自动化办公室系统

自动化办公室系统

摘要：本文主要是针对自动化办公系统中人事管理模块，从人事管理功能方面着手，以方便管理为目的进行了分析与设计。

关键字：自动化，办公系统，人事管理，设计；

Abstract: This paper is mainly directed against the office automation system of personnel management module, start from the personnel management functions, to analysis and design facilitate the management for the purpose.

Key words: automation, office automation system, personnel management, design

一、前言

办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用网络技术，基于工作流的概念，使公司所有员工方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变以往繁杂、低效的手工办公方式，实现快速、周全的信息采集、信息处理，为公司的管理和决策提供科学的依据。本文就自动化办公系统中人事管理模块进行分析与设计。

二、人事管理模块设计

1．员工管理设计

新员工到人事部报到时由人事部主管在系统上添加新的员工必要信息（员工不能修改），然后给予新员工一个系统的用户名和密码，并给予他相应的系统权限。员工可以登陆系统修改个人的其他信息，主要流程如下图所示。

2．请假管理设计

员工填写请假条，并选择种类（请假或者休假），确定后提交给部门主管审批，部门主管审批后，再提交到人事部主管审批。员工提交请假条后没有权力删除，只能查看请假条的审批情况，主要流程如下图所示。

3．人事调配管理设计

由人事部主管进行相关的人事调配，先是选择所要调配的员工（根据先选择部门，然后选择职业，再选择员工的姓名），然后选择所要调配到的部门和职位。如果调配的员工在原部门担任主管的话，则提示该员工是部门主管，原来部门主管为空，请重新指定部门主管。若调配的是普通员工，则提示是否确定人事调配。调配后按照该员工的新职位重新分配默认系统权限，主要流程如下图所示。

4．简历管理设计

由人事部员工从Email、人才市场或者公司网站上获取简历，然后通过指定的形式（上传文件或者Word编辑）提交到系统上，在提交的同时填写简历的相关内容（所投部门、职位、投简者姓名、时间、和学校等）。提交后各部门主管只能查看到投放本部门的简历。可以通过职位或者时间来进行查询，主要流程如下图所示。

5．奖罚管理设计

由人事部经理根据公司的奖罚制度对于表现突出员工给予奖励，对于有不良表现（如迟到，早退，旷工等）的员工惩罚，打印两份纸式文件给由当事人和部门主管签名。并把相应的数据保存到数据库中，以便计算当月工资和查看（可以选择根据时间或者部门进行查询）。

6．指定部门主管设计

主要目的是实现能从部门的所有员工中指定某位员工来担任该部门的主管（主要操作由公司总经理或者人事部经理完成）。用两个表格来分别显示已指定部门主管和未指定部门主管的部门相关信息。在已指定部门主管的表格中，要显示当前指定的部门主管的姓名，并且可以重新指定部门中的其他员工来担任该部门的主管。在未指定部门主管的表格中，可以指定该部门中的任何员工来担任部门主管。

7．部门设置设计

主要是实现部门和职位的添加、修改和删除等操作。由公司总经理添加部门，并且可以修改和删除部门名称（如果该部门中的所有职位都无员工的情况下才可以删除部门）。然后再往部门中添加职位，同样可以修改和删除职位名称，以及修改该职位的默认系统权限（如果该职位无员工的情况下才能删除职位）。

8．意见簿设计

主要方便员工对公司提出意见或者建议，公司总经理可以快速获取意见或者建议。通过公司员工的匿名意见，管理层可以直接看到公司了解员工对某一问题的倾向性和态度，在人事任免、业务规划、组织调整、文化建设等问题上得到第一手准确信息，从而做出正确选择，避免决策失误。

三、结束语

在一个公司的管理中，人事和财务是公司最主要的两大模块，本次设计只是对自动化办公系统中人事管理模块进行了分析，也就是说目前我们只完成了整个自动化办公系统的三分之一。在以后的设计中，系统应继续以应用为核心，以实用、易用、好用三大主线为出发点，充分考虑用户的实际需要和使用习惯，全面兼顾技术、应用与发展的和谐统一。

参考文献

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[3] 张建新.网络自动化办公系统分析与设计.科技资讯.2010；

[4] 曹建英.自动化网络办公系统的设计与开发.陇东学院学报.2011。