《会计电算化教程》课件 (6)

采购到货单
采购入库是对供应商提供的货物进行质量检验合格后，放入指定仓库的处 理。在企业采购业务流程中，入库处理是必需的。 在库存管理系统未启用前，入库业务在采购管理系统中进行处理；如果采 购管理系统与库存管理系统集成使用，必须在库存管理系统中录入入库单据， 在采购管理系统中可查询入库单据，并根据入库单生成发票。
普通采购业务适用于大多数企业的日常采购业务，包括了采购请购、采购 订货、采购到货、采购入库，采购发票和采购结算等采购业务处理的全过程。
采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内 部采购需求提出采购清单。 请购是采购业务处理的起点，审核后的采购请购单可参照生成采购订单。 采购请购环节是可选环节据，用户可以根据业务需要选用，其操作如下。 （1）选择【业务】→【请 购】→【请购单】菜单，打开 “采购请购单”窗口。 （2）单击【增加】按钮， 输入日期、部门、采购类型及 业务员。 （3）选择存货编号，输 入数量、无税单价、需求日期 和供应商等信息，如图所示。 （4）单击【保存】按钮， 单击【退出】按钮返回。
采购管理系统提供了各种单据表、统计表和账表的查询功能，同时还提供 各种采购分析表，用户可以据此对采购过程中发生的业务进行及时查询，并通 过统计分析更合理地作出决策和规划。
采购管理系统与其他管理系统的主要关系如图所示。
采购管理系统与其他管理系统的关系
采购管理系统与销售管理系统：采购管理系统可以参照销售管理系统的销 售订单生成采购订单。在直运业务必有订单模式下，直运采购订单需参照销售 管理系统的直运销售订单，直运采购发票需参照直运采购订单生成；如果是普 通直运业务，直运采购发票与直运销售发票可互相参照。 采购管理系统与库存管理系统：库存管理系统可参照采购管理系统的采购 订单、采购到货单生成采购入库单，并将入库情况传递到采购管理系统。 采购管理系统与应付款管理系统：采购发票在采购管理系统录入后，在应 付款关系系统进行审核、制单生成凭证；应付款管理系统将发票与付款单进行 核销处理，并将付款核销信息反馈到采购管理系统。 采购管理系统与存货核算系统：直运采购发票在存货核算系统进行记账， 登记存货明细账并制单生成凭证。采购结算单在存货核算系统进行制单生成凭 证，存货核算系统为采购管理系统提供采购成本。
单据设计与应收、应付管理系统中单据设计功能与操作相似，可在“单据 设置”功能中，选择采购单据类型，进行相应的格式及编码设置。
用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在本功能中设 定这些运输方式，并可对运输方式进行管理。
产品结构用来定义产品的组成成分及其数量，以便配比出库、组装拆卸、 消耗定额、产品材料成本、采购计划及成本核算的引用。 产品结构中引用的物料必须首先在存货档案中定义，然后才能在产品结 构中引用。
进行采购入库处理要填写采购入库单，可以直接填制，也可以拷贝生成，其 填制方法与采购订货单填制方法相似，选择【业务】→【入库】→【入库单】菜单， 打开“采购入库单”窗口，填制入库单信息，如图所示。
采购入库单
采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购 成本，并据以登记应付账款。采购发票按业务性质分为蓝字发票和红字发票； 按发票类型可分为增值税专用发票、普通发票和运费发票。 企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发 票压单处理，待货物到达后，再将发票输入系统做报账结算处理；也可以先将 发票输入系统，以便实时统计在途货物；如果有现付业务，可在填制完发票后 进行现付处理。采购发票可以手工录入，也可以拷贝生成，其操作如下。
设置收发类别
采购类型是由用户根据企业需要自行设定的项目，在填制采购入库单据时 会涉及到采购类型栏目，如果企业需要按采购类型对采购业务数据进行统计和 分析可进行此设置。采购类型不分级次，可以根据实际需要进行设立，其操作 如下。 （1）选择【基础档案】→ 【业务】→【采购】菜单，打开 “采购类型”窗口。 （2）单击【增加】按钮，输 入采购类型编码、采购类型名称 和入库类别等信息，设置完成如 图所示。 采购类型设置
完成现付业务处理
采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核 算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与 采购发票记录对应关系的结算对照表。 采购结算分为自动结算、手工结算两种方式；另外，运费发票可以单独进 行费用折扣结算。
自动结算是由系统自动将符合结算条件的 采购入库单记录和采购发票记录进行结算。系 统按照入库单和发票、红蓝入库单和红蓝发票 三种结算模式进行自动结算，基本操作如下。 （1）选择【业务】→【采购结算】→【自 动结算】菜单，打开Biblioteka Baidu自动结算”条件过滤对 话框，如图所示。 （2）输入过滤条件，选择结算模式，单击 【确认】按钮，系统提示结算成功，单击【确 定】按钮。
在销售业务中会有许多不同的费用发生，如代垫费用、销售支出等，处 理这些费用时应首先设置费用项目，以方便统计和管理。
系统选项也称系统参数、业务处理控制参数，是指在采购业务处理过程中 所使用的各种控制参数。选项的设置将决定用户使用系统时的业务流程、业务 模式和数据流向。 用户在进行选项设置之前，需详细了解各选项对业务处理流程的影响，结 合企业的实际需要进行设置。一些选项在日常业务开始后不能随意更改，因此， 用户应在业务开始前进行全盘考虑。以确保选项设置的合理、准确。
采购请购单
订货是指企业与供应商确定要货需求，签订采购合同或采购协议等，在采购业 务流程中，订货环节也是可以根据企业的具体情况选择的。 采购订单可以手工录入，也可以参照请购单、销售订单生成，其基本操作如下。
（1）选择【业务】→【订货】 →【采购订单】菜单，打开“采购 订单”窗口。 （2）单击【增加】按钮，输入 采购订单的各项信息，如图所示。 （3）单击【保存】按钮，单击 【审核】按钮，完成审核，单击 【退出】按钮返回。 采购订单
采购管理系统初始化设置包括基础设置、选项设置及采购期初数据处理。
在前面几章应用总账管理系统及其他子系统时，我们已进行了相关基础信息 的设置。在启动供应链系统后，可以共享这些基础信息，同时还需要增设与供应 链业务处理、查询统计及财务链接相关的基础信息。基础信息的设置在企业门户 “设置”页签中进行，各子系统同样可以共享这些基础信息。 采购管理系统中需要用到的基础信息包括存货分类、计量单位、存货档案、 仓库档案、采购/销售类型及产品结构等，在此仅对前面没有介绍过的设置进行 说明。
期初记账是将采购期初数据记入有关采购账；期初记账后，期初数据不能 增加、修改，除非取消期初记账，其操作步骤如下。 （1）选择【设置】→【采购期 初记账】菜单，打开“期初记账”对 话框，如图所示。 （2）单击【记账】按钮，系统 提示“期初记账完毕”，单击【确定】 按钮，完成期初记账。 采购期初记账
采购管理系统日常处理包括了采购请购、订货、到货、入库、发票及采购 结算等环节，用户也可以根据不同业务类型的实际需求，对日常采购业务进行 灵活处理。
录入期初采购入库单
在启用采购管理系统时，已取得供货单位的采购发票，但货物还没有收 到，可先调用“期初采购发票”录入发票数据，待货物入库后填制“采购入 库单”，进行采购核算。通过【业务】→【发票】菜单，调用期初采购发票 录入期初在途存货数据。
在启用采购管理系统时，将没有与供货单位结算完的受托代销入库记录 录入系统，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算。 选择【业务】→【入库】→【受托代销入库单】菜单，打开“采购入库 单”录入期初数据。
采购管理系统的功能主要包括采购管理系统初始化设置、采购业务处理 及综合查询等。
采购管理系统初始化设置包括采购管理业务处理所需要基础信息设置、 选项参数设置和期初数据处理等。
采购业务处理主要包括请购、订购、到货、入库、采购发票和采购结算等 业务的处理，用户可以根据实际情况灵活处理普通采购业务、直运业务、现付 业务等业务类型。
存货一般用仓库来保管的，采购部门采购到的货物需要进行入库处理，因 此进行仓库设置是供销链管理系统中一项重要的基础准备工作，其操作如下。 （1）在企业门户“设置”页签 中选择【基础档案】→【业务】→ 【仓库档案】菜单，打开“仓库档案” 窗口。 （2）单击【增加】按钮，打开 “增加仓库档案”对话框，输入仓库 编码、仓库名称、所属部门和计件方 式等信息，如图所示。 （3）单击【保存】按钮，保存 设置，单击【退出】按钮返回。 设置仓库档案
（1）在“采购订单”窗口中单击【增加】按钮，将鼠标放于某一可输入文 本的区域，单击鼠标右键，在下列菜单中选择“拷贝采购请购单”，如图所示， 打开“过滤”条件窗口。
参照输入采购订单
（2）可选择相应的过滤条件，也可直接单击【过滤】按钮，打开“生 单选单列表”，双击需要参照的采购请购单对应的“选择”栏，显示“Y” 标记，如图所示。 （3）单击【确定】按钮，系统自动将采购请购单相关信息带入采购订 单，单击【保存】按钮。
在【业务】→【发票】菜单中，选择需要填写的发票，如“普通采购发票”， 打开相应的发票窗口，填制发票信息，如图所示。
填制采购发票
（1）如果企业有现付业务，在填制完发票并保存后，单击【现付】按钮， 打开“采购现付”对话框，如图所示。
采购现付
（2）输入结算方式、结算金额、票据号和银行账号，单击【确定】按钮， 即对当前票据进行现付处理，发票左上角显示“已现付”标记，如图所示。
选择【供应链】→【采购 管理】→【设置】→【采购选 项】菜单，打开采购系统选 项设置对话框，如图所示， 其中包括“业务及权限控 制”、“公共及参照控制” 和“采购预警和报警”三个 选项，用户根据本单位实际 情况进行设置。
选项设置
期初处理分为期初数据的录入和期初记账。
初次使用采购管理系统，为保证其数据的连贯性应先输入采购系统的期初 数据。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年”后，上年度采购数据 自动结转本年。期初数据包括期初暂估入库、期初在途存货及期初受托代销商 品，下面以期初暂估入库操作为例进行说明。
收发类别设置是设置材料的出入库类别，以便用户对材料的出入库情况 进行分类汇总统计，用户可根据各单位的实际需要自由灵活地进行设置，其 操作如下。 （1）选择【业务】→【收发类别】菜 单，打开“收发类别”窗口。 （2）单击【增加】按钮，输入类别 编码、类别名称和收发标志等，如图 所示，单击【保存】按钮保存设置。
生单选单列表
采购到货是采购订货和采购 入库的中间环节，一般由采购业 务员根据供方通知或送货单填写， 确认对方所送货物、数量、价格 等信息，并以入库通知单的形式 传递到仓库作为收货的依据。采 购到货单是可选单据，用户可以 根据业务需要选用。 到货单的填制与订货单相似， 可选择【到货】→【到货单】菜 单，打开“采购到货单”窗口进 行填制，如图所示。
用户在处理销售业务时，可以根据自身的实际情况定义销售类型，以便于 按销售类型对销售业务数据进行统计和分析。其操作与采购类型设置相似。 可选择企业门户“设置”页签中选择【业务】→【销售类型】菜单，在 “销售类型”窗口中进行设置，如图所示。
销售类型设置
在企业的采购业务中，由于运输、装卸等原因会造成采购货物的短缺毁损， 因此，应根据不同情况，作出相应的账务处理。属于定额内合理损耗的，应视 同提高入库货物的单位成本，不另作账处理；运输部门或供货单位造成的短缺 毁损，属于定额外非合理损耗的，应根据不同情况分别进行账务处理。因此企 业应事先设置好本企业可能发生的非合理损耗类型以及对应的入账科目，以便 采购结算时根据具体的业务选择相应的非合理损耗类型，并由存货核算系统根 据结算时记录的非合理损耗类型自动生成凭证。
在启用采购管理系统时，存货已经入库，但尚未收到供货单位的采购发票， 可以对货物进行暂估入库，调用“期初采购入库单”录入期初数据，待发票到 达后，再根据该入库单与发票进行采购结算处理其操作如下。
（1）选择【采购管理】→【业务】→【入库】→【入库单】菜单，打开 “期初采购入库单”窗口。 （2）输入入库日期，选择仓库、供货单位、部门、入库类别及采购类 型等信息。 （3）输入存货编码、数量及单价，如图8-7所示，单击【保存】按钮。