采购管理作业指导书

1、目的：
为了规范采购管理的管理流程。

2、范围：
本流程适应于供应商（含委外供应商）管理、采购管理。

3、职责：
各部门负责提交物料请购单，采购课负责编制采购订单、到货报检。

4、定义：
无
5、控制程序
5.1 请购单处理
5.1.1 请购单主要用于各部门请购低耗品、辅料、设备备件等物资。

5.1.2请购单由各部门自行编制，操作路径为：供应链采购管理请购请购单。

如图一。

图一
祥细操作方法:打开供应链.点击采购管理.进入请购.双击请购单.点击增加.则界面会生成一张新的采购请购单.按表头选项分别填写:请购部门.请购人员.双击则自动带出.请购单的必填项:存货编码双击可到存货档案选取.也可手工输入.数量及需求日期则用手工输入.输入完整后存档﹑审核后生成采购请购
单.
5.1.3请购单编制完之后，由部门领导进行审核，再传递给采购部执行。

5.1.4请购单的修改处理. 操作路径为：供应链采购管理请购请购单请购单列表选出要修改的请购单. 弃审后才可进行修改.修改后存档.审核后生效.
5.2采购订单处理
5.2.1采购员负责编制采购订单，操作路径为：供应链采购管理采购订货采购订单。

5.2.2生产性物料的采购订单由采购员参照MPS/MRP结果进行编制。

如图二。

图二
祥细操作说明:供应链-采购管理-采购订货-采购订单.点增加后点击生单.即弹出(MPS/MRP计划.采购订单.销售订单.请购单.ROP计划)五个选项.采购部一般选择MRP或请购单生成采购订单(如图二)选择按MRP计划生成采购订单.即可拷贝MRP计划选择要订购的项目.如图三
图三
选择后生成采购订单.如图四.审核后即可打印交采购经理签名后传供应商确认.
图四
5.2.3非生产性物料的采购订单由采购员参照“请购单”进行编制。

不允许超请购单需求下达采购操作路径为：供应链采购管理采购订货采购订单。

(进入采购订单界面后按增加.然后生单.按请购单生成采购订单如图五)审核后即可打印交采购经理签名后传供应商确认
图五
5.2.4采购订单生成：通过上面二个步骤(请购单和MRP/MPS)分别生成采购订单时，必须注意一点：同一张请购单或者同一张MPS/MRP订单上的物料并不是在同一个供应商采购，因此，在生成时一定要注意不同的供应商应该生成不同的采购订单，而且供应商名称必须选择正确。

5.2.5采购订单编制完成之后，由采购经理进行审核生效。

5.2.6生效的采购订单由采购员打印后发给供应商，采购订单需供应商确认盖章回传.
5.2.7部分零星采购物资的采购供应商经常变化、属于临时购买，而且无需开票等处理，在系统中设置一个“零星采购”（编码为5XXXX）。

图六
5.2.8 采购订单修改处理.当采购订单因需要进行修改时.可按以下步骤修改:
供应链采购管理采购订单列表选出要修改的采购订单.如图7
图7
已审核的采购订单修改时要先弃审才可修改.修改后再报采购经理审核后生效.见图8
图8
5.3采购到货报检处理
5.3.1采购员负责编制采购到货单，采购到货单参照采购订单自动生成，系统参数设置为：普通采购必有订单。

操作路径为：供应链采购管理采购到货到货单。

点击增加后生单.按采购订单生成到货单见图9
图9
点击按采购订单生成到货单后即弹出以下界面.图10
图10
选择采购订单后生成到货单图11.若需检验才能入库的则存档后需报检.
图11
5.3.2系统设置为“不允许超订单到货”，若采购到货超出采购订单，则先按采购订单订货数量办理采购到货报检处理。

多出的部分提交书面报告，报公司领导审批，同意之后再进行变更采购订单，完成采购到货报检处理,若退回供应商.
5.3.3原则上原材料、KD片件、KD标件等生产所需物资需要经过质量检验。

采购在编制好采购到货单后，即需要及时报检，并通知检验员对该报检物资进行检验判定。

系统中设置“报检单自动审核”。

其他非生产性物资的采购不需要报检处理。

5.4采购入库处理流程
5.4.1采购入库由库房操作，需要在系统中检验的生产性物资，参照检验单生成采购入库单；不需要在系统中检验的非生产性物资，直接参照采购到货单生成采购入库单。

生单操作如图六。

图12
5.4.2采购入库单号由系统自动编写，入库日期为系统登陆日期，其他供货单位、业务类型、采购类型等信息由系统从到货单（或检验单）自动带出来。

但一定要注意仓库和入库类别一定要选择正确，具体要求是：
物料类型参照单据入库仓库入库类别备注
原材料检验单原材料库采购入库含委外加工返料及辅料
设备备件采购到货单（蓝字）精工仓库采购入库含设备维修备件
代管原材料采购到货单（蓝字）代管库采购入库含辅料、低值易耗品
5.4.3采购到货单确定之后，打印作为库房收到采购物资的凭证，单据一式四份，一份交库房保管，一份交财务保管，一份交供应商，一份交采购员存留。

5.5采购开票处理
5.5.1每月底在采购挂帐之前，由采购员从系统中调出“采购结算余额表”，操作路径为：采购管理
报表采购帐簿采购结算余额表。

如图13
图13
5.5.2制作采购挂帐明细时，以供应商为单位分别编制，并发给供应商核对。

5.5.3核对清楚的采购结算余额表之后，通知供应商开具相应的发票。

5.5.4采购员接到发票后，在系统中编制采购发票，操作路径为：采购管理采购发票。

采购发票根据实际发票的性质编制不同的采购发票，主要分专用发票和普通发票。

国外采购编制普通采购发票，编制
专用发票前必须维护好供应商的税号、开户银行、银行帐号等基本信息。

参照采购入库单生成采购发票如图14作采购发票如图15
图14
图15
5.5.5采购发票号设置为全手工编制，号码与实际发票保持一致。

编制好采购发票之后，确定数量及金额无误，点击“保存”，并点击“结算”按钮。

5.6采购付款处理
5.6.1采购员根据实际情况，编制付款申请单，操作路径：财务会计应付款管理付款单据处理付款单据录入。

编制相应的付款单据，款项类型选择“应付单”图16
5.6.2编制付款单时，需要填写清楚供应商名称、结算方式（一般为银行存款）、金额等。

国外采购中有预付款，则款项类型选择“预付款”。

如图17
图16
图17
5.6.3编制好付款单之后，打印付款单清单，然后报公司领导审批，报批清单如图18
图18
5.6.4采购员将已经审核的付款清单，采购入库等相关资料一并提交给财务部，财务部出纳根据审核后的付款单进行付款。

5.7采购退货处理
5.7.1采购物资在到货报检时需要退回，则直接参照到货单办理“到货拒收单”退回，办理到货拒收单之前必须有检验员编制的“不良品处理单”，否则将无法操作。

参照不良品处理单数据如图19拒收单如图20
图19
图20
5.7.2采购物资在生产过程中发现质量问题需要退回的时候，由采购员编制采购退货单，需要选择清楚供应商名称、退货物料、数量等。

如图21
图21
5.7.3库房参照退货单编制红字采购入库单，将库房的退货数量冲减，参照时选择“采购到货单（红字）”。

操作如图22
图22
6、基础设置
6.1 基础档案的维护
6.1.1 供应商档案的维护在启用系统前.已经维护好供应商档案.如果有新增的供应商档案.操作如下: 基础设置基础档案客商资料供应商档案.点击增加如图23
图23
对话框中的蓝色字体为必写项.填完后存档即可.要作修改时.也可双击供应商作修改.
7.应商管理
7.1商供货信息
7.1.1 供应商存货对照表. 维护此表的目的是为了方便制作采购订单时能自动带入存货信息.在系统启用前.已维护好.若要增加时.操作如下:业务工作采购管理供应商管理供应商存货对照表.按增加即弹出图24界面.按要求填写.先填写存货编码.再点击价格.作价格维护后得出图25界面.存档后则可.
图24
图25
7.1.2 供应商存货价格表设置.此表其实在维护供应商存货价格表时已维护了单价.其操作如下: 业务工作采购管理供应商管理供应商存货价格表.点击按增加进入图26界面.
图26
存档即可.若作修改也可以双击修改.
8.代管业务
8.1代管业务中的采购订单制作
代管业务同样也在采购管理这一模块.但制作采购订单时稍有不同.制作采购订单时.业务类型必须选择为代管采购.操作界面如下:
采购订单生单与普通采购生单一样.操作界面如下:
8.2代管业务中采购到货单的制作.
采购订单制作完后跟踪物料到货.到货单生单前必须先选择业务类型为代管业务.到货单生单时按采购订单.操作界面如下:
选择代管采购以后.按采购订单生单得如下界面.
到货单生成时.必须留意选择以下几点:仓库名称必须设为代管库.有批次管理的必须录入批次号.是否检验也要注明清楚.以便存档后可以报检.生成报检单.
8.3代管业务中采购入库单制作.
到货单生成及报检后.合格货物需制作采购入库单.必须留意.货物必须入代管库.操作界面如下:
按采购到货单(蓝字)生成采购入库单
按采购到货单(蓝字)生成采购入库单.操作界面如下:
采购入库单保存前留意填写货物失效日期.
货物入库后.库房作生产调拔使用单.生产领用后.作采购代管挂帐确认单.操作路径如下:
代管业务代管挂帐确认单采购代管挂帐确认单.点击增加.按条件过滤后得出选项.操作界面如下:
采购代管确认单制订后.打印交采购经理审核后发供应商确认.供应商确认后.开具发票.系统上代管业务的发票无法自动生成.需手工制作.代管结算流程与一般采购结算流程一样.。