第四章-采购管理业务流程

直接材料费
变动 成本
直接人工费
变动制造费
固定 成本
固定制造费
销售 费用
财务 费用
管理 费用
成本构成
(制造成本法)
产品成本
直接成本
间接成本 (制造费用)
制造成本 总成本
业务成本 (期间成本)
成本累加
本层人工费
增加
本层间接费
成本
X 低层人工费
低层间接费
累计
低层材料费
成本
增加 本层人工费 成本 本层间接费
采购变化处理
● 订货批量： • 供应批量可能与订货批量不匹配； • 大批量供货时存在数量折扣的可能； • 生产能力或现有库存可能要求现在进行部分订货，而其余的在将来订货； • 运输因素的考虑。 ● 修改发货日期或下达日期： • 运输的考虑，如把待运物料与前一批一起装运以节省运输成本； • 生产能力或现有库存不匹配； • 供应商提前期可能比要求的长。 ● 修改规格： • 技术上达不到； • 需要过长的提前期。
使用ERP(或MRPⅡ)，能很容易地向供应商提供一份6个月到1年的采购计划 。而且在ERP(或MRPⅡ)环境下，定期更新这些计划从而保持这些计划的有效
性也是不成问题的。一份供应商计划如图4-1所示。
1 2 3 4 5 6 7 8周 确认的 微调 计划 计划
第 1 个月 第 2 个月
第 3 个月 第 4 个月 第 5 个月 第 6 个月
第四章 采购管理业务流程
运行MRPⅡ的结果一方面是生成计划的生产订单，另 一方面就是生成计划的采购订单。 1 采购管理工作
采购作业管理的工作内容包括货源调查和供应商评审 、建立供应商档案记录、采购作业操作、采购订单跟踪、 抽检货品质量、控制进度、安排运输、到货验收入库、验 收报告登录、库存事务处理、退货、退款、补充货品、返 工处理等等。
由于企业同供应商的关系不再仅仅是讨价还价的关系，而是一种合作伙伴 关系，采购物料质量可靠，可按照需用时间，由供应商直接送货到生产使用 点，从而大大简化了采购程序。双方可以建立比较长期的供求协定，互惠互 利，按照滚动计划的方法，近期的采购条件比较具体详细，远期的条件可以 比较笼统，但有一个控制范围，把长期协定(半年至一年)和短期合同(月周) 结合起来，一次签约、分期供货。这就是所谓采购计划法或称供应商调度。
选择正确的供应商
评价供应商应基于如下7个方面综合评价： ● 价格 ● 能力 ● 灵活性 ● 提前期 ● 可靠性 ● 制造
过程 ● 管理与财务状况 综合起来，供应商评审过程主要是找出哪些供应商能在质量
、服务、定价3个方面达到可接受的水平。
评价7指标
● 价格：价格是一个主要考虑因素，但不总是最终决定因素； ● 能力：确定供应商能满足多大的需求量，以及是否能满足波动高峰需求； ● 灵活性：供应商应能适应特定要求的工程设计水平与计划的变化； ● 提前期：交货提前期较长或不稳定交货将影响供应商的位置评价； ● 可靠性：随着零件和消耗品等采购的计划化，可靠性的重要性也提高； ● 制造过程：供应商的制造工艺可能对采购物料的外观、性能及可靠性有影响； ● 管理与财务状况：管理混乱或资金不足常常意味着供应商不稳定。
在计算申请单下达时间时，应该分段考虑提前期的所有部分。提前期的 时间段包括审查时间、认可时间、采购人员的时间、供应商加工和发运的时 间、运输时间，以及收货、检验与移到要求的工作中心所必需的时间。对于 一些日常使用的原材料和通用组件，价格可在下达订单之前就知道。如果在 安排订单之前还需要报价，那么还要求有额外的时间。
资金周转数
1.25 (1.26)
15 7ｘ14
资本收益率
10%
(13%)
采购部门的主要工作
供应商
供应商 管理
下单
订单 管理
送货
收货 管理
由MRP生成
采购 计划
采购部 门
结算 管理
用款计划
财务部 门
与供应商结算
仓库部 门
易飞ERP请购流程
一般请购作业的时机
1.MRP展开的需求。 2.计划采购时所遗漏的需求。 3.超耗用料的额外零星需求。 4.非正常需求的其它需求，如客户的额外订单或代购
综合评价3方面
● 质量：质量与价格或服务同等重要，采购的消耗品、原材料、零件或备件 必须满足特定的质量要求。保证好的质量是采购部门的职责。为了获得 要求的质量，就需要准确的技术规格指标，也就是确切的物料描述，因 而应该与生产、工程部门一起协作，保证对所有物料提出准确、适当的 技术性能要求。
● 服务：服务的主要内容是交货的速度及可靠性。进行采购决策时，考虑交 货可靠性比提前期还重要。如果说较长的提前期是不理想的话，那么不可 靠的提前期会引起生产混乱，从而导致制造部门严重的低效率和浪费损失。
基本信息规划
(三)、 系 统 主 作 业 程 序
信息创建与核对 期初余额导入
日常交易登录
应付帐款管理
应付票据管理
采购人员、厂商、单据性质 基本信息列表
未结案采购单.品号厂商信息输入
录入请购单
请购单凭证
录入采购单
采购单凭证
进货.验收单
进货单凭证
退回验退件 录入退货单
验退单凭证 退货单凭证
易飞ERP请购流程
3 间接费 1 200 000
8
库存值
500 000
资
(475 000)
9
产
应收帐
300 000
10 现 金 300 000
4 销售收入 5 000 000
5 1+2+3
成本
4 600 000 (4 485 000)
6 4-5
4
毛利润
400 000 (515 000)
销售收入
5 000 000
7 6÷ 4
图4-1 供应商计划
4 采购工作的变化 一个实施了MRPⅡ的企业，采购管理人员的工作方式将发生
明显的变化：催促订货的时间下降，而调查研究寻求降低成本的 时间增加；在周密和有预见的计划指导下，能够在留有足够的采 购提前期的条件下适时下达采购单，减少了混乱； 通过将同类件合并，增加了订货批量和折扣率， 使采购成本下降。企业实施了MRPⅡ系统将明显 地提高了企业的采购管理效能。
低层采购间接费
低层人工费
累计 低层间接费 成本 低层材料费
A
低层采购间接费
材料费
B
E 采购间接费
增加 本层人工费
成本 本层间接费 累计 低层材料费
C
D
成本 低层采购间接费
R
材料费 采购间接费
材料费 采购间接费
O
P
材料费 采购间接费
采购成本与资本收益率的关系
1
人工费
1 100 000
成2
本
材料费
2 300 000 (2 185 000)
不良检验
Y
核准
退货单确认
供应商采购进货表 料件历史进货记录 供应商进货明细表 供应商进货汇总表
采购进度追踪
思考练习题
(1)采购管理工作的内容？ (2)怎么正确地选择供应商？ (3)采购作业的流程？ (4)企业使用ERP(或MRPⅡ)后，采购工作的观念和内
容有什么变化？ (5)采购与成本的关系？
•
录入请购单 请购单
主管核准请购单 采购询价确认
书面核准或 计算机确认
1.请购明细表 2.请购状况表 3.料件已请未购明细表 4.供应商已请未购列表
பைடு நூலகம்
请购单生成采购
录入采购单
易飞ERP采购核价流程
品号厂商异动
询/核价单 核准
书面核准或计算机核准
核价单确认 更新供应商料件信息
易飞ERP采购流程
采购需求 需求确认 录入采购单
● 定价：只有供应商的质量与服务水平合适时，才能考虑价格因素。在质量 与服务水平相同的情况下，选择价格最低者。
采购时机选择
当项目达到它的订货点，或物料需求计划(MRP)系统中到了计划订单的 下达日期，就需要加以判别，并触发生成申请单。在计划订单下达日期或一 个项目的库存降到或低于其订货点时，手工操作的用户部门可能要直接辨识 MRP项目和补给品项目的需求程度，而计算机化的系统会自动产生申请单。 但在申请报价单或下达采购订单之前，仍然需要计划员和购买人员进行审查、 编辑和审定。
1.现有库存可用量 2.品号库存状况表
采购单 核准
供应商预计进货表 料件预计进货表 工单预计进货表 采购预计进货表
书面或计算机 供应商料件交货排程表
采购单确认
采购单进度追踪
易飞ERP采购变更流程
采购单
变更? 录入采购变更单 采购变更单
变更核准 采购变更确认
供应商预计进货表 料件预计进货表 工单预计进货表 采购预计进货表 供应商供货统计表
2 采购作业过程 (1) 评价和审定供应商； (2) 确认采购需求； (3) 生成申请单； (4) 选择供应商； (5) 修正申请单； (6) 产生采购订单； (7) 跟踪采购订单； (8) 接收采购物品并登记； (9) 支付购货款。
规范化的采购流程
补充？
始
MRP建议计划 手工追加计划
认证供应商
映计划的进展情况。下面以某MRPⅡ软件为例介绍采购订单的状态
、生命周期及管理。采购订单的状态分类及代码见下表。
阶段
计划阶段
完成阶段
状态
计划
计划 冻结
开出
开出 冻结
取消
无计 划
报交
缺欠 报交
超量 报交
代码
P
PE
O
OF
CN LI
C
CS CL
MRP运行结束后，输出建议期的采购单和加工订单。将认可的 采购订单输入采购模块即开始了采购订单的生命周期。此时采购订 单状态为P或O。然后采购订单分别交给对应的供货商，最后接收采 购订单上的各物料项目，直至确定了采购订单的报交状态是C、CS 或CL为止。采购订单生命周期结束。
MRPⅡ系统的实施对采购管理人员的素质提出了更高的要求，具体地说，包 括以下7个方面： ● 深入细致地了解供方情况，做好“供方计划员”的工作； ● 参与分析决定一个零部件是企业自制还是外购； ● 参与产品设计选用材料、配套件的价值分析； ● 参与采购预算的编制； ● 参与研究确定每种采购件的批量规则和安全库存量或安全提前期； ● 研究缩短采购提前期和保证按优先级供货的措施； ● 工艺路线中的外协工序，统一由采购部门负责，选择协作单位，制订外协 计划。
•
加强交通建设管理，确保工程建设质 量。12:38:0412:38:0412:38Fri day, December 11, 2020
•
安全在于心细，事故出在麻痹。20.12.1120.12.1112:38:0412:38:04December 11, 2020
•
踏实肯干，努力奋斗。2020年12月11 日下午1 2时38 分20.12. 1120.1 2.11
品。
MRP系统主画面
PUR系统主画面
(二)、系统功能图
基本信息录入 厂商料件管理 价格交易管理 日常交易处理 采购进度管理 收料验退管理
交易管理 厂商评核 批处理 厂商信息查询
采购人员.供应商创建与列表.采购单据性质 品号厂商信息及交易信息录入 录入核价单 录入采购单.采购变更.进货及退货作业 预计进货表.采购明细表 进货明细表.进货统计表.料件历史进货记录表.验退件退回 明细表 采购价格调幅表.供应商供货明细表 供应商交货/质量评等.供应商ABC分析表 重新计算采购已交量.更新供应商月统计信息。结束采购单。 应付帐款.应付票据.采购明细.进退货明细.商品计价.进货 统计.每月统计
采购单进度追踪
易飞ERP进货流程
采购单 发票与送货文件
N
取回
到货检验
Y
录入进货单
进货单
验退 N 进料检验货 Y
进货单确认
验退件未退 明细表
供应商供货统计表 料件历史进货记录 供应商进货明细表 供应商进货汇总表
进货记录
易飞ERP退货流程
退货单
录入退货单 退货单
1.决定是否冲销已交货 2.是否要指定结案
审批？
供应商文档
请购单
常规采购
询 价 比价
预算/权限审查
其它采购单？
采购单生成
合并处理
打印采购合同
差
终
良
跟踪采购单 接受采购单
控制点
供应商业绩评价
质量/交货期/价格
计划阶段 执行阶段 财务及评价
质量？
检验/免检 退货处理
付款处理
定单/质量/价格
3 采购订单管理
为了跟踪采购计划的实际执行情况，通常用采购订单状态来反
销售利润率
8%
(10.3%)
材料费下降5％，销售利润率提高29％
12 固 定 资 产 2 900 000
11 流 动 资 产 8 + 9 + 10 1 100 000
(1 075 000)
13 11 + 12
总资产
4 000 000
(3 975 000)
4 销售收入 5 000 000
14 4÷ 13
树立质量法制观念、提高全员质量意 识。20.12.1120.12.11Friday, December 11, 2020
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人生得意须尽欢，莫使金樽空对月。12:38:0412:38:0412:3812/11/2020 12:38:04 PM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20.12.1112:38:0412:38Dec-2011-Dec-20