退休人员档案怎么管理

退休人员档案怎么管理

档案管理工作是d和国家的一项重要工作，它具有借鉴、总结、指导的作用。下面爱汇网小编整理了退休人员档案的管理办法，欢迎大家的阅读!

退休人员档案的管理办法

一、档案管理主体

省级养老保险经办机构负责省本级统筹退休人员档案的管理。各市、州、县(市)养老保险经办机构负责本统筹地区退休人员档案的管理。(由于养老保险它不是属地管理原则，所以在宜许多企业的退休人员档案也就不在本地管理，如葛洲坝、电力、电信、银行等都在省里管理。)

县(市)以上各级d委管理的企业领导干部退休后，其档案按企业领导干部管理权限由相关部门负责管理。(副县级以上企业领导干部档案有一部分在组织部，一部分在国资委，一部分在老干局管理。)

机关、事业退休人员档案由各部门自行保管，事业单位转企业后交由本中心托管。(2015年中心集中接收事业单位转企业退休人员档案237份，其他每月新增的由退管科接收。)

各级各类退休人员档案管理机构应接受同级档案行政管理部门及上级业务主管部门的管理、监督和指导。

截止到2011年11月，本中心共管理退休人员档案70662份，其中死亡退休人员档案5716份，机关事业转企业退休人员档案237份。

二、档案管理的条件

根据《湖北省参保企业退休人员管理办法》的规定，应具备四个方面条件：

(一)应该按照每千卷档案不少于10平方米、每万卷档案1人的标准，规划、建设退休人员档案管理场所和配备专(兼)工作人员。

(二)档案管理场所应分设有档案库房、阅档室和管理办公室，使用标准档案柜或密集架保管，配备计算机等档案信息处理与数据传送设备。

(三)档案库房必须采取有效的防火、防盗、防潮、防强光、防有害生物等安全措施，保持适宜的温度和湿度(温度以14℃-24℃为宜，相对湿度以45-65%为宜)。库房内应挂贴禁用标识，严禁吸烟和使用明火，不得存放易燃、易爆和其他无关物品。

(四)退休人员档案日常管理费用按每卷每年不低于30元的标准在企业退休人员社会化管理服务费中列支。(如果能够按此标准拨付，2012年财政应拨付210万元左右经费。)

三、管理机构和人员职责

退休人员档案管理机构履行以下职责：

(一)执行《中华人民共和国档案法》等有关档案管理的法规和制度，建立并执行档案管理规章制度;做好档案保管的安全、保密、保护工作。

(二)接收、保管企业或有关单位移交的退休人员档案;

(三)制作、维护退休人员的电子档案和信息库：

(四)办理退休人员档案的咨询、查阅和转递手续;

(五)为有关部门提供档案管理的相关数据：

(六)办理其它涉及档案的有关事项。

从事退休人员档案管理的工作人员应按规定参加岗前培训考核并持证上岗。

档案管理工作人员履行以下岗位职责：

(一)遵守执行有关档案管理的法规和制度，做好档案保管的安全、保密、保护工作。

(二)钻研档案管理业务，提高管理与服务水平，防止档案损失，延长档案寿命。

(三)经办档案保管、交接、转移和利用业务，完成经办业务登记和记录。

(四)不定期检查档案，发现问题及时向领导汇报，采取补救措施，确保档案的完整无损。

(五)及时、准确地统计档案收进、移出、利用等情况。

(六)离开档案管理岗位时，按规定做好档案移交工作。

四、岗位设置

目前档案管理岗位设立待遇申报岗和档案查询岗。待遇申报即退休人员死亡后丧葬抚恤费、遗属生活困难补助费以及工伤转退休的办理，它由刘厚权同志负责;档案查询岗即档案咨询、查询服务、接收编码上架，它由闫静和喻云飞同志负责。它与退休人员本人及亲属、公安局派出所、司法公证处、民政局优抚科、房管局

产权中心、局军转办、养老科、结算中心、医保处、工伤科、计生办、街道社区时时相连。

五、档案材料的整理

退休人员档案移交前，由原单位或托管单位负责按照《宜昌市参保退休人员档案整理规定》(附件1)的要求，鉴别、整理档案材料及装订归档。

归档材料须是蓝墨水、黑墨水或墨汁书写或铅印、胶印、油印的原件，除电传材料可用复印件(附原件并盖骑缝印)存档外，其它材料均不得用复印件存档。

退休人员原单位或托管单位应对退休人员档案的真实、完整、规范性负责，保证归档材料符合认定要求，标明材料形成日期。档案材料不全的，应注明所缺材料的类别和原因。

归档材料应按类、件、形成日期的顺序编号并装订后，以统一监制的标准档案盒(袋)建立退休人员个人档案卷宗，并在卷宗封面粘贴《宜昌市退休人员档案要件登记表》(附件2)。

不属于归档内容的档案材料，应退还给退休人员本人。不便退还的档案材料，经组织或本人同意，可登记造册后销毁。

六、档案的移交和接收

参保企业在职人员和灵活就业人员经批准退休后，其原单位或档案托管机构应按统筹关系及时联系养老保险经办机构，在退休审批后的当日或当年内办理完退休人员档案移交手续。

退休人员原单位或档案托管机构移交退休人员档案时，应填报《宜昌市参保退

休人员档案移交表》(附件3)，移交的档案应符合有关规定，委派工作人员移送档案卷宗到退休人员档案管理机构，并协助办理移交和接收手续。

接收档案时，应逐卷核对《宜昌市退休人员档案要件登记表》(附件2)的记载与移交的档案材料是否一致，逐卷检查档案材料及装订归档是否符合要求。不合要求的，应责成移交单位重新整理后再移交。

经核对、检查无误的档案卷宗，由档案管理机构的经办人员在《宜昌市退休人员档案移交表》(附件3)上签字(盖章)确认后接收。(这里主要有个责任界限，当退休人员需要档案材料的，有或没有能说清楚。)

七、档案的保管和保密

(一)建立、完善和执行档案管理各项制度，努力改善档案保管的物质和技术条件，确保退休人员档案安全。(本中心建立有《档案管理制度》，有兴趣会后可以传阅。)

(二)保管的档案要科学编码、合理摆放，既要保证档案安全，又要便于档案的管理和利用。

(三)要定期检查所管档案，发现档案损毁、丢失或被盗，应立即向主管部门汇报，并积极采取补救措施，挽回、减少档案损失。

(四)采用现代信息处理技术，建立和完善所管档案的信息管理系统，保持档案基本信息库与退休人员社会化管理信息数据库的内容一致。

(五)定期维护纸介质档案的电子版和备份，保持其与纸介质档案的内容一致。电子版档案与备份应由不同的工作人员分开保管。经同级劳动和社会保障行政部门核准，电子版档案可以作为恢复纸介质档案的依据。(这是我们今后的努力方