企业行政管理规范

企业行政管理规范——企业行政管理体系基本要求

前言

改革开放以来，我国经济形式发生重大变化。特别是国有企业改制后，国内中、小企业如雨后春笋，遍地开花。这些企业的建立和发展，为我国经济的快速增长，发挥了巨大作用。但随着市场竞争的日趋激烈，特别是我国加入后，国内、外市场形式的瞬息变化，给本来就底子薄、经验少的国内企业，带来巨大挑战和压力。更有一些企业如昙花一现，消失在激烈的市场竞争中。

在本体系出台前，国家相关部门已先后出台了质量认证、安全认证、环保认证、计量认证等一系列与国际接轨的企业管理体系认证，给在探索中行进的诸多企业，特别是中、小企业，带来很大帮助。与之不同的是，在企业行政管理方面，受意识形态、历史、文化等诸多元素影响，我国企业难以硬套国外经验，而足以借鉴的国内成功经验又屈指可数，使得许多企业难以甚至忽略了对其的控制，给企业的健康、长久发展带来极大隐患。由此，结合我国国情以及对企业行政管理现状的大量科学调研，起草了《企业行政管理体系认证基本要求》。

本要求规范了企业行政管理体系基本要求，明确了企业行政管理的人、物、事、环境等基本要素和内容，建立规范、科学的具有不同企业特性的行政管理体系。

目录

企业行政管理体系基本要求 (4)

附件企业行政管理体系基本要素.................................••• (7)

企业行政管理体系基本要求

第一条根据《国务院对确需保留的行政审批项目设定行政许可的决定》的规定和对企业行政管理现状的大量科学调研，为规范企业行政管理体系的建立和实施，确保企业行政管理能够保障企业健康发展并得到有效控制，制定本要求。

第二条本要求适应于工业、商业中、小企业（大型以上企业可选）行政管理体系的建立和实施。

第三条企业应根据本企业实际情况，按照以下原则建立行政管理体系，并且得到有效实施：

（一）符合国家法律、法规规定和相关规范标准。

（二）能够对受管理的人、物、事、环境等，实施有效控制。

（三）管理方针、管理目标适合本企业实际情况。

（四）行政管理体系组织能够充分协调行使职责。

（五）管理体系责任人员职责、权限及各行政控制系统的工作接口明确。

（六）行政管理体系基本要素设置合理，行政控制系统、控制环节、控制点的控制范围、程序、内容、记录齐全；

（七）行政管理体系文件规范、系统、齐全；

（八）满足企业健康发展的需要。

第四条行政管理体系责任人员的要求如下：

（一）企业法定代表人（或其授权代理人）是承担行政管理体系运转的第一责任人，应当在管理层中任命1名副总经理(行政总经理)，协助最高管理者对行政管理体系的建立、实施、保持和改进负责，任命各行政管理体系责任人员，对行政管理过程中的各控制系统负责。

（二）行政总经理和各行政控制系统责任人员应当是企业聘用的相关专业人员，其任职条件应当符合岗位要求，并与企业签订了劳动合同，但是不得同时受聘于两个（含）以上的企业。

（三）行政控制系统责任人员最多只能兼任两个管理职责相互关联的行政控制系统责任人。

第五条企业应当编制行政管理体系文件，包括行政管理手册、程序性文件（管理制度）、记录等。行政管理手册应当由法定代表人（或其授权代理人）批准、颁布。

第六条行政管理体系的基本要素见附件。企业可以根据经营特色和行政控制的需要，设置行政管理体系的基本要素。但至少应当包括行政管理职责、行政管理体系文件、文件和记录控制、企业文化控制、办公事务控制、规章制度控制、人力资源控制、后勤事务控制、公共关系控制、管理改进等基本要素，并且还应当包括对企业生产、经营发挥行政管理作用的其他过程控制内容。

第七条企业应当定期对行政管理体系进行管理评审，并且做好评审记录。

第八条行政管理体系发生变化时，应当及时按规定程序修订行政管理体系文件，必要时对行政管理手册进行再版。

第十条本要求自颁布之日起施行。

附件

企业行政管理体系基本要素

1、管理职责

1.1行政管理体系组织

根据本企业实际情况，建立能够充分协调、高效发挥职责的行政管理体系组织。

1.2职责、权限和义务

规定法定代表人对行政管理负责，任命行政总经理和各行政控制系统责任人员。行政总经理应具有企业行政管理的相关知识和经验，具有行政管理体系建立、实施、保持和改进的管理职责和权限。

任命行政控制系统（如企业文化、办公事务、人力资源、其他主要过程控制系统等）责任人员，规定各行政控制系统责任人员以及需要独立行使与保证行政管理效能的相关人员的职责、权限和义务，明确各行政控制系统之间、行政总经理与各行政控制系统责任人员之间、各行政控制系统责任人员之间的工作接口和协调措施。

1.3管理评审

每年至少应当对企业行政管理体系进行一次管理评审，确保行政管理体系的适应性、充分性和有效性，满足企业发展需要的要求，并保存管理评审记录。

2、行政管理体系文件

行政管理体系文件包括行政管理手册、程序文件（管理制度）和记录文件（表、卡）等。

2.1行政管理手册

行政管理手册应当描述行政管理体系文件的结构层次和相互关系，并至少包括以下内容：

（1）术语和缩写；

（2）体系的适应范围；

（3）管理方针和目标；

（4）行政管理体系组织及管理职责；

（5）行政管理体系基本要素、行政控制系统、控制环节、控制点的要求。

2.2程序文件（管理制度）

程序文件（管理制度）应当与管理方针一致，满足行政管理手册基本要素的要求，并且具有可操作性。

2.3记录文件（表、卡）

管理记录应当符合企业特性，满足程序控制实施过程的需求。文件格式及其包括的项目、内容应当规范标准。

3、文件和记录控制

3.1文件控制

文件控制的范围、程序、内容如下：

（1）受控文件的类别确定，包括行政管理体系文件、外来文件、其他需要控制的文件等；

（2）文件的编制、会签、审批、标识、发放、修改、回收，其中外来文件控制还应当有收集、购买、接收等规定；

（3）行政管理体系实施的相关部门、人员及场所使用的受控文件为有效版本的规定；

（5）文件的保管方式、保管设施、保存期限及其销毁的规定。

3.2记录控制

记录控制范围、程序、内容如下：

（1）行政管理过程所形成的记录的填写、确认、收集、归档、贮存等；

（2）记录的保管和保存期限等；

（3）行政保证体系实施部门、人员及场所使用相关受控记录表格为有效版本的规定。

4、企业文化控制

企业文化控制的范围、程序、内容如下：

（1）企业文化责任部门的建立、建设和职能，企业文化责任人的职权、职责和义务。

（2）企业文化控制的目的（目标）和任务。

（3）企业文化应当符合企业特性，具有客观性、发展性、指导性、约束性、整体性、群体性、传播性和传承性等特性。