对档案学研究对象_文书学和档案学关系的反思,徐拥军

对档案学研究对象、文书学

和档案学关系的反思

湘潭大学管理学院档案学系徐拥军

[摘要]我国档案学界普遍认为,档案学的研究对象是 档案现象及其本质和规律 ,文书学不是档案学的分支学科。这与档案工作实践发展趋势和档案学理论研究现状不相符。档案学的研究对象不仅是 档案现象 ,还应包括 文件现象 。文书学(文件学)应纳入档案学的学科体系。扩大档案学的研究对象和研究范围,对于档案学和档案事业的发展具有十分重要的意义。

[关键词]档案学文书学文件学研究对象学科体系

关于档案学的研究对象、文书学和档案学的关系,我国档案学界基本上已经达成了共识。但笔者对这两个问题产生了一些困惑和疑问,想求教诸位同仁。

一

20世纪90年代中期以前,我国档案学界普遍认为,档案学的研究对象是 档案和档案工作 。例如,吴宝康先生指出: 档案和档案工作是档案学的研究对象。档案学是揭示档案和档案工作的性质、功能和发展规律,研究档案信息资源的管理、开发和利用的理论、原则与方法的科学。 1994年,陈永生教授在!档案学论衡∀中,指出档案学本身也属于档案学研究的对象, 把档案学自身排除在档案学研究对象的范围之外,这是长期以来中外档案学界在档案学研究对象表述上的共同缺陷 。#他进而借鉴经济学、法学等其他学科对其研究对象的表述方法提出: 在概括和表述档案学的研究对象时∃∃,只要保留终极的档案现象作为档案学的研究对象就足够了 ,所以, 档案学的研究对象就是档案现象及其本质规律。换句话说,档案学就是研究档案现象及其规律的科学。 %陈永生教授这一说法,显然较此前的提法是一大进步,并为人们所认同。2001年,冯惠玲、张辑哲两位教授在!档案学概论∀中,也认为: 档案学的研究对象就是档案现象及其本质和规律。 &在论及档案学的学科体系时,陈永生教授指出: 档案学的研究对象是档案现象及其本质规律,文书学的研究对象是文书现象及其本质规律,二者可谓泾渭分明 ,所以,文书学只是档案学的相关学科,而不是档案学的分支学科,不应纳入档案学的学科体系。∋冯惠玲、张辑哲两位教授在!档案学概论∀中,也同样认为文书学是档案学的相关学科,未将其纳入档案学的学科体系,而只是将 文件管理学 归入 档案学与其他学科之间的交叉与边缘性研究 的范畴。(

总之,陈永生、冯惠玲、张辑哲三位教授都认为:档案学的研究对象是 档案现象及其本质和规律 ;文书学是档案学的相关学科,不是档案学的分支学科。他们三人作为档案学界的知名学者,其观点代表了档案学界对这两个问题的共识。

二

本人认为,上述三人的观点,将 文件现象 排除在档案学的研究对象之外,将文书学(文件学)排除在档案学的学科体系之外,与档案工作实践发展趋势和档案学研究现状十分不相符。理由如下:第一,文件是档案学研究的起点。

关于文件和档案的关系,国内档案学界争论很多,难以达成共识,在此我也不想深究。但是,无论哪位学者怎样看待文件与档案之间的联系和区别,都不否认 档案是由文件转化而来的 这一基本事实。既然档案是由文件转化而来的,那么研究档案就不可能不研究文件。因为不研究文件,就不可能理解档案产生、运动的原因、过程及其规律。尤其是对于电子文件而言,文件从其产生、运动至最后被销毁或作为档案永久保存的整个生命周期,都存在于一个文件管理系统中。 现行文件与机关档案(即半现行文件)的界限已显得非常模糊和可变动。 )也不存在传统意义上的 立卷 、 归档 概念。要将文件和档案分开研究,或者回避文件直接研究档案是完全不可能的。

陈永生教授认为档案学应该是研究 档案现象 和 终极现象 。但是,既然档案是由文件转化而来,那么 档案现象 还不是最终极现象,最终极现象应该是 文件现象 ,因为是 文件现象 衍生出了 档案现象 。

正如何嘉荪、傅荣校两位先生所言: 档案正是文件运动过程中某一阶段的别名,档案就是人们有

意保存起来的文件整体。研究档案和档案学必须从研究文件开始。 现代档案学理论正是在研究探索文件运动规律的基础上发展起来的。 ∗

第二,文件、档案管理一体化要求档案学研究文件现象。

文件与档案的密切关系,决定了文件管理与档案管理之间也存在着密切的联系。文件管理是档案管理的前提和基础,档案管理是文件管理的继续和发展,文件管理和档案管理同属于一个统一的系统工程。尤其是对于电子文件来说,其固有的易变性、流动性、与特定载体的可分离性等特点,更是要求我们对其进行前端控制和全过程管理。

早在20世纪30年代国民政府推行的 文书档案连锁法 实际上就是我国文件、档案一体化管理的最初尝试。20世纪80年代以来,文件生命周期理论的引入和完善为文件、档案管理一体化提供了理论基础,而现代信息技术的应用又为文件、档案管理一体化提供了技术条件,文件、档案管理一体化取得了实质性的进展。时至今日,已经有许多机关开始实行文件、档案一体化管理,而且涌现出了一些较为成熟的文档一体化管理软件和办公自动化软件。

总之,文件、档案管理一体化已是大势所趋。档案学理论研究必须反映档案工作实践的这一发展趋势。

第三,文件生命周期理论和电子文件管理理论已经成为我国档案学研究的重点内容和重要成果。

1986年,陈兆先生将国外的文件生命周期理论引入我国,并于1987年提出了自己的文件运动阶段四分法观点。+此后,何嘉荪教授于1991至1992年在!档案学通讯∀上发表了!文件生命周期理论及对我们的启示∀一文,吴宝康先生于1993年在!档案学通讯∀上发表了! 文件生命周期理论 问题引起的若干思考∀一文,从而掀起了我国档案学界全面研究文件生命周期理论的高潮。根据笔者统计,仅 中国期刊网全文数据库 收录的自1994年至今 有关文件生命周期理论研究的论文就多达64篇。尤其是, 1999年何嘉荪、傅荣校两位先生出版了!文件运动规律研究,,,从新角度审视档案学基础理论∀一书,将文件生命周期理论、全宗理论和文件价值论融合成文件运动规律,深刻地揭示了文件和档案的关系、文件运动的规律及其对文件(档案)管理的内在要求,可谓是一部集大成之作。

1997年,冯惠玲教授完成了她的博士论文,,, !拥有新记忆,,,电子文件管理∀,并于1998年将其以系列文件的形式,摘要发表在!档案学通讯∀上,从而正式开启了中国档案学界研究电子文件的序幕。根据笔者统计,仅 中国期刊网全文数据库 收集的自1997年至今有关电子文件研究的论文就多达301篇。目前,已经出版的以 电子文件 为名的著作就有5部,它们分别是:国家档案局编著的!电子文件归档与电子档案管理概论∀(中国档案出版社, 1999年)、刘家真教授编著的!电子文件管理导论∀(武汉大学出版社,1999年)、丁海斌教授编著的!电子文件与电子档案管理∀(辽宁大学出版社,2000年)、董永昌和何嘉荪两位先生编著的!电子文件与档案管理∀(百家出版社,2001年)和冯惠玲教授主编的!电子文件管理教程∀(中国人民大学出版社, 2001年)。

由此可见,文件生命周期理论和电子文件管理理论是自20世纪90年代至今我国档案学界研究的重点内容和重要成果。冯惠玲、张辑哲两位教授也认为, 文件生命周期理论是指导文件,,,档案全过程管理的基本理论,是现代档案学理论的重要理论成果之一。 这与将 文件现象 排除在档案学研究对象之外,将文书学(文件学)排除在档案学学科体系之外的说法是十分矛盾的。在整个学术界,某一学科的一大批学者十几年所重点研究的问题不属于该学科的研究范围的现象十分罕见。

第四,文件管理理论与实践已经融入西方现代档案学。

早在1940年,美国档案学者菲利普 B 布鲁克斯就首次提出了 文件生命周期 概念。在1950年第一届国际档案大会上,与会者便研讨了文件管理问题。1956年美国著名档案学者西奥多−谢伦伯格在其!现代档案,,,原则与技术∀一书用了三分之一篇幅来论述 文件管理 。1979年国际档案理事会和联合国教科文组织合作开展了 文件与档案管理规划 (PAM P)项目,重点研究文件管理理论与实践。1985年国际档案理事会出版了!现代档案与文件管理必读∀一书,对文件管理理论和实践作出了精辟的论述。在 文件与档案管理规划 (PAM P)项目实施的同时,西方各国档案学者也开始将文件管理和档案管理融为一体进行研究,涌现出了一大批研究成果,例如,阿根廷档案学者曼努埃尔−巴斯克斯的!文件的选择∀和!文件生命周期研究∀,加拿大档案学者库蒂尔和卢梭的!文件生命,,,档案与文件管理综合探讨∀,美国档案学者弗兰克−B 伊万斯的!档案管理与文件管理的现代化观念∀等。整个20世纪下半叶,西方档案学最突出的理论成就就是文件生命周期理论。文件生命周期理论已经和来源原则并列成为西方现代档案学的两大基本理论。