如何管理电脑文件及文件夹

如何管理电脑文件及文件夹

我们有的人办公桌上的文件成堆，找的时候找不到，电脑内的文件也是放的乱七八糙，有的桌面上堆满了临时文件，文件夹的划分没有规矩，文件存放时又乱放，而且文件的版本也十分混乱，经常出现硬盘不够用的情况，实际上一个文件存了很多份，而且拷了一堆无用的文件在电脑里。事实上，我们真正需要的是坐下来，多动动脑子，想一想如何管理好自己的电脑了，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间。

一、目标：

文件能在15秒内找到；

文件归类合理；

没有无用的文件；

不同版本管理合理；

文件的备份及时。

二、具体做法

从硬盘分区开始，每一个分区放什么要十分清晰，一盘电脑分区为4个区比较好，C区用来放系统文件，D盘用来放置工作文件，E盘用来放个人文件和娱乐文件，F盘用来放备份文件或长期不用的文件。不同的文件不能乱放，当电脑重新做系统后，文件是全部不会丢的。

文件夹的设置：原则是不漏不重、命名简洁、设置合理。

不漏不重就是所有的事项都有相应的文件夹对应，既不漏掉，也不应产生重复。如果是偶然来的事项，不好归的话，我们可以设置一个其他文件夹；命名简洁，就是命名时很容易地看出里面是什么，而不是必须进去后才能知道，字数不宜太多，一般3-6个字即可；设置合理是指内部的文件数量要差不多，如果一个文件夹每年只有一两个文件，而一个文件夹一年产生了300个文件，则说明不太合理，将太少的文件夹合并，将文件太多的文件夹分开。按事项设置完了以后到每一个子项，如果是技术类的可以不分年，如果是管理类需要分年的尽可能的分成年代，一年一个文件夹，今后就非常好找。

一个分区设置文件夹不宜过多，一般限制在20个以内，对于一般的技术人员，如D盘主要放工作中的文件，按自己的工作分几个文件夹，对于一些临时收到的文件夹可以建立一个待办事项文件夹，当这个文件夹中的文档处理完了以后，就应该对于系统中的我的文档，可以放一些临时文档。

如果一个子文件夹虽然文件不多，但有个别文件太大，如一个2G，则将这些大文件不要放的太深，最好单独放置，可以设置一个专门的文件夹，这样备份的时候就比较好备份。

举例说明：

D分区（工作）

根目录:

部门管理

人力资源

收到公文

上级制度

部门制度

培训管理

技术监督

会议纪要

计划总结

政治学习

合同管理

参考资料

本人工作

个人情况

工作总结

技术报告

电话

常用规程

培训资料

照片及视频

照片素材

视频素材

做好成果

侍办事项

同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。

三、版本管理

在编各种文档时，我们一般均要进行多次的修改，这样就会出现不同的版本，一般情况下不要将旧的版本删除，而是编好相应的版本，均进行保留。在未正式成稿前，可以在文件名之后标上V0.1，V代表version版本，0代表这是草稿，.1代表这是草稿的第一版，如果草稿做了修改则为V0.2，依次类推，到了正式发布的第一版则为V1.0，发布后再改，小的改动我们可以在小数点后加，如V1.1说明正式发布版本有了较小的改动；大的改动可以在小数点前加，如V2.0则说明比V1.0有了较大的改动。这样就非常清晰明了。

四、经常整理

文件夹在使用了一段时间后，可能东西越来越多，也有时更换电脑，更换工作岗位，都需要整理电脑。这时候就需要进行整理，其坚持的原则是一样的，过期不用的原则上可以删除，但如果不是很大的文件我建议还是找个移动硬盘备份下来，也许今后用得到。

五、定期备份

必须养成定期备份的好习惯，而且应该是不同介质的备份。一般重要的东西可以在办公电脑上有一份，家里电脑有一份，在移动硬盘或光盘上再备一份，这些应永远不会丢了。

备份时要写明备份的时间等信息，并妥善保管备份介质。一般情况下半年或者有较大变动时需备份，一个星期进行一次增量备份。

六、其他技巧：

1、排序：如果经常访问的文件夹在后面，就在此文件夹前加一个“A”或“★”，这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面，而相对次要但也经常访问的，就可以加上“2”或“★★”，以此类推。

2、文件名要力求简短

虽然Windows已经支持长文件名了，但长文件名也会给我们的识别、浏览带来混乱。

能用数字命名的优先考虑数字命名，如：与时间有关的事件20130101，与学期有关2012-2013-1.

3、发挥快捷方式的便利

如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。

最重要的是：长期坚持。