使用word大纲视图

使用word大纲视图

2008-05-13 16:33

2008年03月10日星期一上午 10:37

对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清楚它的结构内容是一件比较困难的事。使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概。因为大纲视图可以清晰地显示文档的结构，如图6-8 所示。其中，文档标题和正文文字被分级显示出来，根据需要，一部分的标题和正文可以被暂时隐藏起来，以突出文档的总体结构。可以通过文档视图来浏览这个文档以把握文档的总体结构，然后再详细了解文档的各部分。

用户在创作一篇文档时，可以先在大纲视图中列出它的提纲和各级标题，然后再根据提纲逐步充实文档的内容。在大纲视图中，在每个标题的左边都显示了一个符号。表示带有下一级标题（包括子标题和正文）。表示不带有下一级标题。

正文是大纲中除标题以外的任何段落文字。在大纲视图中，段落左边的小方框，表示该段落为正文。正文可以看成是最低一级的标题。

要显示文档的大纲，首先切换到大纲视图。单击【视图】菜单中的【大纲】菜单项，或者单击水平滚动条中的【大纲视图】按钮，可以切换到大纲视图。

6.2.1 在大纲视图中组织文档

有两种方法可以组织文档大纲：

（1）使用大纲视图中输入标题的方法组织文档，在重新组织标题和子标题时，Word 会自动为标题设置内置标题样式。可以将该文档大纲折叠，以便只显示需要查看的标题。

（2）在大纲样式编号列表中输入标题和子标题。文字必须设置为内置标题样式。为各个标题指定大纲级别。由此建立分层结构的文档，然后可以在大纲视图或文档结构图中编辑该文档。这样可以不改变文字的显示方式。6.2.1.1 用输入标题的方式组织大纲

使用大纲视图组织新文档的过程是先输入文档的各级标题，在建立合适的文档组织结构后，再添加详细的正文即可完成文档的编辑。具体的操作步骤如下：

（1）建立新的文档，并切换到大纲视图中。

（2）输入各个标题，刚输入的标题Word 会自动设为内置标题样式“标题1”。输入完毕后，按Enter 键可以输入下一个标题。

（3）如果将标题指定到别的级别并设置相应的标题样式，可以利用【大纲】工具栏中的升降级按钮。也可以利用拖动标题前面的符号或的

方法来实现：如果想将标题级别降至较低级别，向右拖动符号；如果想将标题升级至较高级别，请向左拖动符号。

（4）在建立满意的文档组织结构后，切换到普通视图或页面视图以添加详细的正文内容。

如果向上或向下拖动符号，可以实现文档内容的移动，且该标题的从属标题和文字将也随之移动。也可以单击工具栏中的【上移】或【下移】按钮，把光标所在的段落标题上移或下移一个位置。

对于文档中采用的内置标题样式的标题，用户可以按住所选的编号格式为其自动编号。步骤如下：

（1）选定要编号的标题，如果一个标题被选定，那么这个标题的所属标题和文字也会同时被选定。

（2）单击【格式】菜单中的【项目符号和编号列表】菜单项，并在弹出的【项目符号和编号】对话框中选中【多级符号】选项卡，如图6-9 所示。

（3）单击含有【标题1】、【标题2】等字样的编号格式，然后单击【确定】按钮。Word 就会按照选定的编号格式为标题自动编号，如图6-10 所示。

如果自动编号有些格式不是很符合用户的要求，可以单击【项目符号和编号】对话框中的【自定义】按钮，对编号的格式进行修改到合意即可。6.2.1.2 为段落指定大纲级别

要在大纲视图中编辑文档，必须将文档设置为分层结构。上面介绍的将文本设置为内置标题样式格式，可以将文档设置为分层结构；为段落指定大纲级别也是一种为文档设置分层结构的方法。

使用大纲级别不会改变文字的显示方式（标题样式设置具体的格式，所以不同级别标题的显示不一样，而大纲级别设置“隐藏”的格式）。

为段落指定大纲级别的步骤如下：

（1）在普通视图中或页面视图中，选定想要设置大纲级别的段落，注意这些段落应该是正文文字级别，如果是标题级别，要先将其降为正文，再为其指定大纲级别。

（2）单击【格式】菜单中的【段落】菜单项，在弹出的【段落】对话框中选择【缩进和间距】选项卡，如图6-11 所示。

（3）在【大纲级别】的下拉式列表框中，选择所需的级别。

（4）单击【确定】按钮即可。

在为各个段落设置好大纲级别后，切换到大纲视图中，即可以看到各段按

大纲级别的不同分为不同的层次。

6.2.2 查看文档组织

在大纲视图中，可以将文档大纲折叠起来，仅显示所需标题和正文，而将不需要的标题和正文隐藏起来，这样可以突出文档结构，简化了查看文档的时间；而且还可以在文档中移动和重新组织大块文本。

只有设置了内置标题样式（标题1 到标题9）或大纲级别（1 到9 级）的文本才是可以在大纲视图中折叠和展开的。

要折叠某一级标题下的文本，请在【大纲】工具栏上单击要显示的最低级别的编号按钮。例如，单击【显示至标题3】按钮，则整篇文档只显示第一

级到第三级的标题，第三级以下的标题将被折叠而隐藏起来。

如果只折叠某一标题下的子标题或正文，请把光标移到该标题上，单击【折叠】按钮。单击一次，折叠最低的一级。

如果要折叠某一标题所有子标题和正文，双击该标题前面的分级显示符号

即可。如果要折叠所有的正文，请单击【大纲】工具栏中的【全部】按钮。

展开标题下的子标题和正文的方法同折叠的方法类似，要展开并显示所有标题和正文，单击【全部】按钮即可，如果要只显示正文的第一行，请单击【只显示首行】按钮，如图6-12 所示。正文的内容只显示第一行，后面用省略号来表示下面还有内容，只显示首行可以快速查看文档结构和内容。

如果要展开并显示某一标题下所有折叠的子标题和正文，双击该标题前面的分级显示符号即可。如果对某一标题下的折叠文本要一次展开一级，只要把

光标移到该标题上，然后单击【展开】按钮即可。6.2.3 在大纲中设置文本

格式

在大纲视图中，Word 监护了文本格式的设置，以便将用户的精力集中于文档结构。所以在大纲视图中的文本格式和在其他视图中是有所不同的。每一