采购管理作业指导书

1、目的：

为了规范采购管理的管理流程。

2、范围：

本流程适应于供应商（含委外供应商）管理、采购管理。

3、职责：

各部门负责提交物料请购单，采购课负责编制采购订单、到货报检。

4、定义：

无

5、控制程序

5.1 请购单处理

5.1.1 请购单主要用于各部门请购低耗品、辅料、设备备件等物资。

5.1.2请购单由各部门自行编制，操作路径为：供应链采购管理请购请购单。如图一。

图一

祥细操作方法:打开供应链.点击采购管理.进入请购.双击请购单.点击增加.则界面会生成一张新的采购请购单.按表头选项分别填写:请购部门.请购人员.双击则自动带出.请购单的必填项:存货编码双击可到存货档案选取.也可手工输入.数量及需求日期则用手工输入.输入完整后存档﹑审核后生成采购请购

单.

5.1.3请购单编制完之后，由部门领导进行审核，再传递给采购部执行。

5.1.4请购单的修改处理. 操作路径为：供应链采购管理请购请购单请购单列表选出要修改的请购单. 弃审后才可进行修改.修改后存档.审核后生效.

5.2采购订单处理

5.2.1采购员负责编制采购订单，操作路径为：供应链采购管理采购订货采购订单。

5.2.2生产性物料的采购订单由采购员参照MPS/MRP结果进行编制。如图二。

图二

祥细操作说明:供应链-采购管理-采购订货-采购订单.点增加后点击生单.即弹出(MPS/MRP计划.采购订单.销售订单.请购单.ROP计划)五个选项.采购部一般选择MRP或请购单生成采购订单(如图二)选择按MRP计划生成采购订单.即可拷贝MRP计划选择要订购的项目.如图三

图三

选择后生成采购订单.如图四.审核后即可打印交采购经理签名后传供应商确认.

图四

5.2.3非生产性物料的采购订单由采购员参照“请购单”进行编制。不允许超请购单需求下达采购操作路径为：供应链采购管理采购订货采购订单。(进入采购订单界面后按增加.然后生单.按请购单生成采购订单如图五)审核后即可打印交采购经理签名后传供应商确认

图五

5.2.4采购订单生成：通过上面二个步骤(请购单和MRP/MPS)分别生成采购订单时，必须注意一点：同一张请购单或者同一张MPS/MRP订单上的物料并不是在同一个供应商采购，因此，在生成时一定要注意不同的供应商应该生成不同的采购订单，而且供应商名称必须选择正确。。

5.2.5采购订单编制完成之后，由采购经理进行审核生效。

5.2.6生效的采购订单由采购员打印后发给供应商，采购订单需供应商确认盖章回传.

5.2.7部分零星采购物资的采购供应商经常变化、属于临时购买，而且无需开票等处理，在系统中设置一个“零星采购”（编码为5XXXX）。

图六

5.2.8 采购订单修改处理.当采购订单因需要进行修改时.可按以下步骤修改:

供应链采购管理采购订单列表选出要修改的采购订单.如图7

图7

已审核的采购订单修改时要先弃审才可修改.修改后再报采购经理审核后生效.见图8

图8

5.3采购到货报检处理

5.3.1采购员负责编制采购到货单，采购到货单参照采购订单自动生成，系统参数设置为：普通采购必有订单。操作路径为：供应链采购管理采购到货到货单。点击增加后生单.按采购订单生成到货单见图9

图9

点击按采购订单生成到货单后即弹出以下界面.图10

图10

选择采购订单后生成到货单图11.若需检验才能入库的则存档后需报检.

图11

5.3.2系统设置为“不允许超订单到货”，若采购到货超出采购订单，则先按采购订单订货数量办理采购到货报检处理。多出的部分提交书面报告，报公司领导审批，同意之后再进行变更采购订单，完成采购到货报检处理,若退回供应商.

5.3.3原则上原材料、KD片件、KD标件等生产所需物资需要经过质量检验。采购在编制好采购到货单后，即需要及时报检，并通知检验员对该报检物资进行检验判定。系统中设置“报检单自动审核”。其他非生产性物资的采购不需要报检处理。

5.4采购入库处理流程

5.4.1采购入库由库房操作，需要在系统中检验的生产性物资，参照检验单生成采购入库单；不需要在系统中检验的非生产性物资，直接参照采购到货单生成采购入库单。生单操作如图六。

图12

5.4.2采购入库单号由系统自动编写，入库日期为系统登陆日期，其他供货单位、业务类型、采购类型等信息由系统从到货单（或检验单）自动带出来。但一定要注意仓库和入库类别一定要选择正确，具体要求是：

物料类型参照单据入库仓库入库类别备注

原材料检验单原材料库采购入库含委外加工返料及辅料

设备备件采购到货单（蓝字）精工仓库采购入库含设备维修备件

代管原材料采购到货单（蓝字）代管库采购入库含辅料、低值易耗品

5.4.3采购到货单确定之后，打印作为库房收到采购物资的凭证，单据一式四份，一份交库房保管，一份交财务保管，一份交供应商，一份交采购员存留。

5.5采购开票处理

5.5.1每月底在采购挂帐之前，由采购员从系统中调出“采购结算余额表”，操作路径为：采购管理

报表采购帐簿采购结算余额表。如图13

图13

5.5.2制作采购挂帐明细时，以供应商为单位分别编制，并发给供应商核对。

5.5.3核对清楚的采购结算余额表之后，通知供应商开具相应的发票。

5.5.4采购员接到发票后，在系统中编制采购发票，操作路径为：采购管理采购发票。采购发票根据实际发票的性质编制不同的采购发票，主要分专用发票和普通发票。国外采购编制普通采购发票，编制