案例分享-九段秘书

汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议， 汇总领导的工作结果、工作计划的初步安排，下发 领导的工作计划、追踪措施、及时汇报，并且每天、 每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性 结果及时汇报给领导。
九段秘书的做法：
做流程——把上述过程做成标准化的 “秘书”工作流程，让任何一个没有做过 秘书的都可以根据这个流程，把工作的结 果做到九段。
前通知，测 前 通 知 ， 也 知，也测试了
试设备，了 解会议性质？ 提供相关会
测试了设备， 了解会议性 质？提供相 关会议资料，
设备，了解会 议性质？提供 相关资料，做 好会议记录，
议资料，还 做 好 会 议 记 整理记录、下
应该在会议 录 ， 整 理 好 发记录，确定
过程中详细 记 录 并 把 记 任务，一对一
资料，并且每周、每月和每季把领导直接下 属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。
五段秘书的做法：
做分析——递资料,排行程、做提醒，审
资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属 本周或本月的工作结果完成情况并给出自己 的建议。
六段秘书的做法：
帮汇总——递资料,排行程、做提醒，审资
料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己 的建议，并且帮助领导把自己本周、本月的工作 结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步 的安排。
递资料,排行 程、做提醒，
递资料,排 行程、做 提醒，审
并且帮助领 资 料 ， 并
导审核资料， 且 每 周 、
如何错的或 每 月 和 每
者不合流程 的就返回去 不往上交
季把领导 直接下属 的工作结 果和计划
汇总起来
递资料,排行 递 资 料 , 排 递资料, 做
程 、 做 提 醒 ， 行程、做提 提醒，审资
给 出 自 己 的 己本周、本 修改完成的
建
议 月的工作结 工作，重要
果汇总起来 事项还要求
及下周、下 责任人提交
月的工作计 完成目标计
划做好初步 划的行动措
的 安 排 施并及时提
交给领导
递资料,排行 把上述过程做
程 审 下 分
、 资 属 析
做提醒， 料，汇 工作， 下属工
成 “ 流
标准化 秘书”工 程，让任
实到人后， 第二天在会 前30分钟提 醒参会者， 确定有没有 变动，对临 时有急事不 能参加会议 的人，立即
落 实 到 人 ， 实到人，会 实到人，会 实 到 人 ， 会 到人，会前通
会前通知 后，再测 试会议上 使用的投 影仪、电 脑、麦克
前通知，测 试设备，还 先了解这个 会议的主题 和性质是什 么？领导的
结果思维
“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职 务，更重要的是每个人做事情的思维习惯， 而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个 人或者每个岗位都做好结果管理那么他就 是这个岗位的九段。
常规性的秘书
一段秘书的做法：
递资料——帮领导端茶倒水、发通知、传 递资料等简单的工作。
二段秘书的做法：
做提醒——递资料, 把领导每周、每天的工作
八段秘书的做法：
追结果——发通知，落实到人，会前通知，也
测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会 议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落 实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当 事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完 成情况，并及时汇报领导。
九段秘书的做法：
做流程——把上述过程做成标准化
行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表 提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特 别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好 充分的准备。
三段秘书的做法：
审资料——递资料,排行程、做提醒，并 且帮助领导审核资料，如何错的或者不合流 程的就返回去不往上交。
四段秘书的做法：
汇工作——递资料,排行程、做提醒，审
六段秘书的做法：
做记录——发通知，落实到人，会前通
知，测试设备，了解会议性质？提供相关会 议资料，还应该在会议过程中详细做好会议 记录（在得到允许的情况下，做一个录音备 份），整理好会议记录并把记录发给相关人 员。
七段秘书的做法：
定责任——发通知，落实到人，会前通知，也
测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做 好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将 会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人， 然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与 当事人一人一份。
知悉缺席会 会 议 室 门 议者的情况， 上 贴 上 小 也给领导确 条 ： 此 会 定缺席者是 议 室 明 天 否必须参加 几 点 到 几 会议留下时 点 有 会 议 间
与这个议题 下，做一个 各 项 任 务 ， 交给领导与当 通过建立一个
相 供
关的资料， 他们参考
录 整 记
音 理 录
备份）， 好会议 并把记
一 实 任 经
对 到 人 当
一 相 ， 事
地 关 然 人
落 责 后 确
事人一人一份， 并每天或每周
培养九段秘书
跟踪各项任务 的机制来复制
的实际完成情 和超越自己!
录发给相关 认 后 ， 形 成 况，并及时汇
人
员 书面备忘录， 报 领 导
交给领导与
当事人一人
一
份
结果意识强化
九段秘书之间的最大差别就在于：
案例分享
九段秘书
九段秘书
案例：开会
老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会 时几个重点区域的销售经理没有来，于是 问秘书，秘书说：我打电话通知他们了， 不知道为什么没来？最后一查才知道，有 的销售经理临时出差了，有的把开会的 事情忘了……
电话打完就可以了吗？
例：会议安排
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。
1段 2段
3段
4段
5段
6段
7段
8段
9段
递资料 做提醒 审 资 料 汇 工 作 做 分 析 帮 汇 总 追 措 施 追 结 果 做 流 程
帮领导端 茶倒水、 发通知、 传递资料 等简单的 工作
递资料, 把 领导每周、 每天的工作 行程和时间 安排好，按 照每周、每 天行程的时 间表提前提 醒领导，比 较重要的事 项提前一天 提醒、特别 重要的事项 提前一周提 醒领导并且 协助领导做 好充分的准 备
一段秘书的做法：
发通知——首先会用电子邮件发个
会议通知,通知开会的相关人员之后再准备 好相关会议用品,并参加会议。
二段秘书的做法：
抓落实——发通知之后,再打一通电
话给参加会议的相关人等确认,确保每人被 及时通知到。
三段秘书的做法：
重检查——发通知，落实到人后，第二天
在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对 临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导 知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是 否必须参加会议留下时间。
等 工 具 是 议题是什么？ 做好会议记 录 发 给 相 关 落实，当事人
否 工 作 正 然后给参会 录（在得到 人 员 ， 将 会 确认后、形成
成标准化的 “会议”流程， 让任何一个秘 书都可以根据 这个流程，把 会议服务的结 果做到九段， 形成不依赖于 任何能人的会
汇报给领导 常 ， 并 在 者 发 去 过 去 允 许 的 情 况 议 上 确 定 的 书面备忘录， 议 服 务 体 系 ,
四段秘书的做法：
勤准备——发通知，落实到人，会前通知
后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等 工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条： 此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：
细准备——发通知，落实到人，会前通知，
测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？ 领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个 议题相关的资料，供他们参考。
审 资 料 ， 汇 醒，审资料， 料，汇工作，
下 属 工 作 ， 汇下属工作， 分析工作结
帮 助 领 导 分 分析下属工 果、给出建
析 直 接 下 属 作结果、给 议，汇总领
本 周 或 本 月 出自己的建 导工作结果
的 工 作 结 果 议，并且帮 及工作计划，
完 成 情 况 并 助领导把自 并下发领导
的“会议”流程，让任何一个没有做过的 秘书都可以根据这个流程，把会议服务的 结果做到九段，形成不依赖于任何人的会 议服务体系！
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。
1段 2段
3段
4段
5段
6段
7段
8段
9段
发通知 抓落实 重 检 查 勤 准 备 细 准 备 做 记 录 定 责 任 追 结 果 做 流 程
的 作 何
作 结 果 、 给 一个没有做过
出 自 己 的 建 的秘书都可以
议 ， 汇 总 工 根据这个流程，
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
作 结 果 、 工 把工作的结果
作计划，下 做 到 九 段 。
发领导的工
作计划、追
踪措施、及
时汇报，并
且每天、每
周、每月根
据行动措施
中的关键节
点追踪阶段
性结果及时
汇结报 给果领 导意识强化
首先会用 电子邮件 发个会议 通知,通知 开会的相 关人员之 后再准备 好相关会 议用品,并 参加会议
发通知之 后,再打一 通电话给 参加会议 的相关人 等确认,确 保每人被 及时通知
到
发通知，落 发 通 知 ， 发 通 知 ， 落 发 通 知 ， 落 发 通 知 ， 落 发通知，落实 把上述过程做
七段秘书的做法：
追措施——递资料,排行程、做提醒，审资料，
汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议， 汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排，并且 把领导修改完成的工作计划下发给下属，重要事项 还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时 提交给领导。