excel培训 PPT课件

Excel基础培训 主讲: 陈杰
思南县中等职业学校
培训内容
本专题旨在让同事们掌握EXCEL在日常工作中的经常用到的一些功能及技巧， 提高Excel实际操作能力的同时提高工作效率 。
1
数据的输入
2
数据的常用操作
3
单元格的格式
5 掌握并熟练运用Excel常用技巧 3
6
常用函数
43
7
工作表常用操作
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选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮，再 弹出的窗口中选择COUNTIF确定，单击选择求计数区域 后确定即可。公式为：=COUNTIF(I83:I88,">30")
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函数
❖ 5、数据的引用 ❖ 工作簿内的数据引用：在需要引用数据的单元格中输入=，
然后找到要引用的数据所在的单元格单击，这时在需要引 用数据的单元格中出现类似=I87的内容，单击任意单元格 后即可出现所引用的数据。 ❖ 不同工作簿内的数据引用：打开引用数据所在的excel文 件后，在需要引用数据的单元格中输入=，然后找到要引 用的数据所在的单元格单击，这时在需要引用数据的单元 格中出现类似=[book2.xls]Sheet1!$I$85（其中book2.xls 为excel文件名，Sheet1为工作表名，$I$85为单元格名） 的内容，单击任意单元格后即可出现所引用的数据。
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四、函数
❖自动求和 ❖平均数 ❖计数 ❖条件计数 ❖数据的引用
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函数
❖1、自动求和 利用状态栏查看求和结果：如果状态栏
上不是求和，则可以右击更改为求和。 利用自动求和工具：选择好要求和的区
域，单击工具栏上的自动求和工具即可。 利用函数SUM：利用公式=SUM
（I83:I87），括号内为所要求和的区域。 选择好插入公式的单元格后单击工具栏上 的按钮，再弹出的窗口中选择SUM确定， 单击选择求和区域后确定即可。
6、建立分类下拉列表：数据有效性 7、“m2”、“m3”、“°C”快速输入：ALT+178、179、186。 8、禁止复制隐藏行或列中的数据：选中要复制的区域，单击“编辑→定位”命
令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，选中“可见单元格”选项， 然后复制粘贴。 9、统计不重复数据个数：{=SUM(1/COUNTIF(A1:A12,A1:A12) )}然后按下 ctrl+shift+enter键可在选中单元格里看到统计值
填充颜色：可以在工具栏上直接设置，也可在单元格 格式中的图案上设置。
边框：可以在工具栏上直接设置也可在单元格格式中 的边框上设置。
注：除可设置单个单元格格式外，还可以批量设置单 元格格式，也就是先选中要设置的所有单元格后，再右 击—设置单元格格式。
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EXCEL日常操作中的常用技巧
大量的数据输入是一件比较繁琐的工作，除了提高输入的速度外， 还可以使用Excel提供的几种用于辅助输入的方法：
3、格式：自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就 是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工 作带来很大的方便。
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EXCEL日常操作中的常用技巧 4、单元格错误信息函数处理：
错误信息 #DIV/0
#N/A
#NAME?
注释 在公式中出现了除以0的错误。 在公式中引用的一些数据不可用。
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五、工作表常用操作
❖工作表的改名 ❖工作表的添加、删除 ❖工作表的移动、复制 ❖超级链接 ❖单元格区域 ❖窗口冻结
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工作表常用操作
❖ 1、工作表的改名 双击工作表默认名称Sheet1，在Sheet1选中
后输入新名称即可。 ❖ 2、工作表的添加、删除
添加：选择插入——工作表即可 删除：右击工作表名—删除即可 ❖ 3、工作表的移动、复制 在同一个工作簿移动：鼠标左键按住工作表名 拖动即可在同一个工作簿中移动工作表； 在不同工作簿移动：右击工作表名—移动或复 制工作表，在弹出的窗口中选择好工作簿确定即 可移动工作表。
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三、单元格的格式
❖插入批注 ❖设置单元格格式，如对齐、填充颜色、边
框等
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单元格的格式
❖ 1、插入批注 选择要插入批注的单元格，右击选择插入批注即可输
入批注。 ❖ 2、设置单元格格式，如对齐、填充颜色、边框等
对齐：主要是水平居中对齐和垂直水平对齐，其中水 平居中对齐可以在工具栏上直接设置。
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EXCEL日常操作中的常用技巧
10、保证数据的唯一性：选定目标单元格区域（这里假设为A1:A10）， 依次单击“数据→有效性”，打开“数据有效性”对话框。在“设置” 选项卡中单击“允许”下拉列表，选择“自定义”。然后，在“公式” 中输入“=countif($A$1:$A$10,$A1)=1”（不包括引号）。接着，单击 切换到“出错警告”选项卡，在“样式”中选择“停止”，然后分别 在“标题”和“错误信息”中输入错误提示标题和信息。设置完毕后 单击“确定”退出。此时，我们再在目标单元格录入数据时，Excel 就会自动对数据的唯一性进行校验。当出现重复数据时，Excel中会 出现前面设置的错误提示信息。
主要关键字的升序或降序和次要关键字的升序和降序，以 及有无标题行，单击确定即可。
注意： 当选中的标题行中有合并的单元格的时候是不能排序
的；如果数据有多列，则要选中所有列的数据，否则只排 序选中列的数据。 ❖ 4、自动筛选
选中所有需要筛选的内容，选择数据—筛选—自动筛 选。
注：数据筛选中的自定义还可以筛选出介于两个数之 间的所有数据。
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EXCEL日常操作中的常用技巧
1、单元格内容的合并：方法一：连字符“&”合并， 方法二：利用 CONCATENATE函数。=CONCATENATE(B2,C2)
2、单元格内容的分列：方法一：工具菜单（数据-分列…），方法二： LEFT、RIGHT函数。例如aaa-111 B1=left（A1,3）C1=RIGHT(A1,3)
在单元格格式—数字中选择文本，即可输入开 头为0的数据。 7、日期的输入
以-或/号将月与日分开即可
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二、数据的常用操作 ❖插入行或列 ❖选择性粘贴，如公式、数值、运算 ❖排序 插入行或列 在需要插入行或列的地方右击单击插入，
选择行或列。 ❖2、选择性粘贴，如公式、数值、运算
一、数据的输入 ❖纵向填充上一单元格内容 ❖在不连续的单元格中填充相同内容 ❖单元格内的分行 ❖填充序列 ❖设置数据输入时的格式，如小数点 ❖开头为0的数据的输入 ❖日期的输入
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数据的输入
❖1、纵向填充上一单元格内容 按键盘上的”Ctrl+d”即可。 “Ctrl+R”是向右填充
❖2、在不连续的单元格中填充相同内容 先按住Ctrl键选中所需要填充的单元格，
选中要命名的单元格区域，单击名称框并输入 名称，按回车键确认。
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工作表常用操作
❖ 6、窗口冻结 在输入行列数特别多的表格中，冻结窗
格 （窗格：文档窗口的一部分，以垂直或水平条 为界限并由此与其他部分分隔开。）使您得以选 择滚动工作表时始终保持可见的数据。在滚动时 保持行和列标志可见。 ❖ 顶部水平窗格：选择待拆分处的下一行，然后在 “窗口”菜单上，单击“冻结窗格”。 ❖ 左侧垂直窗格：选择待拆分处的右边一列，然后 在“窗口”菜单上，单击“冻结窗格”。 ❖ 同时生成顶部和左侧窗格：单击待拆分处右下方 的单元格，然后在“窗口”菜单上，单击“冻结 窗格”。
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工作表常用操作
在同一个工作簿复制：按住Ctrl的同时，鼠 标左键按住工作表名拖动即可在同一个工作簿中 复制工作表；
在不同工作簿复制：右击工作表名—移动或 复制工作表，在弹出的窗口中选择好工作簿，并 且勾上建立副本，单击确定即可复制工作表。 ❖ 4、超级链接
在单元格上右击，选择超级链接，再弹出的 对话框中选择本文档中的位置，单击确定即可。 ❖ 5、单元格区域
公式中的文字，系统不能识别。
#NULL! #NUM! #REF! #VALUE!
指定的相交并没有发生。 参数输入值不正确。 单元格引用无效。
提供的参数没有使用系统期望的数值类型。
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EXCEL日常操作中的常用技巧
5、数字、文本的快速转换：数字转变为文本格式（如身份证号）数字前加 “’”，文本格式转变为数字格式：（1、选择性粘贴，2、函数： VALUE(TEXT) ）。
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函数
❖ 2、平均数 选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮，再
弹出的窗口中选择AVERAGE确定，单击选择求平均数区 域后确定即可。公式为：=AVERAGE(I83:I88) ❖ 3、计数
选择好插入公式的单元格后单击工具栏上的按钮，再 弹出的窗口中选择COUNT确定，单击选择求计数区域和 条件后确定即可。公式为：=COUNT(I83:I88) ❖ 4、条件计数
选择性粘贴公式、数值：首先复制要 粘贴的内容，定位到要粘贴的位置，右击 选择选择性粘贴，选择公式或者数值即可。 运算：首先复制一个数值，然后选择要运 算的所有单元格，右击选择选择性粘贴， 选择运算符确定即可。
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数据的常用操作
❖ 3、排序 选中所有需要排序的内容，选择数据—排序，选择好
输入内容后，按Ctrl+回车键即可。 ❖3、单元格内的分行
在输入时或双击单元格后在要分行的地 方按Alt+回车键即可。
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数据的输入
❖ 4、填充序列 在编辑菜单—填充—序列中选择要插入的序列。