环境管理体系-记录控制程序

记录控制程序

1.目的:

通过控制环境记录的标识、查阅、归档、存盘、保管和处理等过程,以证明公司环境管理体系的适宜性及规范要求的符合性.

2.适用范围:

本程序适用于公司所有环境记录的管理

3.职责:

3.1行政部负责编制全公司《环境记录总表》

3.2环境记录各使用部门负责真实地填写环境记录(需清晰、正确和完整),并做好收集、整理、

储存工作。

4.0工作程序:

4.1环境记录表格控制:

行政部按以下规范对环境记录表格进行控制.

4.1.1在其它文件没有特殊规定的情况下,环境管理表格的编制、审核、批准权限分别为经

办单位、单位主管、管理者代表。

4.2环境记录表格的标识

4.2.1环境记录表格的标识: ER/XX-XX, ER--即代表环境表单的意思,前两个XX—代表文件

编号,后两个XX—代表流程序号。

4.2.2环境记录表格的更改或取消

4.2.2.1环境记录表格在执行的过程中, 如发现有不合理之处, 可由文件更改, 取消人提

出申请, 由原编制人批准后, 将《文件更改(取消. 新增或引用)申请单》连同已更改

好的表格及磁盘交于行政部具体办理.

4.2.2.2 行政部在收到批准后的《文件更改(取消. 新增或引用)申请单》和修改后的文件

后, 需修正版本号到原发送部门收回旧版本, 并将《文件更改(取消. 新增或引用)

申请单》附于正本前面一起存盘。

4.2.2.3行政部收到批准后的《文件更改(取消. 新增或引用)申请单》后, 如该文件要求

取消应立即通知使用部门销毁, 申请单应单独存盘或要求存盘的已取消文件一起保

存。

4.2.2.4 行政部保存环境记录表格的原件, 若使用部门需使用记录表格, 可到行政部领用

原件进行复印。

4.2.2.5环境记录表格每修改一次, 版本号递增一次。

4.3行政部制订《环境记录总表》, 注明各类记录的编号. 名称. 使用部门. 保存地点和保存

期限。

4.4环境记录各使用单位认真填写相应的环境记录, 所有记录应用签字笔. 钢笔或圆珠笔填写,

填写应正确. 完善, 并严格按规定期限保存, 以便具备对相关活动. 产品或服务的可溯性.

4.5环境记录按《环境记录总表》规定分散储存管理, 但由行政部进行统一管理.

4.6各储存部门根据《环境记录总表》规定的保存期限将过期的环境记录送行政部予以销毁.