时间管理(讲师版)讲义

一天就是二十四小时，不多也不少；
不管你是谁，都是一样的； 所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以 致这段时间不允许而已； 时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值 得去做的事； “能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在
EDWARD· CARTER 是 BRORDWAY W· HALE 连锁店的创始人及现任的董事长，他从 1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连 锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间管理 的问题： “对我们大部分人而言，我们必须下达的最重 要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说。 我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力， 而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能 找人去做的事情，我绝不会自己去做”。
明确我们的目标
• 目标是我们的需求和愿望——我们想得到 什么。 • 它们应该直接源于我们的价值观。
第一步
• 请你写下你觉得重要并想要拥有的东西 （你
“要的”可能是有形的资产（如一栋房子）或无形资产（如一个美满的家 庭） ）
• 确定上面所列项目中最重要的五项
第二步：贡献与成就
• 当我发白日梦时，我看见自己做什么？ • 如果没有时间及资源的限制，我会选择做 什么？ • 什么是我未来对别人最重要的贡献？ • 我有什么已发展或未发展的才能？ • 有什么事是我应该去做，但往往用不同的 借口而放弃不干的？
间表上的事
时间的特性
• 供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况 下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无 法开源。 • 无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄 储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无 法节流。 • 无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说， 时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无 法取代的。 • 无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧 失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍 了时间，任何人都无力挽回。
案例：老王的故事
延
误
原
因
1、没有以第一时间把报告做好 2、打算做报告的当天 ——下属生病，代出席会议 ——上司紧急命令 —— 一些电话
拖延，没有界定缓急先后
—— 突发事件 —— 紧急事件 —— 被打扰 交通堵塞 不能自我约束 不能自我约束 不能自我约束 善忘 交通堵塞
3、下班回家
4 、看电视 5、放弃工作 6、赖床 7、没有带一些文件回家 8、上班
天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其 存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种 的时刻；收成的时刻……以及保持缄默的时刻，挺身讲 旧约圣经之传道书 话的时刻。
我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，
我们利用时间，否则时间利用我们。
“不能管理时间，便什么都不能管理”
杜拉克
“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时 间管理”就是“自我”管理； 很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题； 其实并没有所谓‘时间太多’或‘时间不够’的情形所在；
明确你的价值观
• 价值观是我们想和做的基本原则，它是进 行时间安排的最基本的因素。 • 我们有不同的价值标准，它们形成我们个 人特性的基础，也是我们进行时间管理的 基础。 • 大多数时候，我们根据自己的价值观采取 行动，虽然往往没有意识到这一点。
• 练习中的价值观：
–健康——看牙医，洗澡，等等 –家庭——给家里打电话，等等 –友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访 朋友，等等 –爱情——准备烛光晚餐，等等 –工作——简报，电视节目，会议，整理材 料，考试，等等 –金钱——夜间兼职的面试，等等 –兴趣——看演唱会，等等
时 间 管 理 (讲师版) 讲 义
2010.10.10 bj_kmyy@126.com
成 事 在 人
Talent makes the real difference!
计划、个人成效与时间管理
《计划、个人成效与时间管理》 是通过建立以价值为基础，从结果出发 的时间管理体系，使经理人学会从琐琐 碎碎的工作干扰及巨大的工作压力下中 解放出来，更大限度地实现工作与生活 的平衡，从而发挥个人成效，以充实、 美好的心态面对工作，用科学、实用的 工具与方法管理工作。
第四代
优点： • 集前三代时间管
理学于大成的时间 管理理论，侧重于 先做重要的事，而 非急迫的事 • 讲求多方面平衡 • 改变思想而非改 变行为
•人际关系较佳
• 时间安排不会太紧凑 或太复杂，会逐步完成 待办事项
缺点：
缺点：
缺点： • 价值观未必符合
自然法则 • 最重要的事因急 迫性与价值观而定
• 没有严格的组织架构； • 实现更多目标，却 未必满足真正的需求 • 因忽略组织规划而疲 于应付； • 最重要的事就是时 • 最重要的事就是眼前 的事
不紧急
紧急
不重要
重要
偏重第二类事务，结果 • 有远见，有理想
• 平衡
• 纪律 • 自制
不紧急
• 少有危机
紧急
不重要
重要
不紧急
偏重第三类事务，结果 • 短视近利 • 危机处理 • 被视为巧言令色
紧急
• 轻视目标与计划
• 缺乏自制力，怪罪他人 • 人际关系浮泛，甚至破裂
不重要
重要
不紧急
紧急
偏重第四类事务，结果 • 全无责任感 • 工作不保 • 依赖他人或社会机构维生
第三步：回顾有影响的人士
• 哪几位是在你一生中，对你有正面影响的 典范？为什么他们对你有这么重大的影响？ • 这些人士有哪些卓越的品质或贡献是你所 仰慕的？ • 还有哪些性格特征是你平日最佩服的？
第四步：生命中留下的影响
• 角色 家庭角色 工作角色 职业角色 生活角色 贡献宣言
潜意识训练
有计划有组织地进行工作
适 用 对 象
总经理、副总经理及各部门主管
Βιβλιοθήκη Baidu
时 间 管 理
课程目标
• 明确时间 的概念 • 了解时间 管理的误 区 • 具备时间 管理的能 力
课程内容
• • • • • 时间管理的概念 时间管理的误区 时间管理的原则 时间管理的工具 时间管理的建议
课程内容
• • • • • 时间管理的概念 时间管理的误区 时间管理的原则 时间管理的工具 时间管理的建议
合理地安排时间
• 帕累托原则 • 确保最关键的20%的活动具有最高的优先 级 • 避免将时间花在琐碎的多数问题上
课程内容
• • • • • 时间管理的概念 时间管理的误区 时间管理的原则 时间管理的工具 时间管理的建议
时间管理学的演变
第一代
优点：
• 重要事情发生时应变 能力强，有顺应时势的 变通能力；
第二代
优点： • 准时赴约做答应做
的事 • 通过制定目标与规 划，能完成较多事 • 因事先准备充分， 会议或行事较能发挥 实效
第三代
优点： • 能将价值观化为
目标与行动 • 能发挥短、中、 长期目标的效果 • 效率提高，时间 与自我更具管理技 巧
不重要
优先级排序
• 第二种分类
–发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在 的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的 住房。 –维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情 况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。
• 拿出《时间管理练习》，请先将它们按重 要任务和紧急任务的四种组合分类，再按 发展任务和维持任务分类，然后把它们按 重要程度排序。 • 对比现在的排序和上次的排序，两者有什 么区别吗？
四个影响时间效率的因素
• 人们并不尊重时间，他们不了解其重要 性 • 人们视时间为不可竭尽的资源，并未了 解其自然规律 • 人们不善于检查提高时间管理办法，不 知道“重要”与“紧要”之区别 • 有时间观念的人不善于控制时间，他们 不知怎样制定一个时间管理系统
• 请完成《时间管理练习》
课程内容
• • • • • 时间管理的概念 时间管理的误区 时间管理的原则 时间管理的工具 时间管理的建议
文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力
走出误区
1．积极 2．通盘考虑 3．按顺序做事 4．提前准备
课程内容
• • • • • 时间管理的概念 时间管理的误区 时间管理的原则 时间管理的工具 时间管理的建议
时间管理的原则
• • • • 明确目标 有计划、有组织地进行工作 分清工作的轻重缓急 合理地分配时间
请完成《时间管理能力自测题》
时间管理的误区
• • • • • 工作缺乏计划 组织工作不当 时间控制不够 整理整顿不够 进取意识不强
时间管理的误区
• 时间大盗有：
打扰 （电话或没有预约）
重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议
资料不完整或有所延误
• 墨菲定律 • “如何做”——实现目标的行动方案（途径、方 法等） • “如何分工”——各成员分别做什么，分别承担 什么样的责任 • “何时做”——准备时间、起止时间、进度安排 • “涉及范围”——涉及哪些部门、哪些地理范围 • “投入多少资源”——成本、费用、代价 • “应变措施”——考虑应付意外的对策
三、确立目标 事件构成了生命，目标决定成败与命运 目标的挑战 目标的特征：何为好目标，如何制定目标 四、把知识化为行动 制定个人行动计划
学 员 收 益
寻找并克服阻碍个人成功的障碍 学会设立目标掌握生活

分清效率与成效，培育成效观念 学会计划与授权技巧 理解制变，摆脱危机管理与工作压力 理解重要与紧迫的区别，学会专注 学会自我管理的实用工具 学习基本时间管理原则和技巧
• 发掘新机会 • 规划、休闲
不紧急
• 繁琐的工作
• 急迫的问题 • 有期限压力的计划
紧急
•
不速之客
• 某些信件
• 某些电话
• 某些电话
• 浪费时间之事 • 有趣的活动
不重要
• 某些信件与报告
• 某些会议 • 必要而不重要的事
• 受欢迎的活动
重要
偏重第一类事务，结果 • 压力
• 精疲力竭
• 危机处理 • 忙于收拾残局
制定计划的一般过程
• 1.围绕最终目标，明确当前目标范围 ☆要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域 ☆针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度 • 2.根据SMART原则，制定初步目标 ☆要点：使当前目标逐步成为好的工作目标 ☆针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则 • 3.根据历史数据，现实情况，修订目标 ☆要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调 整初步目标 ☆针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则 • 4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准 ☆要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺 ☆针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准
•
•
•
•
分清工作的轻重缓急
• 优先矩阵 • 二维分法
优先级排序
• 优先矩阵
–紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别 人的价值会减少甚至消失。 –重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将 取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务 的重要程度越高。
优先矩阵
重要
•
防患未然
•
危机
• 改进产能
• 建立人际关系
培 训 内 容
一、分辨个人的价值 时间管理是建立在价值基础上的选择 质变与应变：找到自己的价值和目标 效率与成效：建立成效观念 The enemy of the “best” is the good. 3D与传统结构下管理人员的习惯 价值和目标是决定轻重缓急的依据 二、时间管理技巧 寻找压力的来源：大脑负担 不同类型问题采取不同方法处理：4D 抓主要矛盾，系统化解决主要矛盾： 八二规则 优先矩阵：分辨重要与紧迫 阻碍生产力提高的十大障碍及相应对 策 安排日程 建立文档系统, 清理桌面 授权 工作的分解途径 吃大象原理 大脑图的运用及实例
制定计划的一般过程
• 5.制定相应行动方案 ☆要点：分析实现目标所需解决的问题 ☆针对点：考虑怎样做、技术路线问题 6.落实责任人、奖惩 ☆要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明确 相应的奖惩措施 ☆针对点：责任到位；奖罚分明 7.制订进度表 ☆要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等 ☆针对点：约束条件 8.分配资源 ☆要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量 ☆针对点：资源保证 9.审定计划 ☆要点：评价计划的完整性和可行性 ☆针对点：计划与最终目标的必然联系