九段秘书PPT30页

清单等） （10）、专人负责事项。
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事例（湘西中心支公司会议组织“九段秘书”工作手册）
段位 一段
二段 三段 四段 五段
项目 发通 知
准备
抓落 实
重检 查
勤准 备 细准 备
工作标准
用电子邮件、黑板发通知。
相关会议用品
在一段基础上，打电话与参会人确认，保证每人都通知到。 在二段的基础上，在会前30分钟提醒参会人参加会议。对于临时 不能参加人员，立即向主持人汇报，由主持人确定拟缺席人应参 加会议。 在三段的基础上，会前测试会议设备，并在会议室门上留条：此 会议室什么时间有什么会议安排。 在四段的基础上，了解会议性质、议题，向与会者提供相关资料 。
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事例（会议组织）
2、一段秘书
发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会 议用品，并参加会议。
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事例（会议组织）
3、二段秘书
抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人 被及时通知到。
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事例（会议组织）
4、三段秘书
重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者 参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即 汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确 定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
利用公司论坛做好责任人确认和追踪。
附件1：
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测试
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HR九段
一段HR： “发信息，等消息”。 二段HR : “紧跟踪，做分析”。 三段HR ： “凭经验，做判断”。 四段HR ： “做标准，严考核”。 五段HR ： “做交底、给推荐”。 六段HR ： “做培训、做监督”。 七段HR ： “做文化、做推动”。 八段HR ： “做战略、做梯队”。
将会议组织工作流程化，让每一位新手用九段秘书工作手册就能 完成各类会议。
备
注
电脑、投影、笔、笔记本、黑板、黑板 笔、黑板刷、水果、卫生、座号牌、欢 迎辞、节目单、附件一事项等、
落实视频、声音等
资料提前摆放或固定地点自由取用。 记录本分为公司会议记录本、总经理会 议记录本、经理会议记录本、综合会议 记录本。 样本:湘西2008年12月21日经理会议纪 要
九段HR ： “做流程、做传承”。
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一段HR： “发信息，等消息”。
一段HR经理做的事情是“发信息，等消息”。把招聘信息发出去，然 后等待应聘的简历或消息，发布的渠道也许是网站、也许是人才市场， 也许是猎头公司，反正是发出去了，把发出去当成结果，那么，这样 的HR经理一个月你给多少钱？1000元差不多了。所以，发出信息不 是结果，有效简历或消息的回复才是结果。
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二段HR ： “紧跟踪，做分析”。
二段HR经理发出信息，还要“紧跟踪，做分析”。每天搜索网上应聘 的简历，注意收集来的招聘信息数量多少，质量高不高，以判断招聘 渠道的有效性，如果投递简历的很少，质量不高，就应当立即采取措 施，立即做出调整。同时，要主动出击，亲自到人才市场调查，与人 力资源专家、同行了解人才招聘的特定渠道，直到找适合本公司、本 岗位的快速渠道，最大程度地获得高质量的应聘信息；对公司重要人 才的招聘，要到这些人才聚集的地方或通过与猎头公司合作，亲自去 招聘,二段HR经理将高质量的应聘量作为自己的结果。所以，回复不 是结果，高质量、有速度的回复才是结果。二段HR经理给多少月薪呢？ 3000元可以了。
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事例（会议组织）
7、六段秘书
做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了 相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许 的情况下，做一个录音备份）。
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事例（会议组织）
8、七段秘书
重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者 参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即 汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确 定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
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事例（会议组人，会前通知后，去测试可能用到的投 影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会议 室明天几点到几点有会议。
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事例（会议组织）
6、五段秘书
细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了 解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去 过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
九段秘书
目录
一、工作困境 二、概念 三、事例 四、人力资源经理（HR）
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工作困境
1、人员更换频繁，育人成本高。 2、工作事务繁杂，执行效果差。
完成任务≠结果，执着于结果，将带来质的不同。任务只是一个 执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你认为 自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为没 有结果。
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事例（会议组织）
9、八段秘书
定责任——将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人， 然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一 人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
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事例（会议组织）
10、九段秘书
做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘 书都可以按照这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖 于任何人的会议服务体系。
3、管理要求增高，应无为而治。
员工的脑子中都有这样一个思想，你安排我做这件事（任务）， 我就做了这件事（任务），我只对任务负责，而不去对为什么有 这样一个任务，做这件事（任务）要的结果是什么？
4、自我价值要求，应按质取酬。
为什么辛苦工作老总还不满意？ 买西红柿的故事。
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概念
1、什么是九段秘书？ 本质上讲就是提高执行力的思路。
六段 七段 八段 九段
做记 录
理记 录
定责 任
流程 化
在五段的基础上，做好详细会议记录（在取得主持人许可的情况 下做一个录音、录像）。
在六段的基础上，整理好会议记录交主持人，按主持人要求发各 人员。
将会议中确定的工作，一对一地落实到相关责任人，经责任人确 认后，形成书面备忘录，交主持人与当事人，并追踪完成情况报 主持人。
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事例（会议组织）
11、手册要点
（1）、标准流程说明。 （2）、标准会议议程。 （3）、标准会议通知。 （4）、标准会议需知。 （5）、标准欢迎欢迎辞、节目单、桌号牌、责任状、会议纪要等。 （6）、标准会议预算清单。 （7）、标准实物检查清单。 （8）、标准追踪流程。 （9）、标准报帐样本。（所有资料齐全、注意事项、会议费用结算