秘书培训课程教材(ppt 164页)
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文秘工作培训课件(PPT115张)
部门领导 审核
会签
机场 文秘
总经办核稿
总助、总师 审批
机场领导 签发
机场 文秘
编号
套红
盖章
校对
封发
中心代机场行文（行政发文）
拟稿人 拟稿
科室审核
部门文秘 审核
部门领导 审核
中心 文秘
中心文秘核稿
中心总监审核
会签
机场 文秘
总经办核稿
总助、总师 审批
机场领导 签发
机场 文秘
编号
套红
盖章
校对
封发
拟稿
要求
办文界面 显示全部待办工作
待阅公文 无承办单，只能看到文件正文和文件信息 无需填写意见 阅后点击“已阅”自动归档
已阅公文 在待阅公文中点击“已阅”后，该文件转至已阅公文。 可以查看之前已阅的公文。
未完公文 显示还在办理过程中的公文。 可以查看办理状态。
技巧：鼠标指针放在文件标题上会自动显示当前办理人。
2.根据签发领导的意见可以进行 多位部门领导审核.
操作：拟稿人选择“部门审核”，办理人选 择部门相应领导
中心文秘核稿
要求：同部门文秘核稿。
注意事项：1.核稿后可不在发文稿纸上落实核 稿意见。
2.如无法修改正文，联系拟稿人更改。
操作：拟稿人选择“变换经办人”，办理人选 择所在中心文秘。
中心总监签发
2.会签人一般为平行部门的领导， 可以多人会签。
3.会签意见与发文各级审核意见 有出入时，及时请示领导。
操作：拟稿人选择“会签”，需要选择办理人
收文办理
办文的实质是办事 区分部门收文与行政收文
发起收文三种途径 1 2 3
收文分类
阅知类（不需要办理具体事务，对于文件 中的信息阅知即可）
2024版《秘书培训》ppt课件
提升职业技能
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
行政秘书技能培训教材(PPT48页)
IST
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
专业技能---通知
＃ 通知的格式
仿宋_GB2312,三 号，加粗；日期 要具体写明：年、 月、日。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
正文三号 仿宋 _GB2312, 段落开头 空四个字 符； 内容简明 正式
IST
行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修改 等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免 不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概 括为如下：
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 环境的整理准备
上司办公室和会 客室的整理、清 扫、装饰、更换 摆设、办公室配 置、上司办公室 的桌面整理、用 品、消耗品的准 备和管理。
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
IST
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
专业技能---通知
＃ 通知的格式
仿宋_GB2312,三 号，加粗；日期 要具体写明：年、 月、日。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
正文三号 仿宋 _GB2312, 段落开头 空四个字 符； 内容简明 正式
IST
行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修改 等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免 不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概 括为如下：
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 环境的整理准备
上司办公室和会 客室的整理、清 扫、装饰、更换 摆设、办公室配 置、上司办公室 的桌面整理、用 品、消耗品的准 备和管理。
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
IST
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
《秘书培训》PPT课件
七、接待礼仪
1、接待实施原则
诚恳热情 讲究礼仪 细致周到 按章办事 俭省节约 保守秘密
接待咨询工作："一听、二问、三记、四分析"
2、对来访者所反映的问题和要求 处理原则：
要求合理、按政策应当解决的问题： "分级负责， 归口办理"
要求合理、但由于现行政策不允许或现实情况还难 以解决的问题：解释说明
秘书工作指南
一、什么是秘书?
什么是文员?（文员即领导的助手） 什么是秘书?（秘书小姐是公司的形象的代言人） 企业需要秘书懂得什么?（请问在坐的：把自己怎样
定位的）
二、秘书应具备的能力
1、21世纪专业秘书应具备的能力： 外交官的圆滑 骡子般的耐力 光线般的速度 修女般的忠诚 犀牛般的厚韧 爱因斯坦般的头脑 母亲般的温柔与耐久力
三、秘书岗位职责
➢ 提醒领导次日的重要日程安排、做好纪录 ➢ 文书拟写与处理（文书拟写/收发文处理/文档
管理） ➢ 接电话的技巧（不要什么事情都去打扰领导） ➢ 收发邮件、传真，并进行分类整理。 ➢ 会议管理（会前筹备/会中服务/会后落实） ➢ 接待来访客人、准备会见资料 ➢ 汇总各部门的营业报表，以报总经理审阅。
6、接待应约而来的客户
起立并热情招呼客人 询问他是否有约 询问他与哪位老板有约 询问他及其公司的姓名 请他坐等 茶水或咖啡（递上报纸或公司简介） 通知与客人约好的上司
八、接听电话的技巧
❖ 电话铃响三声内接起 ❖ 热情问候 ❖ 表明自己的身份 ❖ 说话时保持微笑 ❖ 礼貌地称呼对方 ❖ 调整好音量和语速 ❖ 表示兴趣和关注
自 信 ， 角努 色力 扮
体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
演
好
知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标 秘
文秘工作培训教材(PPT 56张)
参考
案例
钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾经手忙脚 乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间中复印纸已所剩无 几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲 置；还有的同事三天两头来领同一种物品……后来，钟苗认真学习了有 关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了办 公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品库房的好管家，深得好 评。
二、办公室环境优化
（一）改善办公室环境的办法
1.办公室的绿化
2. 空气的优化 (1)温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一 般在20～22℃，夏季在23～25℃之间为最宜。 (2)湿度。 (3)清洁度。 (4)流动速度。 3.光线的优化 办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。
办公用品 类别
文具
小工具
纸张
常用耗材
（二）办公用品采购流程：
（三）办公用品订购方式
办公用品 大多数的日常办公用品都可以通过电话 订购方式 从供应商处订购。
直接去 商店购买
电话订购
传真订购
网上订购
不论采用哪种订购方式，秘书人员一定要保留一张购货订单，收到货 物时，要将实物与订单一一核对，以防出错。
二、办公室环境优化
刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品 分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重要 的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让 他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过 一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊来， 问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来的外 卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好，闻 到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中其 他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都打 开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？
行政秘书技能培训(ppt92张)
第一章:
秘书的角色
1 秘书的类别…
2 秘书的职业特征…
3 秘书工作的性质与特点… 4 秘书的作用……
1 秘书的类别…
秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。
如服务于政府机关的统称为“机关秘书”，眼务于工 矿企业的统称为“企业秘书”，服务于私人的则统称 为“私人秘书”，此外，还有“商业秘书”、“涉外 秘书”等等。
我很难忘的一件事情…
让别人看看你的…… 肢体语言 形象礼仪… 还有… 有声语言 流利的表达 和蔼可亲 而且… 很难忘的 ……！ :)
秘书写作与文档管理…
一、秘书写作概述…
秘书写作的内容相当广泛，题材多样。因工作和业务需要，各有所 侧重。大致如下……
1．公文类 国务院所规定的行政公文共有13类14种： ①命令(令)；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥ 通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑩意见； ⑩函；⑩会议纪要。 2．法规类 主要有：规定、条例、办法＼细则等。
4 秘书的作用……
信息、枢纽作用……
以往的秘书最主要的工作就是处理书面信 息。现代秘书则又从接待、联络＼调研 ＼电话等工作中接触大量的口头信息。 秘书的办公室可以说是机关＼公司的信 息集散地。秘书为上司和整个机关＼公 司起着信息的提供＼反馈＼传递等枢纽 作用。
4 秘书的作用……
公共关系作用……
同在政府机关和某种企事业单位的秘书，则又因其工
作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关 中主要从事日常行政工作的被称为“行政秘书”，主 要管理机密文件的被称为“机要秘书”，主要从事撰 文拟稿的被称为“文字秘书”，高等院校的院、系则 有“教学秘书”＼“科研秘书”和“行政秘书”之分。
1 秘书的类别… A 行政秘书……
2024版九段秘书培训课件(PPT)
根据任务的紧急程度和重要性，合理分配时间和精力，优先处
理重要且紧急的任务。
合理利用碎片时间
03
充分利用等待、休息等碎片时间，进行简单的任务处理或学习
提升。
16
工作效率提升策略
2024/1/24
保持专注
避免多任务处理，专注于当前任务，减少干扰和打断，提高工作 效率。
制定工作流程
优化工作流程，减少不必要的环节和浪费，提高工作效率和质量。
九段秘书培训课 件(PPT)
2024/1/24
1
contents
目录
2024/1/24
• 九段秘书概述 • 日常事务处理 • 商务礼仪与职业形象 • 时间管理与工作效率 • 沟通协调与团队合作 • 保密意识与信息安全 • 情绪管理与压力应对
2
2024/1/24
01
CATALOGUE
九段秘书概述
3
2024/1/24
24
信息安全基础知识
2024/1/24
信息安全的定义
解释信息安全的定义，包括信息的保密性、完整性、可用性等要 素。
信息安全威胁
列举常见的信息安全威胁，如黑客攻击、病毒传播、网络钓鱼等。
信息安全防护技术
介绍信息安全防护技术，如防火墙、入侵检测、加密技术等。
25
防止信息泄露的措施
加强物理安全 通过门禁系统、监控摄像头等措施， 加强物理层面的安全防护。
强化网络安全
采用网络隔离、访问控制等手段，确 保网络安全。
2024/1/24
数据加密与备份
对重要数据进行加密处理，并定期进 行备份，以防数据泄露或损坏。
员工培训与监管
定期开展信息安全培训，提高员工的 安全意识；同时加强对员工的监管， 防止内部泄密事件的发生。
秘书人员培训教材(PPT50页)
第二节、秘书人员的思想修养和职业道德
一、秘书的政治理论修养 二、秘书的思想作风修养 三、秘书的职业道德
一、秘书的政治理论修养
1、认真学习和掌握马列主义理论和经济理论 2、坚持正确的政治方向、树立远大的理想 3、具有较高的政策水平和较强的法制观念 4、具有强烈的忧患意识，为党和人民忧患。 5、要思想敏锐，正确地服从领导。
极情绪。为了有效地工作和正常地生活，秘书人员要克服 不良的嗜好和不良心理影响；善于调适自己的心理，保持 稳定、乐观、健康的心态，淡泊名利，乐于奉献。 5、形成良好的的性格 乐观开朗、敏捷稳健、坚毅自律、幽默自信
二、秘书人员的性格要求
1、开朗
乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热 情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难
三、秘书的业务能力要求
书面写作能力 口头表达能力 听知理解能力 阅读概括能力 社交活动能力 沟通协调能力 观察分析能力 随机应变能力 设备操作能力
公文和事务应用文的写作能力 标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要
耐心倾听并正确理解他人的发言 善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键 精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持
四、女性秘书的自我保护
讨论： 年轻漂亮的女秘书，如何处理上司的关系？ 即女性秘书的自我保护策略
四、女性秘书的自我保护
1.正确的认识和心态。秘书出卖的是智力和劳力，充当工作中 的参谋和助手，绝不是花瓶和色相。女性要自尊、自爱、自 重。坚持原则，灵活对付，防微杜渐。情人绝不是秘书，也 不可能当好秘书，只能是秘书的异化，亵渎了秘书的神圣性 和重要性。
二、秘书的知识结构
秘书知识结构要求具有博与专的兼容性，成 “T”型展开。秘书应有的三层知识结构：
1、基础知识：即具有相当于高中
秘书素质培训课件(PPT 52张)
章秘书素质
节秘书的政治素质
一、秘书的政治素质内容
• （一）远大的人生理想 • 秘书人员必须拥有远大的 人生理想，充分认识到秘书工 作的重要性，自觉服从组织安 排，把秘书工作当作完善社会 主义市场经济体制、建立现代 企业制度的需要，有企业利益 和个人利益、工作利益和物质 利益中作出选择。
（二）坚定党性原则
• （2）要完善知识结构和能力结 构体系。 • 首先，强化经济理论知识的学习， 提高管理能力。 • 其次，熟悉WTO法律法规知识， 增强自我保护能力。 • 再次，拓宽知识领域，增强对外 沟通能力。（语言关、学会交际、 学会涉外文书、行为规范）
2、解放思想，更新观念
• 第一，要确立社会主义市场经济的观念。 • 第二，要确立经济效益的观念。 • 第三，要确立精干高效的观念。
（三）较高的政策水平
• 秘书人员的工作经常涉及大量 的理论问题和政策问题，而做好秘 书工作，没有一定的理论水平和政 策水平是难以胜任的。 • 马克思列宁主义、毛泽东思想 和邓小平理论是无产阶级革命的科 学，是我们党制定一系列政策的理 论基础，也是一切行动的指南。因 此，学习这些理论知识，是提高秘 书人员各种素质的重要途径，特别 是提高政治理论素质有直接作用。
（三）善于总结是催化剂
• 为什么要总结？这是因为 只有通过总结才可能使一系列 的学习和实践有序化。
自我总结的时候自问的方法，以便理清思路：
• 1、经过一周、一个月、一年 的学习，你学会了什么？ • 具体点就是在业务方面，在与 领导相处方面，在人际关系方 面，在办公自动化方面，在自 我心理调适方面。 • 2、你掌握了几种技能？
• 2、不恰当把秘书描述为“刀笔 吏”、“花瓶”、“阿谀奉承之 徒”等，从而走向另一个极端， 不尊重秘书的人格尊严，部分缺 乏坚定职业信仰和自尊心的秘书 便会蜕变为对权力的极力追逐， 以期望能提升自己的社会地位。
节秘书的政治素质
一、秘书的政治素质内容
• （一）远大的人生理想 • 秘书人员必须拥有远大的 人生理想，充分认识到秘书工 作的重要性，自觉服从组织安 排，把秘书工作当作完善社会 主义市场经济体制、建立现代 企业制度的需要，有企业利益 和个人利益、工作利益和物质 利益中作出选择。
（二）坚定党性原则
• （2）要完善知识结构和能力结 构体系。 • 首先，强化经济理论知识的学习， 提高管理能力。 • 其次，熟悉WTO法律法规知识， 增强自我保护能力。 • 再次，拓宽知识领域，增强对外 沟通能力。（语言关、学会交际、 学会涉外文书、行为规范）
2、解放思想，更新观念
• 第一，要确立社会主义市场经济的观念。 • 第二，要确立经济效益的观念。 • 第三，要确立精干高效的观念。
（三）较高的政策水平
• 秘书人员的工作经常涉及大量 的理论问题和政策问题，而做好秘 书工作，没有一定的理论水平和政 策水平是难以胜任的。 • 马克思列宁主义、毛泽东思想 和邓小平理论是无产阶级革命的科 学，是我们党制定一系列政策的理 论基础，也是一切行动的指南。因 此，学习这些理论知识，是提高秘 书人员各种素质的重要途径，特别 是提高政治理论素质有直接作用。
（三）善于总结是催化剂
• 为什么要总结？这是因为 只有通过总结才可能使一系列 的学习和实践有序化。
自我总结的时候自问的方法，以便理清思路：
• 1、经过一周、一个月、一年 的学习，你学会了什么？ • 具体点就是在业务方面，在与 领导相处方面，在人际关系方 面，在办公自动化方面，在自 我心理调适方面。 • 2、你掌握了几种技能？
• 2、不恰当把秘书描述为“刀笔 吏”、“花瓶”、“阿谀奉承之 徒”等，从而走向另一个极端， 不尊重秘书的人格尊严，部分缺 乏坚定职业信仰和自尊心的秘书 便会蜕变为对权力的极力追逐， 以期望能提升自己的社会地位。
文秘培训课件
31
一、秘书人员的知识结构
3、高级秘书人员的综合素质
优秀——对高级秘书人员的评价
优秀的八点表现
责任 忠诚
分寸 礼貌 优 秀 评 价 谦虚
爱好
敏感 自制
32
一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
初级秘书的替身作用 ——人手型：代替的是哪一部分？ ——内容及特点
A、日常事务性工作
46
四、文字组织能力的培养
1、书面语言
诞生文字，记录口语（古代无法记录口语）
2、书面语诞生的价值
跨越时空，永久保存记载历史，传承文化
3、中国文字的特点
字、词、句与篇章卷册 ——音、形、义 ——与拚音文字的区别
四、秘书性格和心理素质修养
2、秘书人员的职业素养
具有强烈的事业心，表现在：
忠诚敬 业 的精神 乐于奉 献的精 神 四 精 个 神 积极进 取的精 神
开拓创 新的精 神
具有坚定的信念
16
要有较高的思想水平
四、秘书性格和心理素质修养
3、秘书人员的职业性格
正直 内敛
缜密 善良
职 业 性 格
坚毅 豁达 温和
基础知识
——政治哲学类
相关的辅助知识
——管理知识
——语言文学类
——数学统计类
——外语知识
——地方志知识
——历史地理类
——法律知识类
30
——导游和礼宾
接待知识
一、秘书人员的知识结构
2、秘书人员应掌握的各学科知识
秘书人员的个人才艺 ——从琴棋书画讲起 ——中国传统文化中的审美艺术 职业化秘书的个人才艺修养 ——诗词歌赋等文化底蕴 ——吹拉弹唱等文艺才能 ——文化娱乐活动的组织者与主持人
一、秘书人员的知识结构
3、高级秘书人员的综合素质
优秀——对高级秘书人员的评价
优秀的八点表现
责任 忠诚
分寸 礼貌 优 秀 评 价 谦虚
爱好
敏感 自制
32
一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
初级秘书的替身作用 ——人手型：代替的是哪一部分？ ——内容及特点
A、日常事务性工作
46
四、文字组织能力的培养
1、书面语言
诞生文字，记录口语（古代无法记录口语）
2、书面语诞生的价值
跨越时空，永久保存记载历史，传承文化
3、中国文字的特点
字、词、句与篇章卷册 ——音、形、义 ——与拚音文字的区别
四、秘书性格和心理素质修养
2、秘书人员的职业素养
具有强烈的事业心，表现在：
忠诚敬 业 的精神 乐于奉 献的精 神 四 精 个 神 积极进 取的精 神
开拓创 新的精 神
具有坚定的信念
16
要有较高的思想水平
四、秘书性格和心理素质修养
3、秘书人员的职业性格
正直 内敛
缜密 善良
职 业 性 格
坚毅 豁达 温和
基础知识
——政治哲学类
相关的辅助知识
——管理知识
——语言文学类
——数学统计类
——外语知识
——地方志知识
——历史地理类
——法律知识类
30
——导游和礼宾
接待知识
一、秘书人员的知识结构
2、秘书人员应掌握的各学科知识
秘书人员的个人才艺 ——从琴棋书画讲起 ——中国传统文化中的审美艺术 职业化秘书的个人才艺修养 ——诗词歌赋等文化底蕴 ——吹拉弹唱等文艺才能 ——文化娱乐活动的组织者与主持人
高级秘书专业技巧培训PPT
• 报告 • 请示 • 批复 • 意见 •函 • 会议纪要
事务性文书
总结 计划 简报 会议记录 述职报告 其他
总结的写法
总结：学习总结/工作总结/个人总结/单位总结/年 度总结/季度总结/ 总结的结构与写法： 1. 标题：（XX公司2006年度总结） 2. 正文: 前言+主体+结尾（成绩+经验+存在问 题+总结全文） 3. 尾部：署名+时间
沟通的方式
五种沟通方式：
书面语言:
信函、备忘录、报告、建议书、记录、 合约、指示、议程、通知、规章、笔记、 计划书、文件
口头语言： 身体语言： 图像语言： 多媒体：
访谈、会议、电话、辩论、提出申请、听取汇 报、通知、演说
手势、面部表情、动作、语气、站姿、体态
幻灯片、照片、图表、录像、电影、
问题的解决
Level 1
有效解决日常问题,收集有用信息，提供可选的解决方案并 基本达成结论。 能提交超出职务范围的问题。
Level 2
在自己或他人的团队，能创造性地并有效率的解决中等难度 或中等复杂程度的问题。 能用超乎经验和惯例的方法，找到问题的不同的解决方法。 即使问题超出管理范围，也能找到解决方法，并在实施前提 交主管确认，然后实施。
同理心四个分段
L L：最低分。错误的方式。 L： 低 分。没错，但也不怎么对的方式。
H：
高
分。好的方式。
HH： 最高分。高明的方式。
同理心两大准则
处理抱怨应采取的步骤：
① 仔细倾听抱怨 ② 复述抱怨以确认你所听到的没错 ③ 致歉 ④ 认可客户的感受 ⑤ 解释你将采取什么行动 ⑥ 感谢客户提出引起你注意的问题
事务性文书
总结 计划 简报 会议记录 述职报告 其他
总结的写法
总结：学习总结/工作总结/个人总结/单位总结/年 度总结/季度总结/ 总结的结构与写法： 1. 标题：（XX公司2006年度总结） 2. 正文: 前言+主体+结尾（成绩+经验+存在问 题+总结全文） 3. 尾部：署名+时间
沟通的方式
五种沟通方式：
书面语言:
信函、备忘录、报告、建议书、记录、 合约、指示、议程、通知、规章、笔记、 计划书、文件
口头语言： 身体语言： 图像语言： 多媒体：
访谈、会议、电话、辩论、提出申请、听取汇 报、通知、演说
手势、面部表情、动作、语气、站姿、体态
幻灯片、照片、图表、录像、电影、
问题的解决
Level 1
有效解决日常问题,收集有用信息，提供可选的解决方案并 基本达成结论。 能提交超出职务范围的问题。
Level 2
在自己或他人的团队，能创造性地并有效率的解决中等难度 或中等复杂程度的问题。 能用超乎经验和惯例的方法，找到问题的不同的解决方法。 即使问题超出管理范围，也能找到解决方法，并在实施前提 交主管确认，然后实施。
同理心四个分段
L L：最低分。错误的方式。 L： 低 分。没错，但也不怎么对的方式。
H：
高
分。好的方式。
HH： 最高分。高明的方式。
同理心两大准则
处理抱怨应采取的步骤：
① 仔细倾听抱怨 ② 复述抱怨以确认你所听到的没错 ③ 致歉 ④ 认可客户的感受 ⑤ 解释你将采取什么行动 ⑥ 感谢客户提出引起你注意的问题
2024年度秘书人员培训教材(PPT)
学会使用档案管理软件，实现档案的电子化管理和检索 。
了解档案整理的基本原则和方法，如分类、编目、装订 等。
定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和可追 溯性。
2024/3/24
15
会议筹备与记录
会议筹备
2024/3/24
协助领导制定会议计划，确定会议主题、时间、地点和参会人员。
负责会议通知的起草和发布，确保通知内容准确、及时传达给参会人员 。
分类
根据工作性质和服务对象的不同 ，秘书可分为行政秘书、商务秘 书、外事秘书等。
4
秘书的工作职责
日常事务处理
负责接听电话、接待来访、安 排会议等日常事务。
2024/3/24
文件管理
负责文件的起草、整理、归档 和保密工作。
信息收集与传递
收集相关信息，及时向领导反 馈，并协助领导进行决策。
领导交办的其他任务
16
会议筹备与记录
• 根据会议需求，提前预订会议室、安排座位、准备会议材 料等。
2024/3/24
17
会议筹备与记录
2024/3/24
01
会议记录
02
在会议过程中，认真倾听并记录领导讲话 和参会人员的发言要点。
03
会后及时整理会议纪要，确保内容准确、 完整，并按时提交给领导审阅。
04
对于重要会议，还需做好会议录音或录像 工作，以备后续查阅。
秘书人员培训教材(PPT)
2024/3/24
1
目录
2024/3/24
• 秘书角色与职责 • 秘书基本技能 • 秘书办公技能 • 商务礼仪与形象塑造 • 时间管理与工作效率提升 • 团队协作与沟通技巧
2
01
秘书角色与职责
了解档案整理的基本原则和方法，如分类、编目、装订 等。
定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和可追 溯性。
2024/3/24
15
会议筹备与记录
会议筹备
2024/3/24
协助领导制定会议计划，确定会议主题、时间、地点和参会人员。
负责会议通知的起草和发布，确保通知内容准确、及时传达给参会人员 。
分类
根据工作性质和服务对象的不同 ，秘书可分为行政秘书、商务秘 书、外事秘书等。
4
秘书的工作职责
日常事务处理
负责接听电话、接待来访、安 排会议等日常事务。
2024/3/24
文件管理
负责文件的起草、整理、归档 和保密工作。
信息收集与传递
收集相关信息，及时向领导反 馈，并协助领导进行决策。
领导交办的其他任务
16
会议筹备与记录
• 根据会议需求，提前预订会议室、安排座位、准备会议材 料等。
2024/3/24
17
会议筹备与记录
2024/3/24
01
会议记录
02
在会议过程中，认真倾听并记录领导讲话 和参会人员的发言要点。
03
会后及时整理会议纪要，确保内容准确、 完整，并按时提交给领导审阅。
04
对于重要会议，还需做好会议录音或录像 工作，以备后续查阅。
秘书人员培训教材(PPT)
2024/3/24
1
目录
2024/3/24
• 秘书角色与职责 • 秘书基本技能 • 秘书办公技能 • 商务礼仪与形象塑造 • 时间管理与工作效率提升 • 团队协作与沟通技巧
2
01
秘书角色与职责
秘书培训 PPT课件
各种费用报销单的制作、旅费、招待费、机密费、各种会 费的出纳、结帐、领导私人的出纳、支票和票据的处理、 税务手续的代办与记帐。
实例：秘书应掌握按票据内容进行归类，并按类别及时填 写报销单并交领导签字后交财务部门报销（一般领导费用 分为六类，招待费用、车辆维护费用、办公用品费用、差 旅费用、医药费用、电话费用）。
实例：每天上班的第一件事情就应将领导办公室清理干 净，包括卫生、文件、浇花、添水等工作。并及时检查 领导的笔是否有墨水，便条纸及餐巾纸等是否够用。打 开窗户透气1个小时左右关闭。休息房间一个季度应更换 并清洗床单。下班的最后一件事情，应检查领导房间空 调是否关闭，并进行简单的清理，关闭照明设施及电源。
电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时 的应付。
实例：如电话直接称呼领导姓名，可直接入领导办公室， 但遇某些广告单位或不知名人找公司经理，则不需接入 领导办公室，可告知领导不在，请留下联系电话或将有 关事宜传真到办公室，等领导指示后再与其联系。但切 记，不可向陌生人告知领导的私人电话和手机号码。 7
实例：领导如正在办公室会见客人，有其他客人来访， 应告知来访客人领导正在工作，询问来访客人姓名及单 为后请客人到会客室稍等，并上好茶水及书刊报纸；随 后再电话告知领导有客人在外等候，并告诉领导客人的 姓名及单位，听候领导的指示，再引导客人进入领导办 公室。如领导一人在办公室，也应先安排客人在会客室 等候，询问客人姓名及单位后电话告知道领导，听侯领 导安排后引导进入办公室。
三、秘书/助理的工作职掌与权责
项目 10、信息的搜集加工
11、文书的处理
内容
文献和资料要点的制作及复印，和上司有关者的名簿及 通讯的制作、翻译、口头翻译、信息处理机器（个人计 算机等）的操作和管理 实例：如领导需要某方面的资料，应想办法在网上或者 大型图书馆收集有关资料并进行打印复印后，整理成册 交给领导。定时整理领导需要的名片册，并进行分类制 作，便于领导查阅。遇领导需要翻译时，秘书平时应注 意收集有关翻译的资料，并及时进行翻译。定期帮领导 做好私人电脑及个人电脑的维护工作。
实例：秘书应掌握按票据内容进行归类，并按类别及时填 写报销单并交领导签字后交财务部门报销（一般领导费用 分为六类，招待费用、车辆维护费用、办公用品费用、差 旅费用、医药费用、电话费用）。
实例：每天上班的第一件事情就应将领导办公室清理干 净，包括卫生、文件、浇花、添水等工作。并及时检查 领导的笔是否有墨水，便条纸及餐巾纸等是否够用。打 开窗户透气1个小时左右关闭。休息房间一个季度应更换 并清洗床单。下班的最后一件事情，应检查领导房间空 调是否关闭，并进行简单的清理，关闭照明设施及电源。
电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时 的应付。
实例：如电话直接称呼领导姓名，可直接入领导办公室， 但遇某些广告单位或不知名人找公司经理，则不需接入 领导办公室，可告知领导不在，请留下联系电话或将有 关事宜传真到办公室，等领导指示后再与其联系。但切 记，不可向陌生人告知领导的私人电话和手机号码。 7
实例：领导如正在办公室会见客人，有其他客人来访， 应告知来访客人领导正在工作，询问来访客人姓名及单 为后请客人到会客室稍等，并上好茶水及书刊报纸；随 后再电话告知领导有客人在外等候，并告诉领导客人的 姓名及单位，听候领导的指示，再引导客人进入领导办 公室。如领导一人在办公室，也应先安排客人在会客室 等候，询问客人姓名及单位后电话告知道领导，听侯领 导安排后引导进入办公室。
三、秘书/助理的工作职掌与权责
项目 10、信息的搜集加工
11、文书的处理
内容
文献和资料要点的制作及复印，和上司有关者的名簿及 通讯的制作、翻译、口头翻译、信息处理机器（个人计 算机等）的操作和管理 实例：如领导需要某方面的资料，应想办法在网上或者 大型图书馆收集有关资料并进行打印复印后，整理成册 交给领导。定时整理领导需要的名片册，并进行分类制 作，便于领导查阅。遇领导需要翻译时，秘书平时应注 意收集有关翻译的资料，并及时进行翻译。定期帮领导 做好私人电脑及个人电脑的维护工作。
秘书学培训课件(PPT84页)
＊保持环境整洁。
＊推行健康运动
＊举办康乐活动。
2.安全管理
＊ 防盗 ＊ 防火
＊ 防止意外伤亡
◇办公用品管理
1.文具
笔、墨、尺、订书机、广告色、油彩、粉 笔、
胶水（带）、信封、邮票等。
2.小工具
清洁工具、修理工具、制画工具、宣传工 具、
各种刀具（裁纸刀、切纸刀）等。
3.纸张
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
信纸、复印纸、打印纸、复写纸、
◇办公用品管理的原则
建立完善的管理制度 保证工作的需要 讲求节约，物尽其用 及时更新装备，提高工作水平
第二节 通讯工作
电话作为现代通讯工具，在组织的管 理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每
天通过电话进行大量的对内、对外联络工
作，可见电话是组织展示工作效率、社会
形象的一个窗口。在电话工作中，人们彼
（1）用精力最佳时间干最重要的工作。
着多种含义： （3）弹性安排，留有余地
（４）到车间进行实地检查或指。 转接的电话挂通后，应立即挂断，不应再听。 ◆督查工作的范围和原则
第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教
学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、
实验室等等。
第二种：是指某一类职业人员或某一 级职务人员的办公场所。如：教师、 护士、厂长、院长办公室等。
办公室的含义 ＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。
对等远候道 。而来的客人，秘书应随车提前到车站、码头或机场迎送，一般以提前10到20分钟等候，以示对客人的尊敬，绝不可迟到让客人
列为督查项目要填写“督促检查登记单”
——办公室是一个常用而普通的名词，却有 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。
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第三章 秘書工作的職能
辦事職能
辦事的職能﹕
辦事是秘書工作的兩大職能之一﹒ 協助上司的工作運轉﹐以提高上司工作效率
怎樣提高辦事效率﹕ 1. 領導要有權威﹐員工要有紀律 2. 机制要优化﹐体制要合理 3. 工作環節安排合理緊湊 4. 文件要發得少些再少些 5. 文件寫得短些再短些 6. 合理安排會議﹐填平“會海” 7. 堅持評審﹑完善催辦制度 8. 實現辦公現代化 9. 工作人員的訓練有素和工作的快節奏 10. 培養效率意識﹐進行習俗革命
秘書培訓課程
(政策秘書部 Jun-2003編制)
第一章 秘書學概說
什么是秘書學﹖
秘書學是一門獨立的科學﹐是源于秘書工作又指導秘 書工作的科學理論﹒ 秘書學是研究秘書工作﹐使其科學化﹑理論化并充分 發揮其效能的學問﹒ 秘書的研究對象有﹕
秘書人員 秘書部門 秘書工作
什么是秘書工作﹖
秘書工作分為群体及個体﹐以“為領導者的工作運轉 和決策服務”為宗旨﹒ 秘書人員從事助理性﹑參謀性工作﹐諸如﹕
特殊技能
電腦操作 資料复印 攝影技術 錄音錄像技術 打字技術 速記技術 書法藝術 編輯﹑校對技能 其它等……
智能素養
知識積累 積累意味著積少成多﹐意味著勤奮好學﹐絕不是
听其自然﹐坐待知識進門﹒ 思維訓練
語言能力(語言是表達思想﹑進行交際的工具) 邏輯能力 思辨能力 (邏輯﹑思辯﹑認識能力﹐認識事物本質) 認識能力 領會能力(對上級指意反應快﹑領會准)
起草﹑核對文件 列印﹑遞送文件 調查﹑研究信息 查証﹑解決問題 電話﹑交際接待 會議日程安排 重點事務提點 文檔資料管理 應答回應咨詢 其它等……
秘書工作与秘書學的關系﹖
秘書工作是秘書學的來源和基礎﹒ 秘書學又指導﹑引發秘書工作的發展﹐是秘書工作 的科學化﹑理論化体現﹒ 秘書工作与秘書學關系密切又不相同﹐把兩者分割 開來或混為一談均不正确﹒
較強的文字表達能力
文字表達能力是秘書人員的基本功﹐几乎整天与文字打交道 ﹐如草擬文件﹑會議記錄等﹒ 秘書人員的文字表達能力﹐不是單純文筆技巧問題﹒它實際 是較高的政治理論水平﹑丰富的科學文化知識﹑較強的分析 問題能力以及流暢的文筆等綜合能力﹒ 文字表達能力的形成和提高﹐賴于長期﹑反复﹑刻苦的寫作 實踐﹐由實踐中加以消化﹐做到心領神會﹐下筆才能左右逢 源﹒
參謀職能
1. 起草﹑核對文稿中的參謀作用 2. 資訊信息搜集﹑研究的參謀作用 3. 會務安排的參謀作用 4. 公務活動中的參謀作用 5. 制度評審﹑完善的參謀作用 6. 協調工作中的參謀作用 7. 信訪工作中的參謀作用 8. 議事制度－超前預后工作中的參謀作用
第四章 良好溝通
什么是溝通﹖
定義﹕ 一個人向另一人或多人傳遞信息并獲理解的過程﹒
其它 接受同事幫助后要表示感謝並告知結果 同事受批評時要給予安慰和鼓勵
同事受表揚時表示祝賀 委婉指出同事的缺點 多贊美同事 自己不小心做錯事時﹐要真心道歉 不談論同事的個人隱私 不說有損他人形象或自尊心的話
思考及討論
• 我們公司常用溝通方式有哪些﹖
• 你認為自己在工作中應如何選擇溝通方式才能 達到最佳的溝通效果﹖
臨机應變能力 即臨机處置能力﹒不只是應變﹐而且表現于﹕反應 迅速﹑思路敏捷﹑處置泰然﹑机智靈活的智能﹒ 以上思維的開發﹐一靠思維開發 ﹐二是要在實際 工作中學習和鍛煉﹒做到靈机泉涌﹑左右逢源﹑分 秒不誤﹑毫記人﹑記事﹒強記博取 ﹑應付自如﹒ 記人﹐除了要掌握方法﹑訣竅之外﹐主要的還得 靠平時勤下功夫多動腦子﹒
表現形式﹕ 談話(組織机构處理日常事物的主要方式)﹑書面﹑
肢体(表情/手勢/臉色/眼神/語气)﹒
溝通要素
如何与上司溝通﹖
接受指示 認真听﹐不明白的地方一定要問明白 如有不同看法﹐及時提出商量 表明如何落實執行
匯報工作 先說結果﹐再敘過程 條理清晰﹑簡洁明了 切勿提出瑣碎或不相關的事情
反思(自省)能力 要善于隨時回顧自己的言行﹐善于總結自己的成 功經驗和失敗教訓﹐特別要善于發現自己過失和 不足﹒
心理素養
多些樂觀和幽默 樂觀和幽默是自信心的表現
培植自信心 既要看到自己的長處﹐也要看到自己的短處﹔既不
滿足﹑不陶醉于長處﹐也不忌諱短處﹒ 鼓勵競爭精神﹐防止嫉妒心理
正當競爭帶來的是積极成果﹐是進步的動力﹔嫉妒 是一种消极因素﹐有百弊而無一利﹒
作指導提供參考信息﹒ 協調作用
如會議安排﹑活動安排等﹒ 門面﹑窗口作用
秘書部門或人員的工作態度﹑工作質量﹑辦事效 率等﹒
秘書工作的方針﹖
保密
因日常處理上司文件﹑參与各類會議﹐故了解公司投資資訊 ﹐運作方針/政策/制度﹐而任何資訊在出台之前需要經過反复 的修正﹐故未發布實施之前不可過早泄漏﹐否則造成負面影響 ﹒
• 過去在你的工作中有沒有不願意和同事溝通的 想法或做法﹖為什么會有﹖你現在如何看待﹖
第五章
禮貌﹖禮節﹖禮儀 ﹖
禮貌﹕ 指在人際交往中﹐通過言語﹐動作向交往對象表示謙 虛和恭敬﹒
尤其對于人事調動﹑投資策略﹑重大決策改變等敏感資料﹐更
應守口如瓶﹒
高效
實事求是
第二章 秘書人員的素養
才干素養
精明的辦事本領
基礎﹕ • 知識面廣 • 頭腦清楚 • 思維敏捷 • 手腳勤快 • 經驗丰富
能力﹕ 專業能力 理解和領會能力 條理和駕馭能力 口語表達能力 應變能力 交際能力
反映工作問題 實事求是 准備好解決方案
提出工作意見以請教方式提出 提出對上司個人的建議
方式委婉 注意場合
接受批評 不要反駁﹐真心道歉 如有必要﹐可适當解釋
接受表揚 感謝並表明會繼續努力 功勞歸下屬﹐如有其他人幫助過﹐要提起
如何与同事溝通﹖
工作配合 禮貌待人﹐不卑不亢 以解決問題為出發點﹐平等互助 學習和欣賞同事的优點
來源/基礎
秘書工作
秘書學
指導/引發
秘書工作的作用﹖
樞紐作用 處于各方中心位﹐通過文件﹑會議或其它方式承上
啟下﹑溝通左右﹒ 助手作用
為上司辦事﹐令上司有更多精力及時間應對更重要 的事﹒ 參謀作用
草擬文件﹐處理信息﹐提供參考建議﹐為上司決策 服務﹒
耳目作用 將所听﹑所見的情況反映上司﹐為上司決策﹑工