境外秘书对中国秘书工作的启示

境外秘书对中国秘书工作的启示
境外秘书概况这门课程主要介绍国外和港台地区的秘书和秘书工作的一些情况，着重介绍国外重要的资本主义国家，如美国、英国、法国、德国、俄罗斯、日本等国家的秘书和秘书工作。

而本文将从秘书工作内容方面着笔，通过比较、分析来总结境外秘书工作对中国秘书工作的启示。

从《境外秘书概论》这本书中可以了解到，香港的秘书工作内容有明确的种类级别划分，因为类别或是等级的不同，所以其秘书工作内容也大相径庭。

香港秘书大致可分为：一般秘书、行政秘书、公司秘书、董事会秘书、公务员型秘书5种秘书类型。

一般秘书从事的通常是日常事务，通过培训具备一定的基本秘书相关工作技能，要求不高。

而只有先做一般秘书，累计工作经验和一定学历，公司才提升为行政秘书，所以说一般秘书和行政秘书是根据工作经验及能力划分的。

公司秘书是需要通过英国ＩＣＳＡ考试才能领牌上岗，也是需求量最大的秘书种类，所以在秘书工作内容方面要求高，工作压力也很大。

董事会秘书和公司秘书必须具有5年以上秘书工作经验，且具有“高级秘书“证书。

公务员型的秘书要有较高级的文凭，经过专门的考试，其薪金也按公务员对待，同大学教授差不多。

虽然台湾在秘书种类上按照性质、性别和职能同样进行了划分，工作内容因种类不同也有所不同，但是大体上的工作内容有接听电话、安排约会、接见、信件书信处理、公文处理、档案及资料管理、会议筹备安排管理、主管公务旅行安排、办公室行政管理、公共关系等。

在《秘书实务》一书中大陆秘书工作分为三大块，第一块为政务性工作：调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、督查工作、议案、建议和提案工作、文字工作。

第二块为业务性工作：文书工作、档案工作、资料工作、会务工作、信访工作、保密工作、网站管理、谈判事务和公关工作。

第三块为事务性工作：日常安排和时间管理、随从工作、通讯联络、接待和礼仪、值班和突发事件处理以及机关日常事务。

大陆的秘书工作与台湾的秘书工作内容有一定的相似处，但是较之更为完善。

台湾秘书工作每项工作内容都有严格的工作要求和严谨的工作程序，体系较完
善。

因而，大陆秘书工作在学习借鉴中依然要扬长避短，台湾实施的是资本主义制度，所以大陆在汲取优点过程中一定要注意与本国国情实际情况相结合。

美国的秘书工作极具有代表性和典型性，这是针对其长久的秘书理论与实践而言的。

美国秘书工作的划分比之香港台湾更为细致和完善，这方面大陆应重点分析和学习。

美国秘书的种类较多，可分为：政府秘书、经理秘书、公司秘书、行政秘书、通信秘书、法律秘书、医务秘书、技术秘书、财经秘书、教育秘书、驻国外机构秘书。

政府秘书，这类秘书需先取得打字、速记证书，再参加秘书考试；经理秘书，协助经理全面负责秘书及行政事务，制定有关计划，监督完成，有的还兼管人事。

这种秘书的要求很高，需对公司的结构、政策、程序十分熟悉；公司秘书，其职责是监督、管理公司财务、人事、对外联络；同各部门联系、协调；向董事会汇报、答复质询等；行政秘书，按职权可分为属于领导职务的如秘书长和一般行政秘书两类，一般行政秘书工作与台湾秘书工作内容相似。

而通信、法律、医务、技术、财经、教育和驻国外机构秘书的工作内容与其工作性质紧密联系，对其工作体系有深度了解和把握。

在《秘书学概论教程》中，大陆秘书类型第一、根据服务对象和薪酬来源划分，可分为公务秘书和私人秘书。

第二、根据秘书的具体分工可分为文字秘书、行政秘书和事务秘书。

第三、根据秘书才能特长划分为参谋型秘书、文字型秘书、事务型秘书、公关型秘书以及专业型秘书。

由此可见，大陆秘书与美国秘书发展程度还有很大差距，美国秘书工作的细分或者说职能专业化体现了其秘书工作程度的成熟，这点也是由其经济发展水平决定的，在中国发达地区，如北上广一线城市可引进使用。

英国秘书工作职能有信息沟通、文件资料处理、日常公务办理以及财务辅助。

工作内容粗中有细，体系不像美国那样繁杂这可能是由于英国的人口较少，社会关系较简单所决定的，对于大陆秘书工作的启示体现在其简单的形式和高效的办事能力上。

值得大陆秘书工作注意的是英国对于秘书的工作的重视还体现在成立不少的机构，负责从事秘书职业教育，如商业和技师教育委员会，伦敦工商会，彼特门考试学院和皇家艺术学院等。

法国的秘书工作体现在法国国家行政学院教学模式上，英国学生入学的第一年不在课堂上课，而是被安排到各级行政机构去担任见习行政人员。

学生担任“见习行政人员”，有职有权，甚至在上司不在时，有权处理公务，可以主持一般的“公民接待”，也可以根据有关规定签署某种法令、决定。

实习结束后写论文，把实践上升成理论为以后真正的秘书工作夯实基础。

这种独特的教学方法，真正遵循了“实践——理论——实践”的原则，符合应用学科的教学特点，能在较短的时间内培养出和知识扎实、理论水平和动手能力较强的高级秘书人才。

法国国立行政学院对“秘书→文官→中高级官员”培养一体化的思路，对优秀青年进行专门教育的体制、理论密切联系实际的教学方式等，有很多地方是值得我们借鉴的。

俄国苏联机关秘书的职能，大体分为两个方面：一是公文性事务；二是非公文性服务。

秘书的文书工作一般有三种方式，即集中式、分散式和混合式。

秘书的非公文性服务内容包括完成领导人交办的各种事务，如安排会见、组织会议、为会议提供服务、检查会议（通过的）决议的执行情况等。

这里，中国秘书工作值得学习的是其秘书文书工作设计的科学性。

日本秘书工作较很多国家存在的明显优势是：细。

不管是在秘书工作中，还是在个人的衣着打扮、言谈举止上，日本秘书工作的“细”体现在各个方面，这是中国秘书工作应该铭记和重点学习的地方。

它不是由经济水平和社会发展程度决定，而是依靠秘书本身的态度或者是社会整个环境塑造决定的，中国秘书是否能把自己身为秘书代表企业形象的这种意识深刻贯彻到平时的生活学习上，是中国秘书像向日本秘书学习把握的重点。