秘书学基础--第八章-会议与会谈

例2：大中型会议的正式通知（信函型）
×××同志： 兹定于 2008年10月15日——19日在湖北武汉江汉大学召开全 国高等院校秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究 会第十次年会，请届时参加。 注意事项如下： （ 1）报到时间：2008年10月14日； 研究会会长、副会长、秘书长、副秘书长于 10月13日提前来汉， 10 13 商讨会议有关事项。 （ 2）11月14日大会筹备处在武昌火车站、汉口火车站、长航17 码头设有接待站；如乘坐飞机来汉者，请乘坐机场交通车至中国民 航汉口售票处，此处同时设有接待站。提前或逾期来汉者，请乘坐 ××路公共汽车至终点站×××。
1、按会议规模划分 （1）大型会议：千人以上 （2）中型会议：百人以上千人以下 （3）小型会议：不足百人
会议的规模与会议的重要程度没 有必然的对应关系
2、从性质上分：
（1）立法性会议 （2）党务性会议 （3）行政性会议 （4）业务性会议 （5）群众性会议 （6）交际性会议
四、会议的作用
1、从管理环节上看
撰写要求： 撰写要求： (1)紧扣会议主题,突出会议中心 (2)注意真实性和说理性 (3)文字简洁明了 (4)注意送审工作 (5)纪要发出要及时
四、改进会风
（一）会风不正的主要表现 1、会议多、长、高、大 2、吃喝游玩风 3、准备不充分，会议质量不高
小品：《开会》
（二）端正会风的主要措施 1、严格控制，严格报批 2、制定严格控制会议的有关法规 3、制定精炼高效的会议议程 (1)(2)(3)(4)(5) 4、努力提高会议效率
（1）标题 （2）主送机关 （3）正文：召集机关、会议名称、起止时间、 地点、会议内容、任务、参加会议人员范围、 人数、入场凭证、报到地点、时间、携带文件 材料，其他要求事项 （4）落款和日期：发文机关、日期 忌：啰嗦、条理不清、寒喧客套 啰嗦、条理不清、
例1 ：
内部会议通知：
会议通知 兹定于10月26日（星期三）下午2:30，在集 团公司二楼会议室召开部门经理会议，讨论明年 公司发展计划，请按时出席。 总经理办公室 2008年10月19日
1、会见座位的安排
译员 客 人 主宾 主人 主 人 人 客 人 主人 办公桌 客
记录
译员
主宾
主人
温家宝总理会见美国国务卿希拉里
2、会谈的座位安排
译员 6 7 4 5 2 3 主宾 1 1 主人 正 门 正 3 2 译员 门 5 4 7 6
客
主
第四节 宴会
一、宴会的一般常识
宴会：是大型会议会务工作的一部 分；也可以是一种出于社交 目的，备有一定规格数量的 整套菜点，有别于日常饮食 活动的聚餐。又称筵席、酒 席、醼会、燕会） 特点：聚餐性、 规格化、社交性
A、肯定会议 B、评价过去 C、点出当前 D、指明今后 E、评估会议 F、提出意见
（2）基本结构为“标题、正文、结尾”，要求：
A 实事求是、正视现实 B 分析说理、提高认识 C 文字精练、生动有趣
4、会议记录 会议名称、时间、地点、出席人 （列席人及请假、缺席人）、主持 人（或会议主席）、记录人、报告 事项、讨论事项、临时动议、选举 结果、其它记载、散会（注明散会 时间）
附：《河北省：要求进一步改进会风文风》 河北省：要求进一步改进会风文风》
第三节 会见与会谈
一、会见和会谈的意义
会见：双方会晤。 身份高的见低的：接见、召见 身份低的见高的：觐见、拜会 现代一律称会见 性质 :礼节性，务实性，政治性，经济性… 会谈：指双方或多方就某些重大问题正式 交换意见或磋商。
（1）收集分析信息 （2）方案选择和决策 （3）下达指令 （4）反馈控制
2、从会议性质来看
（1）立法作用 （2）行政手段作用 （3）上传下达作用 （4）宣传教育作用 （5）理论研究作用
第二节
会务工作
一、会务工作的原则
1、充分准备，包括7个方面 （1）会议主题 （2）会议材料 （3）会议议程、日程 （4）会议会场 （5）会议吃住行 （6）会议奖励（或纪念品） （7）会议通知
1、中式筵席的起源 2、中式筵席的分类
（1）按地方菜系分 （6）按时令季节分 （2）按菜品数目分 （7）按办宴目的分 （3）按头菜名称分 （8）按主宾身份分 （4）按烹制原料分 （9）按民族宗教分 （5）按主要用料分
3、中式筵席的规格：普通席、高级席 4、中式筵席的构成
二、宴会组织与设计
1、宴会场所 宴会座位
二、一般原则
这里主要讲会见外宾，外交、外事会谈
1、以我国对外政策和策略为指导——政治性 2、坚持平等互利的原则——平等性 3、热情周到而不铺张——针对性
三、会见、会谈安排的具体工作 会见、
1、及时安排、回复会见会谈的约请 2、及时通知安排议定的会见会谈 3、准时准确与会 4、安排好一应事宜
四、会见、会谈的座位安排
5、会议简报 （1）要求：准、快、简、新 （2）用于：较大型和重要会议 （3）结构： A、报头 B、报身 3、报尾 注意：标题醒目，可读性，发送范 围和保密要求
6、会议纪要 分类： 分类： (1)决议性纪要——决策性会议 (2)情况性纪要——研讨会、座谈会 (3)消息性纪要——学术性、协商性会议
主
主陪
主宾（贵宾）
二主
2、菜单制定（点菜）
门
三、形形色色的筵席
1、皇帝的御宴 2、广州满汉全席 3、国宴 4、寿宴 5、婚宴 6、便宴席
例3 ：
2、开幕词与闭幕词
（1）开幕词：序曲，开门见山，直奔主题 。
A、郑重宣布会议开始——宣告性 B、阐明会议目的、任务、意义——指导性 C、概要说明议程，对与会者的要求与期望
（2）闭幕词：结束语，对开幕词的呼应
A、总结会议成果 B、提出希望和口号 C、宣布会议闭幕，致谢
3、会议报告
（1）基本内容
2、严密组织 （1）不拖拉（2）不梗阻（3）不变异 3、服务周到，为会议服务主要有： （1）文字工作 （2）会场服务 （3）食宿服务 （4）医疗服务 （5）迎送服务 4、确保安全 保密、保卫、安全。
二、会务工作的内容
（一）会前准备充分
1、安排议题 2、拟定与会人员名单 3、办理会议报批手续 4、发会议通知
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5、准备会议文件 6、布置会场 7、安排食宿 8、拟定会议的议程与日程 9、成立会务机构
（二）会中严密组织
1、做好会议签到工作 2、掌握会议进展情况 3、做好会议文字工作 4、做好会议的安全保卫工作 5、安排好大会发言 6、安排文体活动
（三）会后妥善处理
1、人员疏散 2、财务决算、收支两清 3、会议文件即时签发 4、会议纪要，散会即发，并通报相关部门 5、会议报告，即时上报批转 6、整理会议档案 7、宣传报道，表彰奖励
（ 3）各校自编教材可提供样本五册以上，大会准备进行教材陈列、 交流活动。 （ 4）住宿、旅差费用自理。 （ 5）其他有关事项请参照江汉大学2008年9月13日《会议通知》。 （ 6）大会筹备处通讯地址及电话：湖北武汉赵家条江汉大学中文秘 书系 联系人：××× 电话：027—××××××× 全国高等院校秘书学教学经验交流会 中国高等院校秘书书教学研究会第十次年会 筹备会 二oo八年九月十五日
三、会务文书
（一）种类（分7类） 种类（
1、指导性文书：上级指示，会议起因 2、主题内容文书：开幕词、主报告 3、进程文书：日程、议程、简报、选举程序 4、参考文书：调查报告、典型材料 5、提案信访文书：来信、代表提案（整理） 6、成果文书：选举结果、纪要、公报 7、管理文书：通知、议事规则
（二）会务文书撰写 1、会议通知
秘书学基础
主讲：XX
第八章 会议与会谈
第一节 会议概述
一、会议的涵义
会议就是把人们组织起来讨论和研 究问题的一种社会活动方式。 究问题的一种社会活动方式。 构成会议8要素： 名称、时间、地点 主持人、参加人 主题、方式方法、结果
二、会议的性质
1、工作方法 2、领导方法 3、工作环节
三、会议的种类