会议管理工作心得：如何让工作更高效

一、学校会议危机

当前，我们的学校组织会议多、效率低是一个基本事实，如果用会议危机来形容，也不为过。据我的观察，学校组织的会议危机主要表现在以下几个方面：

1、开会最多的是任务布置会，而关于部门间的联席交流会比较少。学校中的会议大多是任务布置会，其中有一些是可以不必召开的，通过邮件、电话等方式即可传达安排好。而对一所学校至关重要的问题研讨会、经验交流会、民主建议会、读书心得会却组织得很少。

2、会议议题管理不到位，可开可不开的会比较多。有效会议的第一要素是对议题的审批管理，这项工作应是校长办公室的常规工作。学校各部门的临时性会议如果没有经校办审批同意就擅自召开，不仅会占用学校的会场资源，而且对参会人员的时间也是一种随意亵渎，不利于提高学校的工作效率。

3、会议很少准时开始，参会人员守时意识不强。学校的会议，跟党政机关的会议一样，准时开始的都比较少。针对这种现象，如果没有采取正视的态度，听之任之，久而久之，就会形成一种散漫的会风，直接影响工作态度。

4、缺少对会议主持人、记录员的规范要求，更没有对这类人的培训。会议主持人（或主席）和记录员是一次成功会议的两个关键人物，他们主导着会议的进程和目标的达成。纵观学校的会议，有水平的会议主持人比较少，而且许多会议都没有记录员或随意安排一位工作人员担任记录员。平时，学校对会议主持人、记录员缺少系统的培训，他们对自己的角色职责比较模糊，因而影响了整个会议效率。

5、会后反馈不力，少有书面的会议备忘录。由于许多学校的会议没有安排记录员的工作，会议开过之后没有形成书面的意见记录，会后需要落实的工作没有反馈跟踪，导致了干部的执行力逐层稀释，该要及时落实的工作没有完成，延误了学校的发展时机。

二、会议低效的分析

会而不议、议而不决、决而不行、行而不果，这是会议低效的一种连环表现。学校组织中的会议出现了低效危机，这可能有两个方面的原因：

1、缺少会议成本意识，学校把开会不当回事。

在学校中，一两个小时的会议已经很普遍了，大家在开会时，没有时间观念，主持人很少提前规定发言人的时间，发言人讲话也经常拖泥带水、不简洁明了，这就容易延长会议的时间，耽误与会者的工作或休息。这种现象的出现，是因为学校领导与老师缺少会议成本意识，经常把开会不当回事。会议成本是如何计算的？日本太阳公司对会议成本的算法是：会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时），公式中平均工资之所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算；开会的人越多，会议时间越长，会议的成本就越高。太阳公司每次开会时，总是把这个会议成本分配表贴在黑板上，目的是提醒参会人员注意会议的成本，端正对会议的态度，提高会议的效率。

2、缺失会议制度安排，学校无所适从地开会。

目前，学校召开的会议，都是由各部门自行组织，会议的类型比较单一，除了布置工作的例会之外，涉及互动交流、总结经验、分析问题的讨论型会议组织得较少，这跟学校缺失相关会议制度安排有关。遇到什么情况，应该召开哪种类型的会议？一般会议的组织步骤有哪些？如何有效地讨论问题，并达成决议？需要落实的决议，如何通过会后的简报、备忘录等形式促成目标的实现？面对这些问题，如果没有一个可参照的标准做法，没能建立一套完善的会议制度，会议就会出现无所适从的情况。

三、会议管理的方略

不是管理中会议太多，而是缺乏对会议的管理，这句话道出了会议管理的重要性。美国

著名企业管理顾问罗杰·摩斯维克和罗伯特尼·尔森合著的《会议管理如何创造高效率会议》一书，告诉了我们许多会议管理的方略与技巧。

该书提出了高效会议的八个显著特征：只在必要时才召集开会；只在认真筹划过后才召集开会；提前拟订和分发会议程序表；所有人都必须遵守时间；一切准备工作都就绪了；请了最有经验的和有才能的人出席；会议作出了评论和归纳；记录了所有决议、建议和负责人。同时，提出了组织高效会议的八个步骤：（1）厘清开会的目的与诉求；（2）选择合适的领导方式；（3）选择合适的主席，并筛选与会者；（4）向与会者做简报；（5）选择合适的开会时间与地点；（6）有效整合会议中的意见；（7）遴选恰当的会议记录员；（8）决议通过后的工作分配。这些特征和步骤有利于我们制定学校会议制度时辨清方向、理出门道。

对于如何规范会议的标准议程，该书提出了六个步骤值得我们借鉴，即（1）厘清暨解释问题；（2）分析问题；（3）拟定评估各种相应对策的标准；（4）商议相应对策；（5）遴选最可行的对策；（6）决议完成。至于如何提高议事质量，该书提出了一个非常有价值的做法，即会议主席（主持人）可指定一个人在会中扮黑脸，其工作是提出反对意见，以帮助发言者修正其观点。扮黑脸者是为达成最佳决议最合作的角色，他的主要工作有：（1）研究跟大家想法相反的意见；（2）发表反对意见，确保大家都了解反对意见；（3）陈述意见后，调查有多少人因此持保留态度；（4）质疑既有的假设，及证据不充分的言论。

该书还对会议主席（主持人）和记录员的职责和能力做了说明，认为会议主席要具有讨论整合能力，在话题转换时将已经讨论的事项做有系统的归纳，时时注意将与会者提出的新意见与讨论过的建议相整合；对于会议记录员，提出他们不仅要简明扼要并忠实地记录下谁讲了什么话，也要将大家同意的观点记录下来，最后把工作分派的状态写入会议记录里，在会后20小时内分发给与会者。

关于学校议事规则的建设，另一本书《罗伯特议事规则》可以为我们提供详细的参考资料。1875年，美国的陆军军官亨利·马丁·罗伯特（1837-1923年）根据自己主持会议和参加社团活动的体验，参考美国国会的运作机制，起草了一套新的基本规则，以便各类组织开会时有一个统一完整的议事规范。罗伯特议事规则中有一条非常重要的原则，那就是当参会者想表达自己不同意见时，要向会议主持人说话，而不能向意见不同的对手说话，这有利于避免意见不同方之间的激烈言辞和人身攻击。

另外，关于如何避免与会者不守时现象的发生，许多知名企业都为我们提供了参考做法。如联想集团在成立之初，会风也很散漫，身为总裁的柳传志就带头倡导了罚站一分钟制度，无论是谁，只要是联想员工，无论开什么会议只要迟到了，就自动罚站一分钟。还有企业实行会议迟到者现场捐款制度等。这些不同的做法，目的只有一个：那就是规范参会者的行为，让他们做到守时开会，不浪费时间，提高议事效率！（朱斌）