重大活动与专项工作档案的整理
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管理办法 （ 试行 ）》，对如何进一步做好专项工作档案管理提 出了建议 。 关键词 ：档案整理 ；重大活动 ；专项工作档案
任何一份档案 留存下来都会有价值 ， “ 完整 ”是 档案 整理工作的一项 原则 ，但要想把所有 的档案 都保 管起来 留给 后人 ，实 际是 做不到的 。那么选取有 代表 性 的地 区 、行业 、单位 、事件和 个人 ，对其档案进行 重点管理 ，可能是不得 已 ，但也 可能是最为有效 的办 法 。专项工作档案就是这种挑选的结果之一。
顾 名思义 ，专项工作档 案就是 指上述 专项工作 中直 接形成 的 ，对国 家和社 会具有保存价值 的各种 门类和 １５ 档案行政 管理 部 门采取 提前介入 、全程指导 、 载 体 的原 始 记 录 。专 项 工 作 档 案 的 具 体 内容 与有 关 重 ． 执法监督 等多种 形式 ，加强对 重大活 动档案工作 的管 大活动档 案管 理办法 中的要求 基本是一致 的。之所以 理 ，并派 出骨 干人员专 门帮助收 集 、整理重大活动档 提 出专 项 工 作 档 案 的 概 念 ，而 不 笼 统 地 称 重 大 活 动 档 案 。一些档案馆还 派人 直接参与拍摄形 成重大活动照 案 ，主 要 是 考虑 重 大 活 动 的外 延 太 大 ，有 些 重 大 活动 片 、录音 、录像 档案。 其 实就是 一些 部 门 的正常 工 作 ，档 案馆 不可 能也 没
福建 、新疆 、宁夏等 省区相继 以政府 令的形式 出台了
省 级 重 大 活 动 档 案 管理 办 法 。 １ ３ 许 多 地 方 还 制 定 有 重 大 活 动 档 案 登 记 备 案 办 ． 法 ，有的还将重 大活 动档案登 记备案列 入了档案行政 管理部门的行政 许可 事项。
１４ 重 大活 动发生后 ，档案行政管 理部 门往往 或单 ． 独或联合有关主管部 门制定下发有关活动 文件 材料收
集 归档 范 围和 保 管 期 限 的 业 务 文 件 。
所谓专项工作 ，指在特定时期 ，在一定行政 区域 经济社会发 展进程 中 ，政治 、经济 、社会 、文化 各个 领域发生 的 ，涉及单位多 、社会影响大 ，主管单位不 易 确 认 ，社 会 方 方 面 面 共 同参 与 的 重 大 活 动 。专 项 工 作 包 括 突 发 性 事 件 ，如 防 治 非 典 型 肺 炎 、汶 川 大 地 震 等 ；也包括 党和 政府有组织 、有 汁划开展的一些重要 活 动 ，如保持共 产党员先进性教 育活 动 、深入学 习实 践科 学发展观活 动等。在我们 日常工作 中遇到的专项 工作 ，更 多的是 一些 “ 节会”活动和 “ 创建 ”活动 。
２８
１
辎嚣管 理
ｒ ０
ｌ
总第１ ７ ８ 躲
专家讲座 鞠
必要为所有 的重大活动都单设全 宗 。
时抽调 业 务骨 干 ，深入 普查工作 一线 ，齐抓 共管 ，完 基 于 专 项 工 作 的特 殊 性 ，专 项 工 作 档 案 的 特 点 可 以 成全市 既往有偿 供血人 员普查文 件材料 的归档工作 。 归纳为 以下几 条 ： 这个通知 在全市 艾滋病 防治暨既往 有偿供 血人员普查 工作 会 议 上 印发 ，普查 资料 归档 与 普 查工 作 同 时布 ２ １ 综 合性 。专项工作往往 涉及多个 主管部 门 ，在 某 置 ，为 全 市 普 查 档 案 工 作 奠 定 了 好 的 基 础 。 ． 第 二步 ，在 普查工 作 中 ，与市卫生 局密切 配合 ， 个 特定时期 或阶段 ，它是一个 地方 党委 、政 府的 中心 工 作 或 重 点 工 作 ，甚 至 会 成 为 党 和 国 家 的 中 心 工 作 。 全 市 统 一 制 作 了 村 级 入 户 调 查 表 ，统 一 填 写要 求 ，既 工 作 面 广 、线 长 ，使 其 形 成 的 档 案也 具 有 综 合 性 。 做 到 了 统 计 表 格 完 整 规 范 ， 又 保 证 了 调 查 内 容 的 翔 实 ；统 一要 求 用碳 素 或 蓝 黑 墨水 钢 笔等 耐 久 字迹 材 ２２ 社会性 。专项工作社会 影响一般 比较 大 ，在其发 料填写入 户调查表 ，力争从 源头上保 证普查档 案的质 ． 生后很快会 成为社 会关注 的热点和新 闻媒体 报道 的焦 量 ，为 普 查 档 案 的 长 期 保 存 打 牢 基 础 。 第三 步 ，在调 查 摸 底 的基 础 上 ，在 普 查 工作 后 期 ，研 究 制 定 了 更 为 具 体 的 《 作 市 既 往 有 偿 供 血 人 焦 员 普 查 档 案 归 档 范 围 、保 管 期 限 表 》 ，按 照 这 次 普 查 的几 个 阶段 （ 员培 训 、入户调查 、样品采集 及检 动 测 、资料录入 、总结验 收 ），分 别明确 了市档案 馆 、 县 市区档案馆 和市 、县 两级疾病 预防控 制 中心接 收档 ２ ３ 阶段性 。专项工 作具有 明显 阶段性 ，短 的有两三 案 的内容和保管期限 。 ． 个 月时间 ，像 领导考 察可能就 几天 ，长的则会 持续两 第 四步 ，进 一步提 出了 《 于做好 既往有偿供 血 关 三 年 ，在 这 一 时 期 内文 件 材 料 集 中产 生 ，数 量 较 大 。 人 员 普 查 档 案 整 理 工 作 的 通 知 》 ，经 市 档 案 局 、市 卫 生 局 领 导 审 核 把 关 ，由 市 普 查 领 导 小 组 负 责 人 签 发 ， 于 ９ ７ 以 明 传 电 报 形 式 下 发 各 县 市 区 。 一 是 明 确 月 日 ２４ 临时性 。专项工 作开始后 ，由于工 作头绪 多 、任 ． × 务 重 ，往往要 成立一个 由地方 党委 、政府 领导牵头 的 各级普 查办公 室要单设 全宗 ，全 宗 名称统 一定为 “ Ｘ Ｘ既 往 有 偿 供 血 人 员 普 查 办 公 室 ” ，档 案 整 理 结 束 领导 小组 ，并 设立办公 室挂靠在 某个政府 职能部 门 。 但其 成员多数是 从外单位 抽调而来 ，特别 是办公 室 中 后 ，由各级普查 办公室 向 同级 国家综合档 案馆移交 。 普 熟 悉 档 案 和 档 案 工 作 的人 员 少 之 又 少 ，活 动 一 结 束 ， 二 是 明 确 “ 查 档 案 ” 包 括 文 书 档 案 、电 子 档 案 和 照 片档案 。三是 明确文书 档案按照 《 焦作市 实施 （ 归档 人 员各 回各家 ，档 案如不及 时整理很 容易散 失。 文件整 理规则 ）试行办 法 》进行整 理 ；电子 档案要 刻 ２５ 探索性 。专项工 作 ，特别是一 些突发事件 没有规 录成 只读光盘 ，并编制 电子档案 目录 ；照 片档案应使 ． 律 可 循 ，档 案 工 作 无 成 功 经 验 。文 件 材 料 归 档 范 围 、 用 国 家 规 定 的照 片 档 案 装 具 。 四 是 明 确 文 书 档 案 按 件 进行整 理 。其 中 ， 日报 表 、周报表 可分 为汇总上报表 保管期 限 、管理 层级 、档 案最终移 交 以及 如何利 用档 和下级 报送报表 两种 ，上报表可装 订为一件 ，下级报 案为 中心工作服 务等 ，都 有很 多新 情况 、新特点 ，需 送的 区分报送单 位各装 订为一件 ；入 户调查表 ，在农 要 探 讨 、研 究和 不 断 完 善 。 村可按 行政村村 民小组 ，在市区可按 社 区居 民楼院 ， 并 结 合 厚 度 ��
。
通过 明文规定各承办 单位 （ 包括新 闻单位 ）的职 责 ，以及档案行政 管理 部门 （ 或档 案馆 ）直接参与形 成 、收集 重大活动 档案等形式 ，重大 活动档案 “ 收集 难 ”的问题 已基本得 到解 决 。但 因重大活 动的范围界
定 过 宽 ，对 “ 理 ” 的要 求 又 太 过 笼 统 ， “ 大 活 动 整 重 中形成 的全 部档案 独立 构成全宗”的要求无法完 全落 到 实 处 。对 此 ，后 来 制 定 重 大活 动 档 案 管 理 办 法 的 省 区 ，有 的 已 经 注 意 到 并 加 以 改 进 。 如 新 疆 的 办 法 规 １ 重大活动档案管理的现状 定， “ 有连 续性的重大活 动 ，可以将历届 重大活 动中 形成的档案构 成一个全宗 ”。山西的办法规定 “ 一个 １１ 在一些 省市地 方性 档案工作法规 中，明确 写有 ． 重大活动档案管理 的内容 ，这为档案行政 管理部 门加 单位承办的 重大活 动 ，其档案 归入本单位档案全 宗 ， 保 管期满后按规定 向 同级 国家综 合档案馆移交 ” ，而 强对 重大活动档案 的管理提供 了法律依据 。 对 “ 两个 以上单位联 办的跨部 门 、跨行 业 、综合性的 重 大 活 动 ” 和 “ 时机 构 承 办 的 重 大 活 动 ” 如 何 设 置 临 １２ 不 少 地 方 专 ｆ 出 台 了 重 大 活 动 档 案 管 理 办 法 。 ． Ｊ 全 宗 没再 作硬 性 规 定 。 ２ ０ 年 ４ １ ，全国 第一个 对重大 活动 档案 管理进 ０５ 月 日 行规范 的省级政府规章 《 浙江 省重大活动档案管理 办 法 》正式施 行 。此后又有 云南 、湖北 、四川 、山西 、 ２ 专项工作档案及其特点
爨 专家讲座
重 大活动 与专项 工作档 案 的整理
≯ 李兴利
摘 要： 重大活动和重大活动档案都是社会关注的焦点，但档案馆没必要也不可能为每
次重大活动都独立建立档案全宗。 本文通过案例， 介绍了档案行政管理部门在重大活动。 档案收集与整理中的做法， 出了专项工作档案ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ概念， 提 并结合 《 河南省重大活动档案
任何一份档案 留存下来都会有价值 ， “ 完整 ”是 档案 整理工作的一项 原则 ，但要想把所有 的档案 都保 管起来 留给 后人 ，实 际是 做不到的 。那么选取有 代表 性 的地 区 、行业 、单位 、事件和 个人 ，对其档案进行 重点管理 ，可能是不得 已 ，但也 可能是最为有效 的办 法 。专项工作档案就是这种挑选的结果之一。
顾 名思义 ，专项工作档 案就是 指上述 专项工作 中直 接形成 的 ，对国 家和社 会具有保存价值 的各种 门类和 １５ 档案行政 管理 部 门采取 提前介入 、全程指导 、 载 体 的原 始 记 录 。专 项 工 作 档 案 的 具 体 内容 与有 关 重 ． 执法监督 等多种 形式 ，加强对 重大活 动档案工作 的管 大活动档 案管 理办法 中的要求 基本是一致 的。之所以 理 ，并派 出骨 干人员专 门帮助收 集 、整理重大活动档 提 出专 项 工 作 档 案 的 概 念 ，而 不 笼 统 地 称 重 大 活 动 档 案 。一些档案馆还 派人 直接参与拍摄形 成重大活动照 案 ，主 要 是 考虑 重 大 活 动 的外 延 太 大 ，有 些 重 大 活动 片 、录音 、录像 档案。 其 实就是 一些 部 门 的正常 工 作 ，档 案馆 不可 能也 没
福建 、新疆 、宁夏等 省区相继 以政府 令的形式 出台了
省 级 重 大 活 动 档 案 管理 办 法 。 １ ３ 许 多 地 方 还 制 定 有 重 大 活 动 档 案 登 记 备 案 办 ． 法 ，有的还将重 大活 动档案登 记备案列 入了档案行政 管理部门的行政 许可 事项。
１４ 重 大活 动发生后 ，档案行政管 理部 门往往 或单 ． 独或联合有关主管部 门制定下发有关活动 文件 材料收
集 归档 范 围和 保 管 期 限 的 业 务 文 件 。
所谓专项工作 ，指在特定时期 ，在一定行政 区域 经济社会发 展进程 中 ，政治 、经济 、社会 、文化 各个 领域发生 的 ，涉及单位多 、社会影响大 ，主管单位不 易 确 认 ，社 会 方 方 面 面 共 同参 与 的 重 大 活 动 。专 项 工 作 包 括 突 发 性 事 件 ，如 防 治 非 典 型 肺 炎 、汶 川 大 地 震 等 ；也包括 党和 政府有组织 、有 汁划开展的一些重要 活 动 ，如保持共 产党员先进性教 育活 动 、深入学 习实 践科 学发展观活 动等。在我们 日常工作 中遇到的专项 工作 ，更 多的是 一些 “ 节会”活动和 “ 创建 ”活动 。
２８
１
辎嚣管 理
ｒ ０
ｌ
总第１ ７ ８ 躲
专家讲座 鞠
必要为所有 的重大活动都单设全 宗 。
时抽调 业 务骨 干 ，深入 普查工作 一线 ，齐抓 共管 ，完 基 于 专 项 工 作 的特 殊 性 ，专 项 工 作 档 案 的 特 点 可 以 成全市 既往有偿 供血人 员普查文 件材料 的归档工作 。 归纳为 以下几 条 ： 这个通知 在全市 艾滋病 防治暨既往 有偿供 血人员普查 工作 会 议 上 印发 ，普查 资料 归档 与 普 查工 作 同 时布 ２ １ 综 合性 。专项工作往往 涉及多个 主管部 门 ，在 某 置 ，为 全 市 普 查 档 案 工 作 奠 定 了 好 的 基 础 。 ． 第 二步 ，在 普查工 作 中 ，与市卫生 局密切 配合 ， 个 特定时期 或阶段 ，它是一个 地方 党委 、政 府的 中心 工 作 或 重 点 工 作 ，甚 至 会 成 为 党 和 国 家 的 中 心 工 作 。 全 市 统 一 制 作 了 村 级 入 户 调 查 表 ，统 一 填 写要 求 ，既 工 作 面 广 、线 长 ，使 其 形 成 的 档 案也 具 有 综 合 性 。 做 到 了 统 计 表 格 完 整 规 范 ， 又 保 证 了 调 查 内 容 的 翔 实 ；统 一要 求 用碳 素 或 蓝 黑 墨水 钢 笔等 耐 久 字迹 材 ２２ 社会性 。专项工作社会 影响一般 比较 大 ，在其发 料填写入 户调查表 ，力争从 源头上保 证普查档 案的质 ． 生后很快会 成为社 会关注 的热点和新 闻媒体 报道 的焦 量 ，为 普 查 档 案 的 长 期 保 存 打 牢 基 础 。 第三 步 ，在调 查 摸 底 的基 础 上 ，在 普 查 工作 后 期 ，研 究 制 定 了 更 为 具 体 的 《 作 市 既 往 有 偿 供 血 人 焦 员 普 查 档 案 归 档 范 围 、保 管 期 限 表 》 ，按 照 这 次 普 查 的几 个 阶段 （ 员培 训 、入户调查 、样品采集 及检 动 测 、资料录入 、总结验 收 ），分 别明确 了市档案 馆 、 县 市区档案馆 和市 、县 两级疾病 预防控 制 中心接 收档 ２ ３ 阶段性 。专项工 作具有 明显 阶段性 ，短 的有两三 案 的内容和保管期限 。 ． 个 月时间 ，像 领导考 察可能就 几天 ，长的则会 持续两 第 四步 ，进 一步提 出了 《 于做好 既往有偿供 血 关 三 年 ，在 这 一 时 期 内文 件 材 料 集 中产 生 ，数 量 较 大 。 人 员 普 查 档 案 整 理 工 作 的 通 知 》 ，经 市 档 案 局 、市 卫 生 局 领 导 审 核 把 关 ，由 市 普 查 领 导 小 组 负 责 人 签 发 ， 于 ９ ７ 以 明 传 电 报 形 式 下 发 各 县 市 区 。 一 是 明 确 月 日 ２４ 临时性 。专项工 作开始后 ，由于工 作头绪 多 、任 ． × 务 重 ，往往要 成立一个 由地方 党委 、政府 领导牵头 的 各级普 查办公 室要单设 全宗 ，全 宗 名称统 一定为 “ Ｘ Ｘ既 往 有 偿 供 血 人 员 普 查 办 公 室 ” ，档 案 整 理 结 束 领导 小组 ，并 设立办公 室挂靠在 某个政府 职能部 门 。 但其 成员多数是 从外单位 抽调而来 ，特别 是办公 室 中 后 ，由各级普查 办公室 向 同级 国家综合档 案馆移交 。 普 熟 悉 档 案 和 档 案 工 作 的人 员 少 之 又 少 ，活 动 一 结 束 ， 二 是 明 确 “ 查 档 案 ” 包 括 文 书 档 案 、电 子 档 案 和 照 片档案 。三是 明确文书 档案按照 《 焦作市 实施 （ 归档 人 员各 回各家 ，档 案如不及 时整理很 容易散 失。 文件整 理规则 ）试行办 法 》进行整 理 ；电子 档案要 刻 ２５ 探索性 。专项工 作 ，特别是一 些突发事件 没有规 录成 只读光盘 ，并编制 电子档案 目录 ；照 片档案应使 ． 律 可 循 ，档 案 工 作 无 成 功 经 验 。文 件 材 料 归 档 范 围 、 用 国 家 规 定 的照 片 档 案 装 具 。 四 是 明 确 文 书 档 案 按 件 进行整 理 。其 中 ， 日报 表 、周报表 可分 为汇总上报表 保管期 限 、管理 层级 、档 案最终移 交 以及 如何利 用档 和下级 报送报表 两种 ，上报表可装 订为一件 ，下级报 案为 中心工作服 务等 ，都 有很 多新 情况 、新特点 ，需 送的 区分报送单 位各装 订为一件 ；入 户调查表 ，在农 要 探 讨 、研 究和 不 断 完 善 。 村可按 行政村村 民小组 ，在市区可按 社 区居 民楼院 ， 并 结 合 厚 度 ��
。
通过 明文规定各承办 单位 （ 包括新 闻单位 ）的职 责 ，以及档案行政 管理 部门 （ 或档 案馆 ）直接参与形 成 、收集 重大活动 档案等形式 ，重大 活动档案 “ 收集 难 ”的问题 已基本得 到解 决 。但 因重大活 动的范围界
定 过 宽 ，对 “ 理 ” 的要 求 又 太 过 笼 统 ， “ 大 活 动 整 重 中形成 的全 部档案 独立 构成全宗”的要求无法完 全落 到 实 处 。对 此 ，后 来 制 定 重 大活 动 档 案 管 理 办 法 的 省 区 ，有 的 已 经 注 意 到 并 加 以 改 进 。 如 新 疆 的 办 法 规 １ 重大活动档案管理的现状 定， “ 有连 续性的重大活 动 ，可以将历届 重大活 动中 形成的档案构 成一个全宗 ”。山西的办法规定 “ 一个 １１ 在一些 省市地 方性 档案工作法规 中，明确 写有 ． 重大活动档案管理 的内容 ，这为档案行政 管理部 门加 单位承办的 重大活 动 ，其档案 归入本单位档案全 宗 ， 保 管期满后按规定 向 同级 国家综 合档案馆移交 ” ，而 强对 重大活动档案 的管理提供 了法律依据 。 对 “ 两个 以上单位联 办的跨部 门 、跨行 业 、综合性的 重 大 活 动 ” 和 “ 时机 构 承 办 的 重 大 活 动 ” 如 何 设 置 临 １２ 不 少 地 方 专 ｆ 出 台 了 重 大 活 动 档 案 管 理 办 法 。 ． Ｊ 全 宗 没再 作硬 性 规 定 。 ２ ０ 年 ４ １ ，全国 第一个 对重大 活动 档案 管理进 ０５ 月 日 行规范 的省级政府规章 《 浙江 省重大活动档案管理 办 法 》正式施 行 。此后又有 云南 、湖北 、四川 、山西 、 ２ 专项工作档案及其特点
爨 专家讲座
重 大活动 与专项 工作档 案 的整理
≯ 李兴利
摘 要： 重大活动和重大活动档案都是社会关注的焦点，但档案馆没必要也不可能为每
次重大活动都独立建立档案全宗。 本文通过案例， 介绍了档案行政管理部门在重大活动。 档案收集与整理中的做法， 出了专项工作档案ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ概念， 提 并结合 《 河南省重大活动档案