企业会计档案管理规章制度情况

企业会计档案管理规章制度情况

会计档案作为企业档案的重要组成部分,是维护企业经济利益、合法权益，记录和反映经济业务的重要史料和证据，企业需要建立完善的会计档案管理制度，这对企业的发展有很大帮助。下面爱汇小编整理的企业会计档案管理规章制度，供你参考。

一、会计人员要按照国家和上级关于会计凭证、会记账簿、会计报表、财务计划、单

位预算和重要的经济合同等会计资料，定期收集，审查核对，整理立卷，编制目录，装订

成册，由会计主管人员或指定专人妥善保管。

二、查阅会计档案，要严格办事手续。本单位人员调阅会计档案，要经会计主管人员

同意，外单位人员调阅会计档案，要有正式介绍信，经单位领导或财务负责人批准。批准

后要详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员姓名和工作单位、调阅理由、归还日

期等。调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制的，要经本单位领导同意。同时，认真登记档案查阅登记表，作存档处理。

三、会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时严格执

行安全和保密制度，除法律规定的单位领导同意外不得私自向外界提供或者泄露单位的会计信息。

四、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，执行建设单位会计档案

保管期限，即：会计凭证15年，银行存款余额调节表3年，现金、银行日记账25年，

其他明细账15年，涉及外事的永久保管。会计报表5年，年度会计决算永久。会计移交

清册15年，会计档案清册和销毁清册25年。

五、对保管期满的会计档案，应按照会计档案管理办法的规定，由财政部门和档案部门共同鉴定，报经批准后进行处理。对需要销毁的会计档案，要填写“会计档案销毁清册”。

六、撤消、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应根据不同情况分别移交给并入单位，上级主管部门或主管部门指定的其他单位接收保管，并由交接双方在移交清册上签名或盖单。

一、凡公司各个基层单位、部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定向本单位档案管理部门移交，集中管理，任何单位和个人不得将档案据为已有。

二、各基层单位、部门领导应重视各自单位文件资料的管理和档案立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

三、各基层单位、部门的档案管理工作由行政管理部负责监督和指导。

四、归档内容

1、凡是反映本单位、本部门工作活动、具有查考利用价值的原始文件材料(文字、图表、声像等)均属归档范围。

2、各基层单位、部门应归档的文件材料。

3、党和国家领导人及上级单位有关领导视察、检查本单位工作时有特殊保存价值的重要指示、讲话、题词、照片和录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

4、股东会、董事会、年度工作会议、总裁办公会、项目论证会、业务专题会议等重要会议的会议纪要、记录的成套文件材料以及会议形成的声像材料等。

5、颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

6、请示与批复文件。

7、年度工作计划、总结、参考价值的考察报告，重要工作汇报材料等。

8、领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，来自外单位的

与公司有关的文件材料。

9、员工花名册、员工个人信息档案、入离公司记录、劳动合同(协议)、薪酬制度，以及职务任免、职级评定、绩效考核、培训等人力资源管理工作中形成的文件材料。每年4月做归档封存。

10、财务预决算、财务凭证、财务账簿、相关财务往来协议、合同等。以上资料以3

至5年为期限视情况做存档。

11、组织机构、人员编制，各基层单位、部门批准执行的规章制度。

12、企业历史沿革，包括企业简介、大事记、反映企业重要活动、事件的剪报、荣

誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物宣传册及展览照片、录音、录像等文件材料。

13、月度(或季度)的工作综述、项目动态等文件材料的定稿，编印的企业要闻、简报

等刊物的定稿和印本，编辑出版物(企业报、企业杂志等)的定稿、样本。

14、解决法律纠纷问题形成的文件材料。

15、企业所有对外签订的各种合同、协议书。

16、固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证。

17、在购置大型办公设备中形成的凭证、协议合同、图纸、使用说明书等设备资料。

18、审计、考核及接受上级单位检查等活动中形成的重要文件。

19、外单位与本企业的工作来往文件等。

五、归档要求

1、公司各基层单位、部门应在每年三月底以前将上年度已办理完毕、

需归档的文件材料整理、鉴定、立卷，定期向档案管理部门移交。

2、公司各基层单位、部门必须严格遵守归档制度，在接收相关文件后的3个工作日

内做好文件资料原件的归档工作，不得无故延期或不移交应归档的文件材料。不能及时归

档的，或无法原件存档的，要做出相应说明。如因工作需要还需使用相关文件，应按先立

卷归档后再办理借阅手续。

六、档案的鉴定与销毁

1、行政管理部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，提出

存毁意见，经企业有关领导批准后，按规定进行销毁。

2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。若按规定需要销毁时，要

由二人以上并在指定地点进行监销，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，经报总裁

批准后方可销毁。

七、档案的借阅

1、公司各部门因工作需要，员工借阅本部门的业务档案需到行政管理部填写档案借

阅单，经直接上级批准后方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门主管同意或公司领导批准。

3、机密档案的借阅需经总裁(或分管副总裁)批准。

4、借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理人员要及时对归还的档案进行检查和

清点，并在登记薄上注销借用记录。

5、借阅的档案不得泄密、涂改、勾画、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需

要转借或携带档案外出时，须经相关领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，将由行政管理部视情况给予经

济处罚。