(行政文秘)第三章秘书工作环境

第三章秘书工作环境

[学习目的] 通过本章学习，了解影响秘书工作的环境有哪些种类，它们是如何影响秘书工作的效率以及如何适应与改善这些环境。

秘书工作是在一定的环境中进行的。这个环境叫秘书工作环境。秘书工作环境是客观存在的，是多方面，多层次，多种因素的总和。秘书工作功效会受到各种环境因素的影响。环境有各种各样的类型。这些环境有的有利于秘书工作，因此必须采取保护，使秘书工作适应这种环境；有的却是不良的环境，那就要采取改变或限制，使环境适应秘书工作的要求，从而提高秘书工作效率。

影响秘书工作的环境有宏观环境，中观环境和微观环境三种。

第一节秘书工作的宏观环境

一、秘书工作环境的涵义和特点

环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。

秘书工作环境特点有：

1.复杂和多样性。

2.差异性。

3.变异性。

环境的上述特点，深刻的影响秘书工作与环境之间相互作用的过程：

1.环境决定，影响或制约秘书工作；

2.秘书工作必须适应环境；

3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化；

4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环境，二是污染环境。

二 .秘书工作的宏观环境

宏观环境，又称为一般环境，或大社会环境，它处于所有组织之外，并组织发生影响的外部环境。它是一种必须监测和适应的不可控制的环境。

秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环境，经济环境，科技环境，文化环境等。

1.政治法律环境与秘书工作

2.经济环境与秘书工作

3，科技环境与秘书工作

4，文化环境与秘书工作

文化分为传统文化和现代文化。传统文化具有保守性，即对新的事物视之不惯，不乐于接受；权威性，即崇尚权威，重服从；感情性，即公众问题或公共争议的解决，多是由有声望有地位的年高者出面解决，予以劝说，要求争议的当事人重情义，轻利害，讲情面，顾大体。

第二节秘书工作的中观环境

秘书工作的中观环境是指秘书所处的组织的性质，制度与结构方面的环境。它对秘书工作有着重要的影响。

一、企业的组织结构

现代企业是以现代企业制度为基础的。它是在国家公司法的规定下组建的。其组织模式就是公司法规定的几种形式。这几种形式有有限责任公司，国营独资公司，股份有限公司。

任何一个公司组织中的工作人员由于地位的不同，纵向分为高级管理人员，中级管理人员和操作执行人员。在企业中，董事会定期开会制定决策，决策以后由高级管理人员作具体的决策，又由中级管理人员组织实施，操作执行人员具体执行。由于中层不可能担负起一个企业所有的职能，因此，必须将企业的中层横向分为若干职能部门（见阅读资料）。

公司的各个部门的职能及形成的相关文件表格（略）

第三节秘书工作的微观环境

微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。

一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响

办公室环境包括：

第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置；

第二、办公室的视觉环境，它包括色彩，光线；

第三、办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音；

第四、办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；

第五、办公室的健康与安全环境。

办公室环境对秘书工作效率的影响可以从以下三点说明：

1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受，体力消耗，心理反应都有直接影响，比如光线不足，足以使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力难以集中，则效率降低。

2.生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。

3.心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦导致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率皆有不良影响。

二、办公室环境的管理原则

办公环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。在对办公环境进行管理的过程中，要坚持以下的原则：

1.方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行；

2.舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。

3.和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。

4.安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财物的安全条件；信息，如纸质文件，存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障；电器的电源，电线，器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等。

三、办公室的空间设计

所谓办公室的空间管理是指组织为节省成本，有效地利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。

办公室空间管理的内容包括：

1.各职能部门的场地设计

2.工作中心的设计

特殊工作中心，指特殊用途或专门业务的工作中心，它包括：

⑴接待中心，该中心是公司机关和外界接触的媒介，故布置应井然有序。其设计要点是：远离公司机关主要部门，以免访客的干扰；放置公司简报或其它阅读资料的地方，应光线充足以利阅读。