浅谈高效会议管理技巧

浅谈高效会议管理技巧

作者：许菲菲洪壮陈国飞

来源：《管理观察》2010年第07期

摘要:会议是传达信息、交流思想、统一部署、落实工作的重要形式。本文论述了如何能在会议中高效率且有效果地解决问题。

关键词:会议高效管理

会议是传达信息、交流思想、统一部署、落实工作的重要形式。会议是一个集思广益的渠道,会议是一个思维集合的载体。随着科技的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们可以通过E-mail、会议电视等多种形式进行沟通。但是,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通习惯。科学、规范、高质量的会议不仅对单位工作起着具体的枢纽作用、指导作用和促进作用,而且通过组织有效的会议可以提高效率,收到事半功倍的效果。反之,需要解决问题的人整日沉溺于文山会海中不能自拔,太多的时间花费在无效率的会议上,不仅增加单位运营成本,还造成了工作效率低下。因此,如何能在会议中高效率且有效果地解决问题是迫在眉睫了。

一、会议效率不高的原因及具体表现

1.时间:会议安排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会。

2.地点:会议地点设在领导办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。

3.开会对象的选择:必须出席会议的人未到,来的是一些可有可无的参加者。

4.主持人的技能:会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图。

5.参会者的技能:参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败。

6.会议的准备工作:开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效。

7.开会的原因、目的和结果:开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败。

二、高效会议的特征

与低效率会议相对的就是高效会议,高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素,高效会议具有八大特征:

1.只在必要时才召集;

2.筹划准备充分;

3.拟订和分发了议程表;

4.遵守时间;

5.一切按部就班;

6.请了有经验的和有才能的人出席;

7.作出了评论和归纳;

8.记录所有决定、建议和负责人。

三、如何高效成功地开好会议

1.做好会议成本的计算

会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本三种,实践证明,会议成本是非常可观的一笔数目。

通常,会议召集人对于各种直接的会议成本比较关注,而对时间成本、效率成本不大敏感,在不经意间导致无形成本大大增加。

2.做好会前准备

“机遇只偏爱那些有准备的头脑”。对一个人而言,无论做任何事,如果事前没有做好充分的准备,那么等待他的必然是一个注定的失败。对一次会议而言,高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了!

2.1 确定会议召开的必要性

一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这个确定工作看似多余,实际上必不可少。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”,它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选,从而为高效会议的产生把好第一关。

2.2 明确1H5W

1H5W(How、Why、What、Who、When、

Where)是指会议准备工作需要特别注意的6个方面,用英文缩写表示1H5W。

2.3 准备好会议工作核对单

会议的具体准备工作相当于会议的硬件,因此必须要面面俱到。将这些具体的工作一一列出就是一张会议准备工作核对单。这张核对单虽然数目繁多,然而却是会议成功的有效保证。

2.4 做好会场布置

如果与会人员超过10个,会场最好布置成“U”字型,主持人可以站在会场中央,这样有利于协调讨论;

如果是全体会议,可以布置成阶梯教室的形式;

5到7人的会议,最好安排成圆桌型,也就是半岛型。

3.会中控制

3.1 做好开场白及合理分配发言时间

一次会议,好的开场白能振奋人心,说明开会目的、时间安排、议事方式、纪律规则等等能让参会者明确此次会议的目的,好的开场白是会议的良好开端。

3.2 掌握议事进度

主要通过语言方式和非语言方式进行控制掌握议事进度,议事进度对一次会议的成功可谓至关重要,进度控制得当,参会者跟着进度一步一步逐项达成会议目的。

3.3 有效沟通

沟通的成功得益于在沟通时,双方都有明确的沟通目标,并且有明确的时间约束。在沟通过程中,彼此积极主动,善于倾听对方,注重双方的每一个细节,并且双方为达到目标而不断努力。高效的会议离不开良好的沟通和反馈。

3.4 达成决议

彼德·德鲁克是世界著名的管理大师,他通过多年的学习研究,总结出了达成协议的步骤:用“足够多”的时间检视困难所在,并使与会者达成共识;列举或图示各提案并开始讨论之;客观比较各提案的优劣,避免意气之争;估计各提案之获益率;评估有无采集更多参考资料的需要;征求反对

意见;以中立角度检视正反意见;寻求与会者对各提案之认同;对提案做适当的修整与妥协;确认议事结果;组成或指定议案执行的监督单位。通过这些步骤的有效执行,能够顺利达成协议。

3.5 圆满结束会议

从会议的开始直至会议的结束,每一步都需要掌握得恰到好处,只有这样才能让会议的高效变得万无一失。

4.会后跟进

会议的关键在于落实,应根据会议纪要的内容检查会议决定的落实情况,使会议做到议而有决,决而有行,行必有果。

会后的跟进工作既可以说是一次会议的收尾工作,在一定意义上也是下一次会议的准备工作,因此必不可少。

会后的跟进包括主持人的会后跟进和参会者的会后跟进。无论是主持人还是参会者,都要学会使用自我评定单,以此来检查自己工作中的得失,从而为下一次会议质量的提高准备条件。

从某种角度而言,世界是一个时时处处充满会议的世界,无论什么会议都有它的意义和价值。高效的会议能够帮助我们迅速解决实践中遇到的问题,然而低效率的会议往往会造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。高效的会议真正做到“会而议、议而决、决而行、行而彻”,一次成功的会议可以激发鼓舞很多人,包括会场外的人,高效的会议往往会给人带来意想不到的结果。◆