿后的文件可以存入磁盘，以备随时调用。也可以用联机的打印印出所希望的字体、字号的书面文稿。这样一来，键盘操作—屏幕编辑—自动打印的过程，就代替了纸笔起草—修改誊抄—打字—核对—修改—印出这个繁琐过程，从而提高了办公效率。磁盘归档后可随时检索、自动打印等，提高了办公质量。

实现办公自动化的过程，也是促进管理工作改革的过程。实现办公自动化后，可以实现时间管理现代化。因为电子日程表和电子备忘录可以在两三分钟之内安排好一个在平时需要七十分钟方能安排好的会议，还会巧妙地解决同一段时间中很多人参加的多种会议，使人能轻易地应付大量会议因某些原因而改期或撤消等情况;能及时地发出信号，提醒人们不要错过会议或迟到;还能科学地调配会议室、交通工具和其他服务设施。实现办公自动化必然促进管理系统和管理手段的改革。因为管理机构臃肿和软弱不利于办公自动化，必须促其精干;决策手段凭经验不能输入电脑，必须将经验升华为科学手段;公文格式不一，报表五花八门不便输入电脑，必须促其简明划一，形式标准化。办公自动化能在分亨信息中获得大量好处，因此，就促进那些手工业式的、自给自足的小农式的单位和设备的横向联合。

办公自动化将要求新时代的秘书必须具有旺盛的求知

欲、积极的进取心、强烈的责任感和对信息的灵敏性、对工作的预见性。他们必须善于透过纷繁错杂的现象抓住事件的本质，才能迅速处理潮水般涌来的信息，使各项工作有条不紊、井然有序地进行。他们必须敢于协助领导者开拓新局面，真正成为决策者的助手。传统秘书谨小慎微、唯唯诺诺的心态将被彻底抛弃。