用Word的尾注功能编辑参考文献的技巧

用Word的尾注功能编辑参考文献的技巧

使用Word编写毕业论文时，修改参考文献是一件非常痛苦的事情，虽然现在也有很多软件可以编排参考文献，其实word本身就可以，但要注意使用技巧。采用合适的编辑方法会方便地做到整齐、规范、自动排序和交叉引用。

1. 以尾注的方式插入第一个参考文献

将光标定位于word文档中将要插入参考文献的位置，按“插入->引用->脚注和尾注”。出现一菜单，选择“尾注”，“文档的结尾”（如果参考文献后还有其它致谢之类的内容，则应该在参考文献位置后面分节，该情况下这里应该用“节的结尾”），编号格式为“1,2,3”。按“插入”按钮。

2. 按要求的格式输入参考文献内容。

这时你会发现文本中的序号“1”字是上标格式的，这是你所希望的，自行在这个上标前加上“[]”并设置成上标。但尾注中的“1”也是上标格式的，这不是你希望的，不用急，只需要在期前后分别加上“[”和“]”就行了。等所的参考文献都完成后，把参考文献内容全选，设置“字体”格式对话框中把“上标”和“下标”前的“√”去掉就可以了，此时同时还可以按毕业论文要求设置其它的字体和段落等格式，免除了一个一个的修改之苦。

3. 说明：

序号周围有似隐似现的框，这表示所插入手稿的尾注是一种“域”，不必理会它。

插入第二个尾注的方法是同样的。Word会根据所在位置的前后自动排序。正文中如果以后修改时调整了内容的顺序，Word会自动帮你解决所有的尾注中的顺序问题，你可以高枕无忧了。

在第一个参考文献的前面有一条横线，你会发现无法删除。它叫“尾注分隔符”。

4. 去除“尾注分隔符”

我们一般的编辑界面叫“页面视图”，选择“视图->普通”进入普通视图。

按“视图->脚注”，此时编辑界面分为两个部分，下面的编辑框是尾注编辑框。

选择尾注编辑框中的“尾注”下拉框，选择“尾注分隔符”，出现一条横线，选择该横线，删除它，再选择“尾注延续分隔符”，也会出现一条横线(这是尾注分页时会出现的很长的横线)，选择该横线，删除它。此时如果关闭退回到页面视图的话，你会发现刚才删除“尾注分隔符”和“尾注延续分隔符”位置分别都有空行，所以请在关闭之前，请分别在删除这两横线后马上在其“段落”对话框中设置“行距”为“固定值”“0.7 磅”，注意磅的前面有一空格，还有“尾注延续标记”也同样设置。关闭后，再按“视图->页面”切换回来。

5. 交叉引用

当你在文档中第N(N>=2)次引用前面文档曾经引用过的文献时，这时宜采用“交叉引用”。方法：按“插入->引用->交叉引用”，出现一菜单，在引用类型中选择“尾注”，引用内容为“尾注编号”，这时在菜单中会出现你曾经编写过的所有尾注，选择你需要的，按“插入”按钮即完成交叉引用了。

注：若你后来又在前面的文档中插入新的尾注，这时后继的尾注会自动更新编号，但交叉引用不会自动更新。怎么办？按“ctrl+A”选择所有内容后，按“F9”键就可以完成手动更新。

关于word 参考文献的使用技巧

最近在写课题论文。参考文献的撰写和管理着实让我头痛，用过Reference

Manage，可是对中文支持不好，老是显示乱码。看到一篇文章用尾注的方式编写管

理参考文献，试了一下，的确很爽，就转来共享一下，原文作者不知道是谁，在这

里谢过了。

写论文时，参考文献的引用是一件很麻烦的事，每个杂志要求的文献格式是不一样

的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和顺序等都不同。根据排列

顺序，主要分为两种：一是按插入顺序排序，二是按作者的姓名排序。如果是按作

者姓名排序，文章内容如果要改动（包括移动、插入或删除），对参考文献在最后

的排序影响不大，编号也好改。但如果是按插入顺序排序（国内的绝大部分杂志和

国外的许多杂志都是这样的），则文章如有改动，参考文献的增删和重新排序的工

作就会变得很烦琐，而且容易出错。有的编辑对这方面的要求很严格，把参考文献

的格式作为笔者是否认真的一个重要衡量标准。所以，参考文献是我们写论文时不

容忽视的一个环节。

有一个很出名的软件Reference manager是专门用来管理参考文献的，它功能很强

大，能对文献进行二次检索、管理，与Word结合还可完成论文中参考文献的插入，

相信很多高手都用它解决了参考文献的插入问题。但这个软件不是免费的（D版的

不算），而且对于一些不是很高手的人来说，把RM的功能都开发出来也不是件容易

的事。我对RM就掌握得不是很好，但我发现其实只要简单地用Word中的插入尾注的

功能就能很好地解决按插入顺序排序的论文中参考文献的排序问题。方法如下（以

Word2000为例）：

1．光标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”——“脚注和尾注”。

2．对话框中选择“尾注”，编号方式选“自动编号”，所在位置建议选“节的结尾”。

3．如“自动编号”后不是阿拉伯数字，选右下角的“选项”，在编号格式中选中阿拉

伯数字。

4．确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个

上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。

5．将文章最后的上标“1”的格式改成正常（记住是改格式，而不是将它删掉重新输

入，否则参考文献以后就是移动的位置，这个序号也不会变），再在它后面输入所

插入的参考文献（格式按杂志要求来慢慢输，好像没有什么办法简化）。

6．对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，

可以继续写文章了。

7．在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”（Word已经自动为你排序了），继续输入所要插入的参考文献。

8．所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线（页面视图

里才能看到），如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法

选中，也无法删除。这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，

所以一定要把它们删除。

9．切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。10．在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中

它，删除。

11．再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删

除。

12．切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。这时，无论文章如何改动，参

考文献都会自动地排好序了。如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，绝不出

错。

13．参考文献越多，这种方法的优势就体现的越大。在写毕业论文的时候，我就是

用这个方法分节插入参考文献的，具爽！

以上就是我用Word中的尾注插入参考文献的方法，拿出来与大家交流一下，请高手

们不要见笑。

存在一个小问题：

如果同一个参考文献两处被引用，只能在前一个引用的地方插入尾注，不能同时都

插入。这样改动文章后，后插入的参考文献的编号不会自动改动。

解决这个问题其实也不难

1,单击要插入对注释的引用的位置。

2,单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令。

3,在“引用类型”框中，单击“脚注”或“尾注”。

4,在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的注释。

5,单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项。

6,单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮。

不过得注意：Word 插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。如果添加、

删除或移动了注释，Word 将在打印文档或选定交叉引用编号后按F9 键时更新交

叉引用编号。如果不容易只选定交叉引用编号，请连同周围的文字一起选定，然后

按F9 键。

每个需要写毕业论文的朋友都会发现，修改文献是一件非常痛苦的事情，虽然现在也有很多