合同付款及费用报销管理指引

合同付款及费用报销管理指引（最新版）编制__________ 日期__________审核__________ 日期__________批准__________ 日期__________修订记录1.目的为规范知名地产公司国际集团有限公司（以下简称“集团”）总部合同付款和费用报销流程的管理，以合理、节约、高效为原则，根据集团《财务管理制度》，制定本指引。

2.适用范围本指引适用于集团总部，各下属公司可作为参考，根据自身业务的具体情况制定适用于本公司的操作指引。

3.术语与定义3.1.合同付款：主要指对公业务付款；3.2.费用报销：主要指个人费用报销；3.3.简称：“合同付款及费用报销管理指引”在本文中简称为“本指引”。

4.职责无5.关键活动描述5.1.合同付款合同付款流程包括：付款审核依据、付款审核、结论和付款四个步骤。

5.1.1.合同付款审核依据1)所有付款项目，必须严格执行最新颁布的《知名地产公司国际集团经营管理关键事项权责手册》的审批流程；2)所有付款项目，不论金额大小，均须取得合法的与经济活动相符合同、发票、行政事业性收据和其他有效外部凭证。

各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。

从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的发票专用章，不允许出现白条；3)付款发起人发起流程后，应填制纸质付款申请书，按集团制度要求履行完审批程序后方可付款；4)财务部对单据是否齐全、合法及审批手续是否完备进行审核，对支出不真实、不合法或审批手续不完备的款项不予支付；5)对于同一份合同需要多次付款的，相关业务部门和财务部门均需登记台账，记录每次付款的金额、时间等信息。

5.1.2.合同付款审核-付款申请书1)付款申请书内容应填写完整，包括：（1）付款日期，（2）收款单位，（3）收款银行帐号，（4）收款银行，（5）付款金额，（6）制单人，（7）付款原因等；2)付款申请书用黑色水笔填写的相关内容，不允许有涂改，不得用双面纸打印；3)付款金额注意大写、小写规范。

付款金额如未到分，大写时需加“整”或“正”。

合计金额小写前面加：￥，后面填到小数点后 2 位，如整数后填：00 或“-”；4)付款申请书后贴粘发票、付款通知函（盖对方公司公章）等原始单据，并提供付款合同原件。

粘贴时应折叠整齐，错落有序，不得使用订书钉，以便于单据的审核和装订、保管。

5.1.3.合同付款审核-发票审核1)办理所有业务，应向对方索取正规发票，财务人员应对发票真伪进行检验，杜绝假发票、无发票专用章的发票；除政府等特殊事业单位开具的正规收据（印有财税字样）可以报销外，其他收据不予受理；2)一般要求对方先提供发票后付款，对于政府部门、公共行业的收费，可先付款，但要求经办人员及时索回发票；3)发票抬头应按付款合同主体填写公司全称；4)如对方为增值税纳税企业，需开具增值税普通或增值税专用发票；5)发票上印章应为发票专用章，公章或财务专用章无效；6)如付款金额少于发票金额，应在发票背面列明实付金额，并签字确认；7)如购买物品2种以上，而发票上无明细，应附购物小票或对方盖章的明细清单。

5.1.4.审核结论1）符合集团相关制度规定、完善履行审批后，转至下一付款流程；2）不符合集团相关制度规定，退回付款发起人更正或补齐相关手续；3）异常情况，财务审核人员直接向本部门领导汇报。

5.1.5.付款1)付款时间统一为每周三，周三前未履行完相关审批程序的，递延到下周三报销。

集团每月固定费用（如管理费、停车费、油卡等）请提前 10个工作日发起OA流程；2)付款申请人发起OA流程后，及时将纸质付款申请书、原始单据和合同原件交财务部审核；3)支付方式：转账（支票、电汇、汇票、本票）；4)给付支票应履行签收手续，签收人在票据登记簿和支票存根上同时签字。

5.2.费用报销费用报销包括审核依据、日常报销、差旅费报销、招待费报销、交通费报销、通讯和车辆费报销、审核结论和报销及报销款领取八个方面。

5.2.1.审核依据1)所有报销项目，必须严格执行集团管理制度和财务制度规定的审批流程；2)所有报销项目，不论金额大小，均须取得合法的与经济活动相符的发票、行政事业性收据或其他有效外部凭证。

各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。

从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的发票专用章，不允许出现白条。

从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章；3)从外部取得的原始单据，除差旅费单据采用“差旅费报销单”粘贴外，其余各项费用采用“费用报销单”分类粘贴。

粘贴时应折叠整齐，错落有序，便于单据的审核和装订、保管；4)财务部对单据是否齐全、合法及审批手续是否完备进行审核，对支出不真实、不合法或审批手续不完备的各项费用不得报销；5)报销人凭合法报销凭证，按集团制度要求履行完审批程序后方可报销；6)应计入当期的费用按照权责发生制在当期确认，当月发生的费用原则上在当月入账，当年发生的费用务必在当年入账。

5.2.2.日常报销1)先借款后报销的业务事项，经办人应在业务完成后5个工作日内到财务部办理报销手续；2)报销单内容应填写完整，包括：（1）报销日期，（2）部门，（3）附单据张数，（4）报销内容，（5）报销金额，（6）经办人等，特殊事项需要在备注栏详细说明；3)报销单上填写的相关内容不允许有涂改；4)报销金额注意大写、小写规范。

报销金额如未到分，大写时需加“整”或“正”。

合计金额小写前面加：￥，后面填到小数点后 2 位，如整数后填：00 或“-”；5)报销单应按以下顺序粘贴：报销单－发票（正面朝上）－原始凭证粘贴单－内联单(电脑小票、酒店水单等)。

6)发票审核a)财务人员在办理所有业务时，应向对方索取正规发票，并对发票真伪进行检验，杜绝假发票、无财务专用章的发票；除政府等特殊事业单位开具的正规收据（印有财税字样）可以报销外，其他收据不予报销；b)一般要求对方先提供发票后付款，对于政府部门、公共行业的收费，可先付款，但要求经办人员及时索回发票；c)发票抬头应填写公司全称（开具发票抬头时请提前咨询财务部）；d)如对方为增值税纳税企业，需开具增值税普通或增值税专用发票；e)发票上印章应为发票专用章，公章或财务专用章无效；f)购买办公等日常用品时，发票需购买人和验收人在发票背面签字，代购物品需收货人在发票背面签字确认；g)如报销金额少于发票金额，应在发票背面列明实报金额，并签字确认。

7)发票审核注意事项a)如购买两种或两种以上办公等日常用品，而发票上无明细，应附购物小票或对方盖章的明细清单；b)发票需签字的，签在发票背面下方的位置，避免票据粘贴时给粘住，有复写功能的有色发票签字签在正面右下角。

8)支付方式：现金或转账（支票、电汇、汇票、本票）a)符合《现金管理暂行条例》规定以及确实无法办理转账结算的货币资金支付业务，才可以用现金支付；现金使用范围以外款项，采用转账支付；b)除差旅费外，对于 1000 元以上的业务支出原则上使用转账支付；c)本地业务需转账支付的，应在转账请款单上填写对方公司的全称；异地转账支付的，应填写：（1）对方公司的全称；（2）开户银行的具体名称（××银行××分行××支行××分理处等）；（3）公司账号；d)给付支票应履行签收手续，签收人在票据登记簿和支票存根上同时签字。

9)报销单据不得用双面纸打印，不得用圆珠笔、蓝色笔或彩色笔填写。

5.2.3.差旅费报销1)严格按照集团最新颁布的《员工出差管理制度》等相关规定的标准执行；2)所有员工商务公出只能在其任职公司报销，不得在其他公司报销。

对于既在集团任职又在下属公司挂职的领导差旅费，在任职下属公司报销相关费用；3)差旅费报销，仅限于：（1）交通费：飞机、火车、轮船、长途汽车、机场大巴、市内轨道交通，（2）住宿费，（3）工作餐费。

差旅费中的餐费只限于工作餐费标准，属于业务招待的要单独履行业务招待审批手续；4)报销时，须提供正式发票，并注明住宿日期、人员，财务人员应对住宿日期与出差审批单、飞机、车、船票日期进行复核；5)为便于财务部门审核，报销人应如实填写报销单据上的所有内容。

报销单据上至少包含以下内容：出差人姓名及级别、始发地点及时间、到达地点城市名及时间、住宿费用及天数，报销粘贴单附后。

报销出差伙食费及市内交通费时，天数的计算以离开和到达的时间为计算标准（按车/船/机票时间），12小时以内算半天，超过12小时的算一天；6)住宿费报销时，需提供酒店出具的住宿费水单；如果酒店不具备提供条件，报销人需在发票背面列明费用明细；7)出差人为两人以上，由出差审批单发起人汇总报销，每位出差人均在出差报销单的经办人栏处签字，财务不受理单独报销；8)差旅费报销时，须在报销流程中关联出差审批单。

5.2.4.招待费报销1)应恰当划分业务招待费包含的内容范围，将招待费严格控制在预算范围内，合理筹划税前抵扣；2)公司用于接待来访客人的茶叶、水果、饮料等由行政管理部专人负责统一购买、保管、发放及费用控制；3)业务招待用餐及购置礼品报销，礼品购置必须附审批过的“业务招待用品、礼品购置审批单”；4)员工外地出差招待支出需单独履行业务招待审批手续，发票单独开具，不可和出差审批报销合二为一；5)报销票据要和业务招待审批单记载的招待方式和次数相符；6)报销单注明“业务招待费”字样，和发票一起作为报销凭证；7)招待借款：凭“业务招待费审批单”办理借款；申请人必须与领款人一致，不得由他人代领；原则上只对单笔超过5000元的业务招待费申请办理借支。

5.2.5.交通费报销员工外出办事可以报销出租车费用，报销时需附交通费明细表，表中列明：日期、出发地、目的地、事由、金额等项目。

5.2.6.通讯和车辆费1)员工通讯和车辆费，根据公司相关人事制度要求提供与通讯、车辆费用有关的发票，按部门按季度报销，各部门指定人员统一提交报销流程，于下季度15日前发起费用报销流程。

5.2.7.审核结论1)符合集团相关制度规定、完善履行审批后，转至下一报销流程；2)不符合集团相关制度规定，退回报销人更正或补齐相关手续；3)异常情况，财务审核人员直接向本部门领导汇报。

5.2.8.报销和报销款领取1)为了节约OA流程审批时间，费用应汇总每月报销一次（特殊事项除外）；2)报销款支付时间统一为每周四，周三前未通过相关审批程序的，递延到下周三报销；3)周一至周二各部室将需要报销的凭证交财务部审核；4)集团费用报销采用OA集中审批，审批完成后的报销凭证统一于每周三送到财务部集中处理；5)财务部出纳于周四直接将报销款支付至报销人的工资账号；6)为保证财务记帐的及时性，报销人自接到财务将报销款已转入个人工资帐号的通知后三个工作日内，必须对已到帐款项加以确认，便于财务及时入帐。