工程信息管理和档案管理制度

工程信息管理和档案管理制度

1、目的

为统一各项目的文件归档, 便于文件检索及工作交接，明确项目工程档案内容，完善文件责任制度。

2、范围

适用于本工程建设项目。

3、职责

项目法人档案管理人员负责该管理规范的编制、修订和解释，监督管理项目工程实施。

4、内容

4.1文件的归档分类:

第一册：工程立项批复及建议书文件

第二册：可行性研究报告批复及报告

第三册：工程项目法人组建材料

第四册：工程设计招标、中标通知书、合同

第五册：初步设计批复及报告

第六册：工程施工图设计及预算

第七册：工程监理招投标、中标通知书、合同

第八册：工程施工招投标、中标通知书、合同

第九册：项目法人内设机构及相关制度

第十册：相关上级部门下发各种文件

第十一册：设计单位相关资料文件

第十二册：监理单位相关资料文件

第十三册：施工单位前期报审资料

第十四册：施工质量评定资料

第十五册：工程验收资料

第十六册：工程影像资料

第十七册：其他文件

上述文件分类方法仅列明各卷文件分类方法及所含文件大致内容可根据具体情况对所含文件再进行更细致的分类。如按上述分类方法,文件可能有二个或以上存档方法时，应以主报、主送或主发单位为存档目标。

4.2 文件索引目录

项目工程部文件按上述方法进行分类,每个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对归档文件进行检索。《文件卷目总索引表》列明归档文件各卷目编号及名称，贴于文件夹外，以便于检索，《文件卷索引表》列明本卷归档文件的分类及名目，《文件目录表》作为质量记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。

4.3 文件夹标签

文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识。标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号。各文件夹按卷目编号进行排放。

4.4移交

工程完工后，施工单位需将完整的施工档案移交法人档案管理员处。