办公室工作的角色定位与功能实现

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办公室业务

2013・6

行政管理

办公室业务・office operations 文/武汉大学公共卫生学院党政办公室王忠海；湖北省水果湖第一中学汤繁华

办公室工作的角色定位和功能实现

【摘要】办公室工作作为政府机关和企事业单位日常运转的基础性工作，是工作运转的轴心。办公室是领导的参谋和助手，是员工的组织与协调者，是任务的执行与落实者，是对外的联络与服务者。实现办公室功能需要工作人员保持积极的精神状态，依照规范程序办事，分工协作，不断学习。

【关键词】办公室；角色；定位；功能

办公室工作作为政府机关和企事业

单位日常运转的基础性工作，是工作运转的轴心。办公室担负着承上启下、协调关系、联系各方、发号司令的职责和任务。是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，起着平衡各种关系、协调各方工作，化解各类矛盾的作用。找准办公室担当的角色和工作定位，对于理清办公室的工作职责，发挥办公室工作的基础作用，实现办公室功能具有十分重要的意义。

一、办公室工作的角色定位

（一）领导的参谋和助手

办公室工作一个重要的内容是为领导收集各种数据信息，提供决策依据并贯彻落实领导的意见。因此，办公室首先要正确领会领导意图，为领导提供必要的全面的客观的信息，在领导决策过程中，扮演好参谋的角色，当好领导的助手。

首先，办公室工作要到位不越位。在工作中，办公室要根据领导的意图和解决问题的需要，及时调查收集相关材料和信息，分类整理后提供给领导，做好领导决策的辅助性工作。此时，办公室的身份就像是“记者”，工作的任务是提供事实存在的“新闻”素材，好坏的评判留给作为“读者”的领导去完成。领导会依据办公室提供的信息和数据，做出正确的判断和科学的决策。当然，领导也可能在作出决策前征求办公室的看法和意见。这种情况下，办公室就变成了“评论

员”，需要依据收集的数据和材料，提出

自认为可行的合理的意见和建议，以供

领导参考，为领导的决策提供服务，做到

工作到位。办公室在工作中切记不能将

自己的意愿强加给领导，不能自以为是

代替领导决策，更不能指使领导去怎么

办。在工作中要尊重服从领导的决定，忠实积极地贯彻领导意图,确保执行决策

不走样，以出色的服务协助领导完成各

项工作。

其次，办公室工作要补台不拆台。领

导在工作中也有考虑不周全或不到位的

时候，这就要求办公室当好领导的“后备军”，关键的时候能顶上去，确保工作的

正常运行。工作中千万不能认为这是由

于领导的决策失误造成的，与办公室无

关，而在一旁袖手旁观，甚至幸灾乐祸。

办公室工作要细致全面，讲求顾全大局，要做领导之间和谐融洽的润滑剂，而不

是麻烦和矛盾的制造者。

（二）员工的组织与协调者

办公室是一个单位工作运转的枢纽

和调度中心，也是单位员工的“联络站”，因此，发挥办公室的桥梁纽带作用和组

织协调作用显得尤为重要。办公室负责

员工的日常接待，收集员工反映的意见

和工作中遇到的问题，在力所能及的范

围内及时给予解决；超出办公室能力所

限，要及时上报给领导，请求领导支持或

给出解决办法。办公室在贯彻执行领导

的决策过程中需要单位员工的积极参

与、配合和大力支持。办公室要充分发

动员工的积极性，从中客观公正、积极有

效地进行协调和沟通，可以合理避免或

减少不和谐因素，可以有效消除或缓解

员工与员工、员工与领导、领导与领导之

间的分歧或矛盾，促进单位形成团结和

谐的良好局面。

（三）任务的执行与落实者

办公室工作中，工作人员每天大部

分时间都在处理领导交办的各种任务和程序性的工作，是任务的执行者与落实者。一方面,办公室要上情下达和下情上达,既把握上情的准确性、全面性、机密性和政策性；又要全面地、准确地、实事求是地将下情上达,既报喜,也报忧。同时,对领导正在酝酿的思路,要积极梳理成

型,使之系统化；对领导考虑成熟的事情要抓紧落实、执行到位,并对出现的问题要及时反馈、及时处理。另一方面，对日常程序性的工作要规范有序，不打乱仗，摸索出一套行之有效的工作方法，做到“办文要准,办事要稳,情况要实,主意要

慎”。主要体现在：一是要规范办文。拟定公文要格式规范、行文简洁、表述准确，公章使用要依照程序规范管理。二是要周密办会。对会议筹备及会议中的各种事项,做到考虑周全、

任务明确、责任到人,确保会议质量。三是要得体办事。无论接听电话还是接待来访,都要遵循规范的程序,以热情务实的作风确保办事的质量。要坚持全面工作和重点工作相结合、

常规事务与应急事务相结合、对内服务与对外接待相结合,不断提高日常事务管理的科学化水平。

（四）对外的联络与服务者

工作中，办公室还要充当对外的联

络员和服务者的角色。在一个单位中,办

公室是沟通上下、协调左右、联系各方,保

证工作正常运转的枢纽。工作中既有对

上级部门的联络和服务，也有对平行部

门或下属单位的联络和交流。既要认真

履行工作职责，圆满完成主管部门布置

的各项任务，又要做好部门间的配合与

支持，为其他部门提供便利和服务。工

作中要保证渠道畅通，对外交流广泛，从

而树立本单位良好的口碑和形象。

二、办公室功能实现

（一）保持积极的精神状态办公室是一个单位的“窗口”,反映

office operations 办公室业务・行政管理

着单位的工作作风、精神风貌和工作效率，代表单位的形象。办公室工作人员的一言一行、一举一动会直接影响到员工的情绪和士气，进而影响外界对本单位整体形象的认知。因此，保持办公室积极向上的精神风貌能极大影响和激发单位员工的思维、意识、智慧和潜能，从而产生乐观向上的凝聚力和提振员工精气神。

保持积极向上的精神状态需要办公室工作人员不断提升自身的思想境界，把干好事、服好务当作一种追求；需要办公室人员持续保持工作的激情，视办公室工作为展示个人才华、实现自我价值的人生舞台；需要办公室人员保持阳光心态，脸上长挂笑容，常怀宽容之心、多想乐观、自信之念，做到深刻而不浮躁、谦和而不张扬、自信而又亲和。

（二）依照规范程序办事

办公室之所以能保持日常工作的正常运转，取决于办公室的公信力，而办公室公信力的高低，又取决于办公室是否依照规范程序处理事情。办公室要有一套比较完善的工作制度，以制度化为基础,实现办公室管理的规范和高效。通过

建立一整套科学的内部管理体制,来规范

全体员工的行为，做到人人有章可循,按

章办事,从而减少许多中间环节,大大提

高工作效率。特别是在办公室人员处理

涉及单位或员工个人切身利益时，要能

给出处理的依据，表明这样的处理是有

章可循或有据可查的，让单位员工口服

心服，减少矛盾上交，减轻领导负担，让

领导集中精力办大事。

（三）讲求分工协作

办公室工作犹如一台正在运行的

“机器”，办公室里的每一个人就是这台

“机器”的一个“零件”。少了一个“零件”，

“机器”不会正常运转。所以办公室工作

必须有明确的分工，并且分工是不分贵

贱的，每人的分工都是重要的和不可或

缺的。在分工时要注意发挥每一位成员

的专长，把他们放在合适的位置上，充分

调动他们的积极性、主动性和创造性。同

时，也要让办公室人员明白，分工不是分

家，并不仅仅是每个人只要把份内的任

务做好就行了，工作中还需要相互配合

与彼此协作。必要的时候需要办公室全

员参与，集中人力物力、集聚群体智慧，

把事情抓紧抓好，抓出成效。

（四）坚持不断学习

办公室工作是与时俱进的工作，必

须紧扣时代脉搏，跟上时代发展的步伐。

以前行之有效的工作方法方式，也可能

会因时间的推移变得不再适应新的要

求。这就要求办公室工作人员不断更新

工作理念，不断学习和熟悉新的办公室

业务，更新知识结构，改进工作方式方

法，提高工作的实效性。在学习他人的

工作经验和长处时，更要虚心向年轻的

同事请教先进的办公技能和操作方法，

使办公室工作的质量和效率不断提高，

更好地为单位的发展服好务。

总的说来，只有准确理解和把握办

公室工作在一个单位中的角色和定位，

才能充分发挥办公室工作的重要性和基

础性作用，实现其应有的功能，提高单位

工作效率，保障本单位各项职能活动得

以顺利进行。

参考文献：

[1]李妍.关于办公室管理工作的几点思考[J].

福建教育学院学报,2009(1).

[2]高建伟,陈勇,李国敏.关于发挥高校办公

室三个重要作用的思考[J].办公室业务,2013(2).

（上接第6页）对于机关干部来说，就应该做到白天：多走，即多下基层，深入单位一线，了解下面各个基层单位正在进行的各项工作和最新动态；多干，即多干实事，经历具体的事情，将自己置身于单位的工作中，跟踪并掌握各项工作的进展过程；多讲，即多与身边的同事沟通交流，由此“听到自己所不曾听到的，看到自己所不曾看到的”，“合众之力，为己所用”。通过以上方法最大可能地掌握单位中各项工作的方方面面，为自己的写作积累最丰富的基层素材。因为，任何好的，成熟的思想均来源于对事物的充分认知，所谓“巧妇难为无米之炊”，一旦失去了对材料中所述工作的充分了解，认识这一源泉，那么文章其独到的见解，观点和思想性等自然也就成了天方夜谭。例如，几年前，在我刚到部队工作不久，领导安排我撰写一份关于即将在本单位开展的《贯彻落实“五项制度”活动计划》的材料。由于刚下单位，对本单位情况还不了解，并且此项活动还未开展

到我们单位这一级。所以，当时对该项

活动甚至于“五项制度”都知之甚少，而

身边可供参考的材料也不多。最后结果

可想而知，当我将形成的初稿呈送领导

时，被指材料全无思想性可言，完全成了

一堆“正确的废话”，最后不得不全部推

翻重来。

当然，仅仅在注意熟悉，了解单位基

本工作情况这一“外修课”上努力还远远

不够，同时，机关干部们还应在一些“内

修课”上多下功夫，那就是：

晚上：多读，即多收集身边“老机关”

们的精品材料来反复学习，揣摩，学习他

们的写作技巧，学习他们的谋篇布局，学

习他们文章中体现出的思维方式。将其

中好的东西摘录下来，甚至是背下来，以

期随时为我所用；多写，须知“纸上得来

终觉浅，绝知此事要躬行”，可以通过在

平时工作中多主动承担一些材料写作任

务，甚至是私下里自己给自己拟定题目

来写。通过“写”的实践，将自己的观点，

想法诉诸笔端，从而使头脑中未成形的

思想，看法等逐渐条理化，清晰化，理论

化；多想，即在读写之余，多对工作中所

会遇到的各类公文材料的谋篇布局，写

作技巧，语言应用等方面在自己的头脑

中就多作思考，勤加推敲。这样，在无形

中就训练提高了自己这些方面的能力。

最后，要说的是，如果你能够打破自

己所处职业，所在单位的局限性。还能

够不断吸收外界其它知识，并且随时关

注国家，网络等方面的热点，热词，丰富

拓宽自己的知识面。你会发现这将对你

材料写作中好的思想性的体现也会有意

想不到的收获。

参考文献：

[1]杨庆雷,杨庆雨.办公室文字秘书的三重境

界[J].应用写作,2012(09).

[2]冯世斌.军队机关公文写作的几点体会[J].

办公室业务,2012(12).

[3]许福臣.机关公文写“新”的技巧[J].办公室

业务,2012(10).

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