档案知识 - 副本

1、什么是档案，档案的特点？
答：档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

特点：来源的广泛性、形成的原始性、形式的多样性
生成的条件。

2、什么是档案工作、档案管理？
档案工作是指管理档案和档案事业的活动。

档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

档案工作内容：收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计。

4、什么是文书档案、科学技术档案？
答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。

科学技术档案国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

科技档案的特点：专业技术性、成套性、动态性（现实性）、多样性、保密性。

5、什么是专业档案、音像档案、会计档案？
答：专业档案是指反映专门领域活动的档案。

音像档案是指记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

归档文件：立档单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

归档是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

移交是指档案室或档案馆等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。

19、什么是档案鉴定、保管期限、保管期限表？
答：档案鉴定是指判定档案真伪和价值的过程。

保管期限是指对档案划定的存留年限。

保管期限表是指规定档案保管期限的文件。

20、什么是销毁、销毁清册？
答：销毁是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。

销毁清册是指登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。

21、什么是档案整理、来源原则、档案实体分类？
答：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

来源原则是指把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。

档案实体分类是指根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类
22、什么是全宗、联合全宗、汇集全宗、全宗群？
答：全宗是指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

联合全宗是指由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。

汇集全宗是指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。

全宗群是指由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。

23、什么是案卷、立卷、卷内备考表、档号？
答：案卷是指由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

立卷是指将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

卷内备考表是指卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。

档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

30、什么是档案利用、开放、公布、咨询服务？
答：档案利用是指利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。

档案开放是指档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。

档案公布是指将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。

档案咨询服务是指档案馆、档案室答复询问、指导和帮助利用的活动。

答：档案编纂是指按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。

档案出版物是指以档案、档案工作、档案学为基本内容的出版物。

36、什么是全宗卷、全宗卡片、全宗单？
答：全宗卷是指由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。

全宗卡片是指档案馆向档案行政管理部门填报的以全宗为单位反映馆藏全宗情况的卡片。

全宗单是指以全宗为单位反映档案馆对全宗管理状况的登记单。

37、什么是档案的保管与保护？
答：档案保管是指维护档案完整与安全的活动。

档案保护是指防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损
档案的活动。

46、《档案法》是什么时候颁布和施行的？何时修改？答：《档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1988年1月1日试行。

1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正，同日以中华人民共和国第七十一号主席令公布施行。

47、《档案法实施办法》是什么时候颁布和施行的？何时修改？
答：《档案法实施办法》1990年10月24日国务院批准，1990年11月19日国家档案局第一号令发布；1999年5月5日国务院批准修订，1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布施行。

档案法规体系包括国家法律、行政法规、地方性法规和规章。

52、《档案法》规定我国档案工作的原则是什么？
答：《档案法》规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

”
55、《档案法》规定我国档案机构有几种？
答：根据《档案法》的规定，我国档案机构包括：国家档案行政管理部门和县以上地方各级人民政府的档案行政管理部门；机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案机构；中央和县级以上各级各类档案馆共三种。

56、《档案法》规定乡、镇人民政府档案工作人员的职责是什么？
答：《档案法》规定：“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

57、《档案法》规定档案工作人员应具备什么样的素质？答：《档案法》规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

”
59、《档案法》规定了哪些法律责任？行政处罚的种类有哪些？
答：《档案法》规定的法律责任有行政处分、行政处罚、责令赔偿和依法追究刑事责任。

《档案法》规定的行政处罚的种类有警告、罚款、没收违法所得、没收档案或者其复印件。

60、《档案法》规定在利用档案馆的档案中何种违法行为给予行政处罚？
答：《档案法》规定，在利用档案馆的档案中，对（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（三）涂改、伪造档案的，由县以上档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款。

61、《档案法》规定对国家规定的应当立卷归档的材料应怎样处理？
答：《档案法》规定，对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人个不得据为已有。

62、《档案法实施办法》对档案违法行为规定的罚款数额是多少？
答：《档案法实施办法》第二十八条规定，罚款数额根据有关档案的价值和数量，对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。

66、国家所有的档案能够进行买卖吗？
答：《档案法》第十七条规定“禁止出卖属于国家所有的档案。

”《档案法实施办法》第十八条规定，“属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖。

”因此，国家所有的档案不能进行买卖。

67、依据《档案法实施办法》规定，档案馆保存的档案中哪些档案应当向社会开放？
答：（一）中华人民共和国成立以前的档案：（二）中华人民共和国成立以来，自形成之日起满30年的档案：（三）经济、科学、技术、文化等类档案。

以上档案中涉及国际、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。

《档案法》第二十一条规定：向档案馆移交、捐赠寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。

《档案法实施办法》第二十五条规定，各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用，应当征得档案所有者同意。

答：《档案法》第十七条规定：“档案复制件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。

”根据《档案法实施办
法》第十八条第三款规定，只有在下列情况下，经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，才可以向国内外的单位或者个人赠送、交换和出卖档案的复制件：（1）为了收集和交换我国散失在国外的档案；（2）为了进行国际文化交流；（3）为了社会主义经济建设的需要；（4）为了科学研究的需要；（5）为了推广科技成果的需要；（6）为了国家利益的其他需要。

72、违反档案法律规定，构成犯罪的，需要追究什么样的刑事责任？
答：根据《中华人民共和国刑法》第三百二十九条的规定，抢夺、窃取国家所有的档案的，处五年以下有期徒刑或者拘役。

违反《档案法》的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的处三年以下有期徒刑或者拘役。

73、依据《档案法》规定，公民能向社会公布属于个人的档案吗？
答：依据《档案法》第二十二条的规定，集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

74、依据《档案法实施办法》规定，公布档案有哪些形式？
答：依据《档案法实施办法》第二十三条的规定，档案的公布，是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容：（一）通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表；（二）通过电台、电视台播放；（三）通过公众计算机信息网络传播；（四）在公开场合宣读、播放；（五）出版发行档案史料、资料和全文或者摘录汇编；（六）公开出售、散发或者张贴档案复制件；（七）展览、公开陈列档案或者其复制件。

75、婚姻登记档案的保管期限是多少年？会计档案包括那些内容？
答：按照《婚姻登记档案管理办法》的规定，婚姻登记档案的保管期限为100年，对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。

会计档案的内容具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助账薄，其他会计账薄。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

77、档案业务工作的内容主要包括哪些？
答：档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。

六环节之说档案业务工作内容可分为：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。

其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。

档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。

78、档案工作的性质是什么？
答：其一，档案工作是一项管理性的工作。

档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作；是某种管理工作的组成部分；是专门管理档案的科学性工作。

其二，档案工作是一项服务性的工作。

其三，档案工作是一项政治性的工作。

79、如何理解“统一领导、分级管理”档案工作基本原则？
答：所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。

所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。

80、如何理解档案工作基本原则中的“维护档案的完整与安全”？
答：维护档案的完整与安全是档案管理最起码的基本要求。

只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。

维护档案的完整，有两方面的含义：一方面，从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少；另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。

维护档案的安全，也有两方面的含义：一方面，力求档案本身不受损坏，质量延长档案寿命，即保证档案管理物质安全；另一方面，要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。

80、归档文件的整理原则是什么？
答：应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；应区分不同的价值，便于保管和利用；
应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；
应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

四、中国档案事业史知识（10题）
91、什么是“兰台”？今天，“兰台”是指什么？
答：“兰台”是汉代中央档案典籍库，位于宫中，隶属于御史府，由御史中丞主管，置兰台史令。

今天，“兰台”成为档案和档案机构的代称。

92、我国现存最早的档案文字材料是什么？
答：我国现存最早的档案文字材料是甲骨档案。

甲骨档案是以龟甲和兽骨为材料形成的古代档案，商代甲骨档案是我国现存最早的系统的官府文书。

94、我国历史上最早的档案文件汇编是什么？由谁汇编？
答：我国历史上最早的档案文件的汇编是《尚书》，由孔子整理汇编。

95、我党第一个档案工作机构是什么？
答：中央秘书处下设的文件保管处。

96、我党最早的关于档案工作的指导性文件是什么？答：我党最早的关于档案工作的指导性文件是1931年春由瞿秋白为党中央起草的《文件处置办法》。

97、新中国成立后关于文书和档案工作的第一个法规性文件是什么？
答：1951年9月由中央人民政府政务院颁布实施的《公文处理暂行办法》。

98、国家档案局哪一年成立？第一任局长是谁？
答：1954年10月成立；曾三为第一任局长。

新《归档文件整理规则》（DA/T-2015）
（一）组件
1.会议记录以次为单位记录的，一次会议记录为一件；以本或册为单位记录的，以年度为单位，一本或一册为一件。

2.来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分别独立成件。

（二）分类
1.归档文件采用“年度—机构（问题）—保管期限”的方法进行分类。

单位规模较小或内部机构设置简单，文件材料数量较少的单位，可只设“综合类”。

2.按年度分类时，一般应以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期归入所属年度。

跨年度形成的会议文件归入会议结束年。

跨年度办理的文件归入办结年。

（三）编号
1.档号结构：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）—件号。

编制方式：
件号
机构（问题）
保管期限
全宗号
全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号，原则上由阿拉伯数字组成，也可采用“字母+数字”的方式组成，如：P12。

全宗号不设位数限制，字母或数字前均不加“0”。

档案馆未确定全宗号的单位可暂时空缺。

档案门类代码·年度：门类代码用大写“WS”表示，年度为文件归档年度，以4位阿拉伯数字标识，如“WS·2016”。

保管期限：分为“永久”、“定期30年”、“定期10年”，档号中分别以“Y”、“30”、“10”标识，档号章和档案盒盒脊中分别以“永久”、“30”、“10”标识。

机构（问题）：用汉字标识，如党群类标识为“党群”。

件号：用阿拉伯数字标识，不设位数限制，数字前不加“0”。

2.归档章：由全宗号、机构（问题）、年度、保管期限、件号、页数组成。

其中页数为每一件归档文件的页面总数。

档案馆未确定全宗号的单位, 全宗号可暂不填写。

竖式文件的归档章盖在文件首页上端左侧空白
（四）编目
归档文件目录采用A4幅面，横向设置（见附件1）。

包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密
文号：文号中的年度用六角括号“〔〕”括入。

责任者：责任者过多时适当省略，著录不超过三
个，其中立档单位和文号所代表机关必录，多个责任者之间用分号“；”隔开，后加“等”字。

题名：由责任者、事由、文种三部分组成。

责任者为题名必有内容。

原题名中无责任者的，著录时须补充完整。

密级：用汉字填写文件最终密级，如：“秘密”、“机密”、“绝密”，没有密级的不填。

备注：一般为空。

但归档文件确有需要说明的内容，如开放、移出等，可在备注栏中标注；内容较复杂，无法填写的，可在备注栏中加注“*”，将具体内容填入备考表中。

（五）装订
全市归档文件统一采用两颗不锈钢订书钉或“三孔一线”方式装订。

停止使用不锈钢夹、斜口袋等其他装订方式。

（六）编页
归档文件页码以件为单位逐页编制，用黑色铅笔分别标注在文件正面右上角或背面左上角空白处。

文件材料中有图文的页面为一页。

（七）装盒
1.档案盒采用新标准样式（档案盒盒脊及底边式样见附件2）。

盒脊及底边上的“起止件号”栏中，起件号填写于上格居中位置，止件号填写于下格居中位置。

2.备考表采用新标准样式（见附件3），放置于盒内所有归档文件之后，用以记录整理、检查情况，并对盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明。

整理人、检查人及日期必须由当事人亲笔填写。

（八）排架
以全宗为单位，按“年度—机构（问题）—保管期限”排架，10年保管期限的不单独排架。

多全宗管理的，以全宗为单位相对集中排架。

一、机关单位申报等级考评必须具备以下条件
1、依法办理档案登记
2、各门类档案实行集中统一管理，并按规定向同级国家综合档案馆移交到期档案及其数字化副本；
3、档案库房安全符合国家相关要求，近三年没有发生档案安全事故；
4、申报省特级考评（含复查），直属单位及系统档案工作90%左右达到省二级以上标准。

库房应采取防火、防盗、防高温、防潮、防水、防尘、防紫外线、防有害生物等管理措施，保持清洁卫生，禁放杂物。

磁性载体档案应采取防磁措施）
密集架高度应不低于2.4米
档案盒采用无酸纸和牛皮纸制作，禁用黄板纸或塑料盒
机关文书文件材料于次年6月底前归档。

基建文件材料于项目结束（竣工）或中止后3个月内归档。

设备随机文件材料在开箱时归档，安装及维修文件材料在工作结束后归档。

会计文件材料由财务部门按年度整理归档，在财务部门保存一年后向综合档案室移交。

专业文件材料一般随办随归或于次年上半年归档，国家有特殊规定的按其规定执行。

声像材料、电子文件、实物等即时归档。

温度控制在14℃-24℃之间(±2) ，温度控制在45%-60% (±5)之间。

温湿度记录保存2年。

机关档案“三合一”制度的格式及主要内容
分类方案、归档范围、保管期限表
分类方案（门类和类别，门类指档案分类，类别分党群、
综合等）
文书档案收集工作的要求：
收集归档的文件材料应当齐全完整，符合长期保管的质量要求；收集归档的文件材料应当准确，能反映立档单位的主要职能；档案部门要加强对文书档案收集工作的调查和指导。

归档制度的主要内容：归档范围、归档时间和归档要求
机关应归档的文件材料包括上级机关的文件材料；本机关的文件材料；同级机关和非隶属机关的文件材料；下级机关的文件材料。

文书立卷改革：
1987年12 《机关档案工作业务建设规范》（立卷）2000年12月《归档文件整理规则》重大变革（件）2011年8月《湖北省归档文件整理实施规则》
分类方法：
年度——机构（问题）——保管期限
档案鉴定工作包括真伪的鉴别和档案价值的鉴定。

文书档案鉴定的基本观点：全面、历史、发展的观点。

文书档案价值鉴定的方法：
分析文件与立档单位的关系
分析文件的内容
分析文书的完整程度
分析文件的作者在社会上的地位和影响
分析文件的时间
分析文件的名称
分析文件的文本
分析文件的外形特征
文书档案的保管期限规定：
2006年《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》将机关文件材料分永久、定期（30年、10年）共13条84款。

科技档案案卷的特征：
科技档案案卷是互相联系的若干科技文件的组合体；
科技档案案卷的文件一般有一个相对的数量界限；
一个案卷内，科技文件的保存价值大致相同。

科技档案的组卷方法：
按结构、子项、工序或阶段、专业性质、问题、文件名称或材料性质、地域、时间、作者组卷。

开展科技档案收集工作的方法和措施：
按照档案制度的规定，接收科技文件的归档；
纳入计划管理，实行多种方式相结合的收集方法；（五纳入）
确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集；
抓住重要环节和关键阶段进行收集。

科技档案分类方案的编制方法和步骤：
划分大类，确定类列。

划分属类，形成类系。

确定类别排序。

给每一个类目以固定的代字或代号。

将形成的类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来。

撰写说明，指出分类方案的编制依据、分类标准、类目代字或代号的使用方法等。

档案工作人员的素质要求：
政治素质（政治觉悟、政治立场等
道德素质（忠于和热爱档案事业；维护历史有真实面貌；维护档案的完整与安全；具有全心全意为人民服务的思想；保持严谨细致的工作作风；发扬开拓进取的奋斗精神；树立调试的法制意识和观念。

）
能力素质（组织管理能力）
知识素质（具有广博的共性知识、扎实的专业知识、了解和掌握系统的管理知识）
身心素质（身体素质和心理素质）
25、什么是档案目录、案卷目录、卷内文件目录、案卷文件目录（全引目录）？
答：档案目录是指由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。

案卷目录是指以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

卷内文件目录是指登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

案卷文件目录（全引目录）是指以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。

什么是档案的利用？作为一名档案管理人员，你在档案的利用工作中应发挥什么作用。

档案利用工作是指档案馆（室）为满足利用需要向利用者提供档案材料。

全面、及时、准确、有效地为档案利用者服务，也即体现“广、快、精、准”的四字方针。

明确服务方法，树立服务思想
正确处理利用工作与基础工作的关系。

熟悉室藏，了解和研究利用者的需要。

被动服务与主动服务并举。

正确处理利用和保密的关系。

正确处理利用与保护的关系。

注意分析与掌握档案利用效果。

组织全宗内档案分类的一般方法主要有：时间分类法、来源分类法、内容分类法、形式分类法等。

档案保管的物质条件，主要指：
库房
设备(温湿度计、防火防盗、空调)
装具（档案架、档案箱、档案柜）
包装材料（卷皮、卷盒、包装纸）
目前电子文件所采用存储介质主要有：磁盘、磁带、光盘
根据电子文件的信息存在形式和用途分类：
文本文件
版式文件
数据文件
图像文件
图形文件
视频文件
音频文件
超媒体链接
多媒体文件
一、搞好档案工作，领导重视是关键。

1、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。

领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。

因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

2、积极宣传，使领导增强档案意识。

有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位里不是生产一线，可有可无，。