WORD在教材编写中的一些应用技巧

ＷＯＲＤ在教材编写中的一些应用技巧
作者：王华伟
来源：《商情》2009年第21期
【摘要】WORD是由美国MICROSOFT公司开发的OFFICE办公系列软件中最常用的软件。

它适用于制作公文、信函、书籍、报刊、传真及个人简历等各种各样的文档。

是目前最受欢迎的文字处理软件。

【关键词】WORD 文字处理
随着教学改革的不断深化,校本教材的编写工作变得越来越重要。

在教材的编写过程中,使用最多的文字处理软件就是WORD。

在教材编写中经常会遇到如下几方面问题。

一、标点符号
在文本录入过程中,不经常使用电脑的人在录入文本的时候,不重视中英文标点符号的区别,其实英文标点符号是“实心”的,在文本中占1个字节,而中文标点符号是“空心”的,在文本中占2个字节,如:“,.,。

”等,前2个是英文标点符号,后2个是中文标点符号。

中英文标点符号使用的不正确,会给后期编辑造成很多不必要的麻烦。

其实设置中文标点符号的方法很简单,只要我们找到中文输入法工具栏就可方便的解决这个问题。

现以“智能ABC输入法”为例进行设置说明。

智能ABC输入法的工具栏,从左到右共有五个按钮,每个按钮又有两种状态。

在图1所示输入状态中,第一个按钮是中文输入状态,第二个按钮是标准编码方式状态,第三个按钮是半角状态(半角状态时数字和字母占1个字节,如123ABCabc。

全角状态时数字和字母占2个字节,如
123ABCabc。

半角和全角状态对汉字没区别,因为汉字本身就占2个字节,不受半角和全角的影响),第四个按钮是中文标点符号状态,第五个按钮是软键盘关闭状态。

当用鼠标单击各按钮时,会分别转换为图2所示输入状态,第一个按钮是英文输入状态,第二个按钮是双打编码方式状态,第三个按钮是全角状态,第四个按钮是英文标点符号状态,第五个按钮是软键盘打开状态。

其中软键盘共有13种,要想设置不同的软键盘,可直接右键单击第五个按钮,计算机将弹出如图3所示界面,用鼠标单击所需软键盘,即可得到想要的软键盘。

我们在编写教材时,希望输入状态为图1所示输入状态。

各个按钮转换方法是指向按钮,单击鼠标左键。

图3 13种软键盘
二、文本格式
在教材编写过程中,一般是先录入文本,最后再统一做格式设置。

不常使用电脑的人,对格式设置的重要性认识不够,认为只要能把文本录入到电脑就算完成任务,其实,格式美化工作是很重要的,如果录入的文本不符合常规的默认格式或指定格式,这会给后期编辑工作带来很大的麻烦,甚至会导致统稿者做多次重复劳动,比如,段落首行缩进2字符,按正常操作是:先选中全文,再利用鼠标单击【格式】菜单下的【段落】命令,打开【段落】对话框,如图5所示,在【特殊格式】下的下拉列表中选择“首行缩进”,在【度量值】下选择“2字符”。

单击【确定】按钮。

有些操作者没有使用格式设置,而是输入两个空格,这是不符合常规格式要求的。

在文本编辑中主要涉及到两种格式,一种是正文格式,另一种是标题样式。

图4 字体格式对话框
1.正文格式
正文格式一般包括字符的格式和段落的格式。

字符格式又包括字体、字号、字形、颜色、底纹、边框、下划线、着重号、字符间隔等。

段落的格式又包括水平方向上的五种对齐、四种缩进和垂直方向上的段前、段后间距及行间距以及边框、底纹等。

正文格式的设置方法是:
第一步,选中全文。

在正文左侧的文本选择区三次单击鼠标左键或使用Ctrl+A或使用鼠标框选完成选中全文。

第二步,利用【格式】菜单下的【字体】和【段落】对话框,进行字符和段落格式的设置,见图4、图5,或利用【格式】工具栏进行设置,见图6。

图5 段落格式对话框
图6 格式工具栏
2.标题样式
WORD的标题样式有9个级别,每一种标题样式又可以根据需要进行修改。

在教材编写中一般使用标题1、标题2、标题3、标题4就够用了,如标题1用于设置每章的名称格式,标题2
用于设置每节的名称格式,标题3用于设置每个大知识点的格式,标题4用于设置图标及表格标题的格式。

利用标题样式的好处是整本教材格式统一,层次分明,易于检错。

有利于目录的自动生成。

(1)标题样式的设置方法
第一步,显示文档的结构图。

单击【视图】菜单下的【文档结构图】命令。

第二步,选中第一章的名称内容,单击【格式】工具栏中的【样式】下拉列表,单击【标题1】样式。

第三步,选中第一章的名称内容,双击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮,对全文各章的名称内容进行格式设置。

结束时单击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮。

第四步,选中第一章中第一节的名称内容,单击【格式】工具栏中的【样式】下拉列表,单击【标题2】样式。

第五步,选中第一章中第一节的名称内容,双击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮,对各全文各节的名称内容进行格式设置。

结束时单击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮。

第六步,选中第一章第一节中的第一个大知识点的名称内容,单击【格式】工具栏中的【样式】下拉列表,单击【标题3】样式。

第七步,选中第一章第一节中的第一个大知识点的名称内容,双击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮,对全文各节中的大知识点的名称内容进行格式设置。

结束时单击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮。

第八步,选中全文第一个插图名称或第一个表格标题,单击【格式】工具栏中的【样式】下拉列表,单击【标题4】样式。

第九步,选中全文第一个插图名称或第一个表格标题,双击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮,对全文各插图名称或表格标题进行格式设置。

结束时单击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮。

经过以上正文格式和标题样式的设置,一本书的格式就基本设置好了。

(2)自动插入目录
第一步,将光标移到全文第一行或全文最后。

第二步,单击【插入】菜单下的【引用】子菜单下的【索引和目录】命令,打开【索引和目录】对话框,如图7所示。

第三步,在【索引和目录】对话框中,选择【目录】选项卡,设置【显示级别】为2级,【制表符前导符】为,其它默认,单击【确定】按钮。

完成全文目录的插入。

图7 索引和目录对话框
三、添加页眉和页脚
如果在WORD文档中创建了页眉、页脚,那么在默认情况下,一篇文章从头到尾的页眉页脚都是一样的。

但有时,我们还需要根据不同的章节内容而设定不同的页眉页脚。

有的朋友将不同的章节分别保存成不同的文件,然后再分别给每个文件设定不同的页眉页脚,操作起来很麻烦。

在编写教材时,我们需要把全书保存成一个文件,并常常希望目录和正文具有不同的页眉和页脚,正文的不同章节、奇数页和偶数页也具有不同的页眉和页脚。

要在同一个WORD文件中插入这些不同的页眉和页脚,如何操作呢?简单的方法就是在文章中插入多个分节符来分隔,然后分节、分奇偶页进行页眉、页脚的设置。

首先,文件必须先分节。

然后,单击【文件】菜单下的【页面设置】命令,打开【页面设置】对话框,选择【版式】标签,在【页眉和页脚】中选择【奇偶页不同】选项,如图8所示,单击【确定】按钮。

最后,在不同节中插入不同的页眉和页脚。

下面就以数控实训教材为例向大家介绍具体的操作方法。

在本实例中,我们准备将目录部分的奇数页页眉设为“数控机床实训”,偶数页页眉设为“数控机床实训目录”。

从正文开始再按具体的章节内容分别设置页眉,数控车床篇的奇数页页眉设为“数控车床实训”,偶数页页眉设为具体的章节内容。

数控铣床篇的奇数页页眉设为“数控铣床实训”,偶数页页眉设为具体的章节内容。

数控线切割篇的奇数页页眉设为“数控线切割实训”,偶数页页眉设为具体的章节内容。

具体操作步骤如下。

第一步,用WORD打开“数控实训教材”文件。

第二步,先不要急着设置页眉,而是将光标分别定位于每个需要使用新页眉的位置,然后单击【插入】菜单下的【分隔符】命令,弹出【分隔符】对话框,在对话框中选中【分节符类型】中的【下一页】选框后单击【确定】按钮,并以此为例对整个WORD文档进行分节处理。

第三步,单击【文件】菜单下的【页面设置】命令,打开【页面设置】对话框,选择【版式】标签,在【页眉和页脚】中选择【奇偶页不同】选项,单击【确定】。

第四步,整个WORD文档分好节以后,就可以单击【视图】菜单下的【页眉和页脚】命令进入页眉编辑模式了。

按要求输入首页即奇数页页眉“数控机床实训”。

第五步,在【页眉和页脚】工具栏中单击【显示下一项】按钮,跳转到下一页即偶数页页眉处。

按要求输入好偶数页页眉“数控机床实训目录”。

细心的朋友一定会发现,此时的页眉处已和第四步有所不同,由“奇数页页眉–第1节”变为“偶数页页眉–第1节”,这些文字说明,刚才插入的两个不同的页眉是在第一节中奇数页和偶数页中分别插入的。

第六步,在【页眉和页脚】工具栏中单击【显示下一项】按钮,跳转到下一节的页眉处。

细心的朋友会发现,此时的页眉处已和第五步操作结果有所不同,不仅节码由第1节变成了第2节,偶数页页眉变为奇数页页眉,而且右上角也多出了一个“与上一节相同”的字样,如图8所示,此时,我们应该先在【页眉和页脚】工具栏中单击【同前】按钮,切断第2节与前一节的页眉内容联系,然后再删除原有的页眉“数控机床实训”,输入第2节的奇数页页眉“数控车床实训”。

效果如图9所示。

图8 插入第二节奇数页页眉前
图9 插入第二节奇数页页眉后的效果图
第七步,剩下的操作以此类推,每完成一个章节的页眉后就单击一下【显示下一项】按钮和【同前】按钮,再对下一章节进行设置,直到完成整个文档的编排。

这种方法操作快速,而且所有的页眉均保存在同一个文件中,也方便进行存档。

同时,页脚也支持这种多级设定,具体操作方法与页眉相似,本文不再赘述。

现在教材的编写工作大多是团队合作模式,编者们要遵从一个统一格式,这样主编在统稿时才会得心应手,节约时间。

以上三点,在教材编写的过程中处于很重要的位置,希望对大家有所帮助。