文件及合同编号管理作业指引

XX地产

文件及合同编号管理作业指引

发放编号：

生效日期： 20XX-XX-XX

公开范围： XX地产板块内公开

XX地产发展有限公司

1 目的

为加强文件的标准化管理，适应管理及文件归档的需要。

2 适用范围

适用于XX地产及其下属公司所有工程项目。

3 术语及定义

无

4 关键活动描述

4.1文件分类原则

4.1.1适应公司以房地产为主营业务的合同管理需要。

4.1.2公司所有文件都应按统一标准进行分类并连续编号。

4.2成本类文件分类编号方法（按五级编码）

4.2.1一级编码：根据公司名称分类，一级编号代码由两个大写字母表示，两个大写字母是

城市名称前两个汉字拼音的第一个声母。各公司的编号按下表中代码执行。新设立公司按照上述方法进行编码，如新编码与先成立公司的编码相同，则由总部成本管理中心为新设公司指定代码。

目名称汉字拼音的第一个声母。各项目的编号按下表中代码执行。对各分公司新开发项目的代码，应由各分公司成本部门对项目简称代码进行明确规定，并在确定后报总部成本管理中心备案。

01、02、03、……、00。也可根据地块分为“西地块”、“东地块”、“A地块”代码分

别为西、东、A……。当地块与开发期数同时出现时，地块代码在前开发期数在后。如西地块一期，代码为“西01”。若无分期，则直接采用编号“01”。

4.2.4四级编码：根据文件类型编号，文件类型按下表中代码执行。如下表中没有的编码应

由各分公司成本部门对编码进行明确规定，并上报总部成本管理中心确认。

最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999。

4.2.6编号举例：

1）XX·紫金文昌办公楼幕墙工程立项审批。

编号：YZ-ZJWC-01-LX-013 (注：013表明项目工程立项的第13份文件)；

2）西丽项目土方工程合同。

编号：SZ-XL-01-HT-005(注：005表明项目工程启动后第5个合同)。

3）西丽项目土方工程合同补充协议2。

编号：SZ-XL-01-HT-005补02(注：005表明项目工程启动后第5个合同补充协议2)。

4.3工程、设计类文件分类编号方法（按五级编码）

4.3.1一级编码：区别各一线公司归属的文件，同成本类文件编号方法4.2.1；

4.3.2二级编码：区别项目归属的文件，同成本类文件编号方法4.2.2；

4.3.3三级编码：区别项目开发期归属的文件，同成本类文件编号方法4.2.3；

4.3.4四级编码：工程、设计类共分五类，相应编号按下列括号中汉字表示。

1）工程指令单（工联单GD）：包含总部规划设计中心、一线公司设计部门、项目工程口所发生的一切甲方指令、甲方工程联系单、甲方工程通知单,、等文件。

2）设计联系单（设联单SD）：包含设计院等单位部门发生的一切设计联系单、设计通知单等文件。

3）会议纪要（会议HY）：包含项目所发生的一切会议纪要、会议简报等文件。

4）文件会签（会签HQ）：包含项目所发生的一切文件会签、传阅等文件。

5）请示报告（报告BG）：包含项目所发生的一切情况说明、原因分析等，需要领导知悉或批示的文件。

6）其他事宜（其他QT）：上述类型以外的其他文件。

4.3.5五级编码：根据文件起草的先后顺序编流水号，在前四类的最小类范围内进行连续编

号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999。

4.3.6编号举例：

1）XX·紫金文昌项目第三份工程指令单

编号：YZ-ZJWC-01-GD-003

2）XX产业创新发展中心项目A地块第四份会签单编号：DG-SSH-A01-HQ-004

5 补充说明

5.1本流程解释权属于地产总部成本管理中心。

6 支持性文件

6.1流程指引

无

6.2表单模板

无