如何使用电子邮件

如何使用电子邮件

摘要：电子邮件在我们的日常工作以及生活中发挥着重要的作用，为我们带来了方便。通过学习本专题，用户可以了解电子邮件的功能，掌握电子邮箱的申请方式， Web-based mail 的收发，了解Outpress软件，掌握通过POP3收发电子邮件并且简单了解使用电子邮件进行网络营销。

导入

现在恐怕很少有企业可以离开邮件系统而生存，有些企业每天甚至要处理成千上万条信息。本门课程能够使您迅速了解电子邮件，掌握电子邮件的收发，使您能在信息时代抓获商机。中小企业公司每天都必须处理很多事务，包括收发电子邮件、保存电子邮件以满足合规性和规章制度的需要、利用电子邮件营销、处理垃圾邮件以及阻止恶意邮件等。电子邮件的使用大大降低了沟通成本。下面我们来学习本专题。

主要内容

一、认识电子邮件

二、电子邮件的收发

三、电子邮件营销

一、认识电子邮件

（一）电子邮件的定义

电子邮件（electronic mail，简称E-mail,标志:@,也被大家昵称为“伊妹儿”）又称电子信箱、电子邮政，它是—种用电子手段提供信息交换的通信方式。是Internet应用最广的服务：通过网络的电子邮件系统，用户可以用非常低廉的价格（不管发送到哪里，都只需负担电话费和网费即可），以非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何你指定的目的地），与世界上任何一个角落的

网络用户联系，这些电子邮件可以是文字、图象、声音等各种方式。同时，用户可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索。这是任何传统的方式也无法相比的。正是由于电子邮件的使用简易、投递迅速、收费低廉，易于保存、全球畅通无阻，使得电子邮件被广泛地应用，它使人们的交流方式得到了极大的改变。另外，电子邮件还可以进行一对多的邮件传递，同一邮件可以一次发送给许多人。最重要的是，电子邮件是整个网间网以至所有其他网络系统中直接面向人与人之间信息交流的系统，它的数据发送方和接收方都是人，所以极大地满足了大量存在的人与人通信的需求。

（二）电子邮件的优点：

1.速度快

电子邮件的首要优点是速度快。利用电子邮件发送邮件比通过邮局发送邮件（即使是特快专递）要快得多。一般情况下发送的邮件，快则几分钟慢则几个小时后就会到达对方。如果对方收到邮件后，立即回信，则当天就能收到对方发来的邮件。

2.邮件的异步传输

电话通信是一种同步通信，即通话双方必须同时在电话机旁且电话必须是空闲的。而电子邮件则是以一种异步方式进行邮件传送的，也就是说，即使用户发送消息的目的地的用户不在，也可以发送邮件给他。在接收邮件时，用户可根据自己的工作安排来处理收到的邮件，而不像电话那样时常打断自己的工作。

3.广域性

由于E-mail系统具有开发性，使得许多非Internet计算机网络的用户可以通过一些称为网关的计算机与Internet网上的用户交换电子邮件。目前，Internet上E-mail提供服务的地理范围远远超出了正式加入Internet的国家和地区的地理范围。

4.费用较低

电子邮件传送信息的费用比其它方法包括传真（FAX）、电话以及通过邮局传送邮件的费用要低。通过电子邮件，不仅可以传送文本信息，在适当的E-mail软件的支持下，还可以传送图像文件、报表和计算机程序。

回想我们日常寄信的时候，首先要知道对方的地址，在因特网上也不例外。日常寄信地址的写法有多种方式，如家庭住址、单位地址、信箱地址等。而在因特网上通信则统一用信箱来表示。电子邮件信箱就是因特网服务提供商ISP在它的邮件服务器上为你提供的一定大小的硬盘空间，即硬盘上的一个文件（夹）。

图1 电子邮件收发模式

二、电子邮件的收发

目前常见的电子邮件收发方式可以分为两类；POP3 Mail及Web-Based Mail。

POP3 Mail是传统的电子邮件信箱，通常由使用者的ISP所提供，这种信箱的特点是必須使用专用的邮件收件收发软件(例如Outlook Express)才能收发邮件，且邮收进来以后，信件会保存在电脑之中，方便您进行信件的分类与管理。缺点是取得帐后，必須进行邮件服务器的设定，对初学者而言，学习不易；另外要使用专用的邮件收发软件，才可以收发邮件。

Web Based Mail它的特点在于：使用浏览器來收发邮件，所以我们能在可以上网的电脑进行邮件的收发与管理。

（一）Web-based mail的收发

下面我们来看一个例子。

1.点击“注册”进入

2.填好信息，点击“注册帐号”，进入

图3 进入电子邮箱窗口

3. 点击“写信”，进入

图4写信窗口

4. 填好收件人邮箱地址，编辑邮件内容，如果传递文件,点击”添加附件”,最后点击”发送”

图5 编辑邮件示意图

信箱栏目说明与介绍

收件箱这是存放邮件的地方，您可以随时按下收件箱来阅读

邮件。

草稿箱如果邮件尚未编辑完成，可以先将它存放在「草稿箱」，

日后只要点击「草稿箱」內的该封邮件，就可以继续编

辑邮件。

已发送会储存每封寄出去的邮件副本，通常邮件真正送出之

后，才会储存到「已发送」

已删除刪除的邮件会先存放在此，一段时间之后可以清空垃

圾桶內的邮件。

表1 电子邮箱中各栏目功能

（二）通过ＰＯＰ３收发电子邮件

1.Outpress 的组成

图6 Outpress 组成示意图

2.Outpress 的设置

第一次启动outlook 时，会自动进入internet 连接向导，设置电子邮件帐号：

Outlook 栏

工具栏

菜单栏

预览窗口

邮件列表

联系人

文件夹