公务文书写作的基础知识

今天我们从四个章节讲述公务文书的写作知识，第一章节：公文的构成；第二章节：公文撰写的组织；第三章节：公文的案例分析与研究；第四章节：写作研究。

第一章：公文的构成

第一节什么是公务文书

在日常工作中，有许多事情和问题需要文字材料来记载和表达，也就是日常生活中所说的文字材料。公文是文字材料中的一部分。

目前，在办公室里，人们常常会听到“文书”、“公文”、“文件”三个不同的称谓，这三个概念为什么会同时使用？这到底是怎么回事？它们之间有什么内在的关联？。

现在对上述三者称谓进行定义分析：

文书――从广意上来讲，是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料。

也就是说，一切书面文字材料，都可以称之为文书。常有“空口无凭，立此文书为据”的说法。“文书”一词在《汉书.刑法志》中就有叙述。

公文――是指公务活动中形成和使用的文书，或者说处理公务时所使用的文书称之为公文。

“公文”一词出现于东汉末年和三国时期，从此以后公文成为公务文书的统称。

文件――是指机关、团体、企事业单位之间，正式行使的具有统一格式和行文关系的公文。它是公文中的一部分，或者说是公文中的主要部分。“文件”一词清代末年才开始正式使用。

综上所说，文书、公文、文件这三个词的含义基本相同。但严格地说，它们之间即有含义宽窄之差，也有习惯称呼之别。三者之间的差别，不在其内涵，而在其外延。根据习惯的称呼，它们在不同的地方，或用文书，或用公文，或用文件。

我们习惯上说“文书工作”而不说“公文工作”或“文件工作”；习惯说“文书处理程序”而不说“公文处理程序”或“文件处理程序”；习惯说“中央文件”而不说“中央公文”或“中央文书”。习惯用语，是约定成俗的。在不同的地方使用，都表达了公务文书的含义。所以一般的来讲，办公室的文字材料都可称为公务文书（新闻报道稿除外）。

第二节公务文书的特点和作用

文书工作者只有对每一种公文的概念、特点、用途、结构、撰写的方法等有了认识。同时对不同类型的公文的基本特征、体式、要求等也熟悉掌握，运用自如，这样我们才能提高公文的撰写质量。

一、公务文书的特点

1.公文是由法定的作者制成和发布的

所谓的“法定的作者”――主要是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务的组织。说得通俗一点，就是指发文的名义。

2.公文具有法定的权威和效力

公文是为了实现特定工作和为了完成特定的现实任务而作的。这种特定效用又叫现实执行效用，简称现行效用或时效。公文的时效长短不等，没有统一的固定期限。

3.公文具有特定体式的处理流程

正是因为公文代表了制发机关的法定权威，所以制发公文是一件非常严肃的工作。为了维护公文的严肃性和处理公文的便利，规定了统一的文种格式。

二、公务文书的作用

1.法规作用

2.指挥作用

3.沟通商洽作用

4.宣传教育作用

5.凭证依据作用

第三节从事公务文书工作的原则和组织形式及起源

一、原则

1.及时

2.准确

3.安全

二、组织形式

1.集中形式

2.分散形式

3.混合形式

以苏州邮政局公文为例，主要是混合形式。如：会议通知、法律文本、对外（对上）相关文书、协商函、介绍信、月度工作任务书、局规局纪、各类文档（技术、财务会计）档案管理等是属于集中形式，由局（职能科室）以局文件字头编号下发。如：业务通知、业务通报、部门操作流程制定、部门规章制度等是属于分散形式，由各专业局（科室）以部门文件字头编号下发。

三、文书工作的起源

在我国文书和文书工作是同步产生的。从现在所掌握的资料分析来看，殷商时代的文书已经具有一定的格式，文书工作也有较细的程序，并建立了一些文书制度。

1.文书的形式：经历了以甲骨文书、简册文书、石刻文书、金文文书、到现代的纸质文书、电子文书。

2.文书内容：最早的文书内容：主要有王命、盟约、版图、会计统计等。现代的文书内容：函、通知、信息、方案、请示、报告、调查报告、经验材料、法律文本等。

3.文书的种类：古代有檄文、移书、书、盟书、制书、诏书等。现代文书种类有：令、咨、呈、示、状、函、信息、通知、报告、合同、文件、方案、工作任务计划书、经验材料、数据图表、电子文档等。

4.文书的演变：文书是随着政权的更替和社会进步，同步演变，以适应所处时代的政治需要。

下面列举部分中国古今文书演变，以便掌握它们之间的历史渊源。

檄文――即征召讨伐出师前的文告，是一种军事文书。古代凡遇有征战之时，或号召士兵，或颁布军纪，或表明出征目的，或揭露对方之罪行，皆用檄文。现在由通知、文件、方案、工作任务计划书等替代。

移书――古代国与国之间的一种公务往来的文书。移书类似现代公文中的函、介绍信等，是一种平行公文。目前，我国在外交上仍使用，叫国书。

书――即臣下对上有所陈述奏谏时用的一种公文。是一种上行公文。在现代公文中其表现形式主要有请示报告、汇报材料（上报经验材料、上报检查书、上报调查报告）等。

盟书――古代在兼并掠夺战争中，常常举行由霸主召集的盟会，盟会时订立的某种共同遵守的决定，称为“盟誓”，写成文书则称为“盟书”。在现代公文中主要有便条、收据、

合同、决定、纪要、合作协议书等。

到了秦代，秦始皇改命为“制”，令为“诏”。又出现了“制书”和“诏书”两种公文文种。

制书――黄帝颁布重大制度所使用的一种命令文书。它也用于告谕和责让官吏。

诏书――黄帝颁下的命令性文告。用途较广，如诏告群臣什么事情，答复群臣的奏请，皇帝去世或即位，以及其它需要诏告天下的事情等。

现代文书中的令、咨、呈、示、状五种新文体，是民国时期（1921年民国元年）颁布的公文程式条例，即《内务部颁发公文程式咨各部文》。

令――下行文，用于公布法规，任免官吏。

咨――平行文，平行机关往复公文，也称咨文。

呈――上行文，下级机关对上级机关的请示、报告文书，也称呈文。

示――俗称告示，即布告，是政府机关公开性的文件。

状――即人民群众对各级政府机关陈述和申述之文。

四、文书工作的机构建立

文书工作部门成为一个独立的工作机构是在西周时期。据《周礼.春官》记载：史官有大史、小史、内史、外史、御史等。大史掌国之六典，负责上下传达；小史掌邦国之志，并佐大史；内史掌书王命，地位最显要；外史掌书外令，负责发文；御史保管档案典籍，收受四方文书，此外，周王室还另设大宰，负责处理文书。周天子的命令由大宰颁下，下级单位的上行公文，也由大宰负责接受并协助周天子处理。

现代文书的工作部门：办公室、企划部、档案室，以及各部门文秘（内勤）岗位。

五、文书制度的建立

1.用印制度

春秋战国时施行用印制度。印章作信物，用于封官授权。古代用印文书称“玺书”。现代文书中用“公章”的称文件。

唐宋时期规定，印章盖在公文的落款处。这个制度一直沿用到现代。如有二纸以上连接，则盖在连接处。现代公文中出现这个制度最多的地方，是“合同文本”和“介绍信”，俗称“骑缝章”。

2.避讳和抬头制度

产生于秦汉时期。在文书中遇到皇帝的名字，必须避开，用其它同音或同义字代替，这就叫“避讳”。在文书中遇到“皇帝”等字眼，必须另起一行顶格书写，这就叫“抬头”。否则，视为违法犯纪，要受到惩罚。这种制度秦汉以后的各朝代都沿用了。在现代文书中仍然沿用抬头制度，但避讳制度通常已经很少用了，除了涉及保密等特殊情况，大都用代号形式出现。（如“××工程”、“X计划”、“3737行动”等）

3.请示和报告制度

*请示制度――秦律规定：“有事请殿，必以书，毋口请，毋羁留。”意思是说要以文书形式请示。这就是现代文书工作中的“请示”制度的由来。

*汇报制度――秦汉地方机关对治狱办案、郡县农作物生产或受灾情况等，都要书面呈报中央机关和皇帝。这就是现代文书工作中的“汇报”制度的由来。

4.严禁“犯令”“废令”

确立公文的权威性是在秦汉时期。封建皇帝是地主阶级的总首领，他的意旨是神圣不可违犯的。当时掌管文书的官员，被视为“出纳帝命之官”，帝王“喉舌之职”，下级官员必须无条件地服从。凡有犯废令者，都要予以重罚，甚至接受命书时态度不恭，也要予以处分。这个制度在现代文书中是以“贯彻落实”和“执行力”来体现的。