QSP01文件控制程序

文件控制程序
1. 概述
本程序适用于与质量活动有关的管理、技术文件和资料的编制、审批、发放、更改和归档。

2. 引用文件
2.1 QM03 质量体系、组织和管理
2.2 QM04 文件控制
3. 职责
3.1 质量手册、程序文件和相关表式的管理与控制由质量负责人负责。

3.2 法规、标准、外来文件的管理由办公室负责。

3.3 作业指导书、检验检测工艺、检验记录、检验报告等技术文件由技术负责人管理和控制。

3.4 检验车间对所使用的相关记录负责整理与控制。

3.5 所有文件（含整理好的记录）存档由办公室管理、档案资料员具体负责。

4. 程序
4.1 文件编号规则
□□□□□□□——□□□□
年代号
文件顺序号
文件代号
4.1.1 文件代号
QM：质量手册
QSP：程序文件
QTD：作业指导书
QRD：记录表式
QPD：检验记录、检验报告
4.1.2 文件顺序号
4.1.2.1 质量手册、程序文件、作业指导书取两位数。

4.1.2.2 记录表式取4位数，前两位对应质量手册章节号，后两位为顺序号。

4.1.2.3 检验检测报告表式的前两位为检验检测项目代号，后两位为顺序号。

10：无缝气瓶；
20：焊接气瓶；
30：液化石油气瓶；
40：溶解乙炔气瓶；
50：无损检测；
60：其它通用证书、报告。

4.1.3 年代号
为该文件批准实施的年份。

4.2 文件的编制
4.2.1 质量手册、程序文件及其质量记录表式、安全记录表式在组织或质量管理体系建立时编制，当组织结构发生重大变化或编制质量手册所依据的法规、标准发生重大变化时，应重新编制。

4.2.2 作业指导书及技术记录表式在首次开展此项检验检测活动之前组织编制。

4.2.3 外来文件如技术规程、标准等由办公室办理适用性认定手续后使用。

4.3 文件的审批
4.3.1 文件应履行审核、批准手续。

4.3.2 质量手册、程序文件及其质量记录表式、安全记录表式由质量负责人审核，站长（管理者代表）批准。

4.3.3 作业指导书及其技术记录表式由技术负责人审核，站长（管理者代表）批准。

4.3.4 外部的法规性文件、标准等经质量负责人或技术负责人认定并标注后引用。

4.3.5 凡政府有关部门要求报批的有关表式还应报有关部门审批或备案。

4.4 文件的发放
4.4.1涉及质量体系运转的各个部门，•均应做到及时发放到位，确保有关人员使用现行有效文件。

4.4.2 文件由办公室负责发放，文件发放时要注明文件编号，文件要加盖“受控文件”印章，文件发放填写“文件发放回收登记表”，由使用人签收。

4.4.3 文件需要复印时必须经质量负责人批准，复印件经办公室加盖“受控文件”印章后方可使用。

4.4.4 作废文件由办公室负责及时收回并作记载，作废文件加盖“作废”印章。

对特殊需要保留的文件应填写“文件留用申请单”，并加盖“保留资料”印章，防止误用，需销毁的文件填写“文件销毁申请表”，经站长批准后统一销毁。

4.4.5文件丢失应重新办理领用手续，严禁使用非受控状态的复印件。

文件发放部门在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失的分发号作废，必要时将作废文件分发号通知各部门，防止误用。

4.5 文件的更改
4.5.1 文件需要更改时，由文件更改人填写“文件更改申请表”，说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）应经充分的论证。

4.5.2 文件更改的申请、起草、审核和批准与文件的编制、审核、批准的程序相同。

4.5.3 文件更改一律采用换页、插页的方法实施。

4.5.4 办公室应定期对文件更改情况进行校对，编制文件更改一览表，防止误用作废文件。

4.5.5文件更改后，须将文件更改通知书和更改后的文件，•按规定的发放范围及时发放到位。

4.6 文件的换版
文件经多次修改或经大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换发新版本。

4.7 文件的管理
4.7.1 文件的编制、审核、批准、发放、更改、换版等形式的记录由办公室整理归档。

4.7.2 文件经编制、审核、批准后，列入“受控文件清单”中，存入软盘的也应归档登记并应有备份，以软盘贮存的文件也应进行标识。

4.7.3 需临时借阅文件的人员，要办理借阅手续。

借阅者未经批准不得私自复印借阅文
件，原版文件一律不外借。

4.7.4 办公室应定期检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。

4.7 文件的检索与查新
4.7.1 外来文件（含管理文件、技术文件、技术规程、标准等）由办公室负责进行定期检索与滤新，及时更换有效版本。

4.7.2 有效版本文件、更改通知书按4.3.4和4.4的要求及时发放到位。

5. 支持文件
5.1 QSP13 档案管理程序
5.2 QTD09 检验记录、检验报告编号方法
5.3 QTD10 技术档案分类及管理方法
6. 记录
6.1 QRD0401 文件发放回收登记表
6.2 QRD0402 文件留用申请单
6.3 QRD0404 文件更改申请表
6.4 QRD0405 文件更改通知书
6.5 QRD0406 文件销毁申请表。