集团公司档案管理实施细则

关于印发《档案管理实施细则》的通知

各部门、各子公司：

集团公司办公室根据《档案管理实施意见》的要求，针对起草的《档案管理实施细则》与各相关部门和人员进行了反复的沟通、协调，现将修订后的集团公司《档案管理实施细则》印发给你们，请各部门、各相关人员认真学习，严格按照《档案管理实施细则》的要求和标准加强档案管理工作，使我公司的档案管理工作走向规范化轨道。

此通知

附：《档案管理实施细则》

集团公司办公室

2010.5.10

档案管理实施细则

为加强集团公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益，使档案管理规范化，特制定本细则如下：

一、集团公司资料归档范围

凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件资料均属归档范围。

（一）政府机关或行业管理部门（简称职能部门）的文书材料。

1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件；

2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件；

3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话；

4、职能部门对公司各类请示事项的批复；

5、其它相关资料。

（二）公司文件资料

1、公司内部管理文件。包括公司发行的各种标准、规章制度、通知、规定、员工奖励、处罚、公司法律纠纷、公司大事记、工商变更及年检资料等。

2、企业的重大决定文件。包括集团公司董事长、总裁办公会及其相关行政会议等形成的决议或会议纪要等。

3、请示性文件。包括公司针对工程项目向市规划局、国土局、区政府、市建设委员会、市财政局等其他政府部门发出的请示、申请报告、说明、汇报、承诺等。

4、凭证性文件。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

5、证件性文书文件。包括公司证件，如法人营业执照、开发资质证书、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证等；房产五证，如建筑工程施工许可证、工程规划许可证、土地使用权证、用地规划许可证、商品房预售许可证；企业获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书、证明等。

6、报告性文件。包括公司开发项目的可行性研究报告、策划报告书、预测报告、实测报告、检测报告、试验报告、审查报告、勘察报告、审计报告、验资报告等。

7、人力资源资料。包括企业各部门的员工档案，人事任免资料，绩效考核资料，员工培训、学习档案，流程管理资料，离职人员档案，人力资源信息，社会异动资料，其他具有保存价值的资料。

8、土地资料。包括建设用地批准，地籍调查表，土地他项权证明书，建设用地地籍测绘成果，移民拆迁、安置补偿批准文件协议等。

9、工程类文件。包括工程前期的项目审批、项目立项、工程设计、工程竣工结算、工程图纸、监理文件、总（分）竣工资料、备案资料等工程建设资料。

10、营销管理文件。包括营销管理资料、市场拓展资料、品牌客服资料。

11、财务文件。包括贷款申请、贷款抵押证明、与各银行的业务往来和签订的借款协议、专用票据、财务管理计划、年度报表、预决算资料、税收资料、检查资料、凭证账簿等相关财务性文件。

12、招标采购文件。采购计划、招标类文件、投标类文件、开标过程文件、中标通知书、合同书、供应商资料库。

13、光盘资料。包括声像制品资料，即企业各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等；技术性资料光盘，即工程施工过程中图纸或文本资料的刻录。

14、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

15、设备资料。包括公司固定资产如空调、电脑、汽车等的使用说明书、维修卡、保修卡、购买发票等。

16、其他对企业工作的开展和发展具有保存价值的文件。

（三）非隶属单位的文件资料

非隶属单位与公司相互联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。

二、文档管理规范

规范文档移交档案室之前的文档管理。

（一）部门收文

1、部门文员对接收的文档、图纸资料必须立即进行纸质或电子签收登记，以便完整记录并跟踪资料的传阅过程。

2、部门文员对接收的文档、图纸登记完成后，按不同类别附上部门的文档处理（传阅）单，组织部门内的传阅，并对资料的处理过程进行跟踪，要求除大量接收的施工图外，其余文档、图说资料在2个工作日内完成由部门所处理资料的传阅、会签、审批流程，并进行归档。如涉及到公司其他部门、参建各方（施工、监理、设计、地勘）处理的资料，应在3个工作日内完成传阅、会签、审批流程。

3、文档资料处理完成后，部门文员应根据部门经理的处理意见，当天将文档资料发送或返回相关单位、部门。在进行文档发送时，部门文员应进行纸质发放签收登记。

（二）部门发文

1、部门文员必须建立部门对外发文签收登记表，对所有对外发文进行签收登记，以便完整记录并跟踪资料的流向。

2、部门文员对本部门的对外发文，必须在收到文件当天发送到相关部门。

（三）文档查阅

1、部门文员应组织对本部门的文档管理体系进行讨论和讲解，建立本部门的文档电子查阅检索目录，适时修订。并告知大家文档的查阅方法，以便在部门文员不在时，其他人能正常查阅文档。

2、部门文员对部门人员的文档查阅需求应及时、准确反馈。

3、部门文员应对本部门已归档文档负责，保证已归档文档的完整性。对部门人员提出的文档借阅，需进行跟踪，并尽量确保在2个工作日内归还。

（四）文档版本控制

1、部门收文版本发生变更，部门文员应及时收回正在流转、处理的作废版本，发送新版本，并通知负责该文档处理的部门相关人员。

2、部门发文版本发生变更，部门文员应书面通知相关部门或单位，用旧版本换新版本。

三、档案管理分类编号办法

根据集团公司的实际情况将公司档案按照部门功能分为十五大类（具体分类办法见附件企业档案分类办法方案），以后根据公司业务部门的不断增加进行修改。

（一）行政管理类（XZ）：01公司证照、02会议纪要、03公司成立及工商变更、04公司内部来文、05外部来文、06公司