酒店日常采购管理制度

酒店日常采购管理制度

第一章总则

第一条为保证酒店采购工作的计划性和统筹性，合理控制成本，促进内部协调，加强内部控制，提高工作效率，特制定日常采购制度，（以下简称：制度）第二条本制度适用于酒店经营管理有限公司旗下各酒店日常采购工作。第三条本制度有总则，组织机构及职责、采购工作内容、采购程序、采购业务实施规范、责任与奖罚和附则七个部分组成。

第二章组织机构及职责

第四条组织机构

酒店库房部负责库存物资管理，根据库存物资消耗情况提报库存物资的补库计划。库房部对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购，导致酒店受损或无法正常运转负责。

使用部门负责根据日常经营和管理的消耗进行科学合理预测，提报月度采购计划需求。

酒店设立专职采购部，牵头组织编制定期采购计划，并全面负责酒店物质采购和具体实施工作。采购部隶属酒店财务部系统，业务上同时接受管理公司采购部业务监督也考核。

酒店成立定价评审小组：由采购部经理、使用部门负责人（食品原材料定价须由厨师长和餐饮部负责人同时参加）、财务负责人、总经理组成，酒店总经理任组长，和酒店食品原材料固定周期内的定价由评审小组评定后执行。

第五条酒店采购部组织架构

采购部经理

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杂品采购食品采购

第五条采购部经理工作职责

1、负责持续完善酒店采购制度，细化采购流程，规范台账管理，确保采购质量，

控制采购成本，提高采购效率，保证物资采购管理体系的完整与科学。

2、根据公司招标管理相关规定，牵头组织实施酒店权限内的招标采购。

3、掌握物资使用情况和库存物资动态，牵头组织有关部门根据实际经营情况，

合理、科学地编制并审核年度、季度、月度采购计划。配合成控部门做好物资平衡工作，及时处理呆滞物资，加速物资周转。

4、组织实施酒店日常物资采购供应工作，审核所有《采购申请单》、订货单，

按程序上报经审批后实施采购。

5、建立和维护价格管理体系，定期了解市场行情和价格信息，坚持货比三家的

原则，落实询、比、定价，控制物资采购成本、

6、开辟和维护优质供货渠道，落实“1+2+n”的供应管理方式，保证供货的及

时性和质优价廉。

7、按公司规定加强合同的管理，严格把关合同条款，保证合同的正常履约，防

止经营风险。

8、负责下属的业务知识和业务技能培训、

9、完成领导及上级业务部门交办的其他工作。

相关权限：

1、部门备用金的支配权。

2、对采购程序执行情况的奖惩建议权。

3、下属考核权与奖惩权。

4、部门日常行政工作的安排。

第六条杂品类采购工作的安排

1、熟悉酒店各部门对杂品的需求以及仓库存货情况，掌握物品市场的供应情况

以及各类物品的价格和信息，并对收集回来的资料进行归类整理。

2、以采购计划为依据，负责审核各部门的采购清单，与仓库密切沟通，避免出

现库存积压现象，确保不出现重复采购。

3、坚持货比三家的原则，对各部门申购单和申购计划做好询比定价，并报相关

领导审批。

4、采购完毕，要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保价格合

理、质量可靠，对不符合采购要求的物品负责办理退货或调换工作。

5、严格执行公司各项制度，办理各类付款的签批手续。

6、负责供应商信息库的不断更新及合同台账维护工作。

7、根据酒店的实际经营情况，积极拓展供应渠道，主动发现市场新产品，调整

新货源并及时上报，为酒店节省采购成本。

8、保质保量完成领导交办的其他工作。

第七条食品类采购工作职责

1、全面负责店内所有烟、酒、食品类物品的采购工作，保证营运部门工作的连

续性、时效性。

2、熟悉酒店各部门对食品的需用要求以及仓库存货情况，掌握食品市场的供应

情况以及各类物品的价格性情和信息。并对搜集回来的资料进行归类整理。

3、坚持货比三家的原则，做好食品原材料的询比定价工作。并报相关领导审批。

4、确保所购食品来源的合法性、安全性，保证各类食品证件的齐全。

5、采购完毕，要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保价格合

理、质量可靠，对不符合采购要求的物品负责办理退货或调换工作。

6、严格执行公司各项制度，办理各类付款的签批手续。

7、负责供应商信息库的不断更新及合同台账维护工作。

8、根据酒店的实际经营情况，积极拓展供应渠道，主动发现市场新产品，调整

新货源并及时上报，为酒店节省采购成本。

9、保质保量完成领导交办的其他工作。

第三章采购工作内容

第八条采购方案制定

采购物资要满足使用部门对质量、数量和时限性的要求，同时避免过量采购带来的压库风险，且价格要符合市场行情，达到控制成本的目的。合理的采购方案制定要考虑以下几个方面：

1、数量：申购数量由使用部门提报（建议订货量，以及申报理由），仓库校核

（考虑合理库存量和实际库存量），采购部门依据上述条件对实际采购数量进一步核算。在满足经营的前提下，压低控制库存量，减少资金占压。对于日常消耗量大且波动价值较低物资，和适当增大安全库存。

2、质量和价格：须采取供应商实物封样的方式保证验货标准的统一，质量必须

使用部门确认。严格按照询比定价的原则执行价格结算，采购单上须标明三家以上可比供应商的报价及联系方式，坚持同等质量比价格。

3、进货地点：按照在比价的前提下就近购买的原则，确保供货及时性。

4、供应时间：以综合考虑最低库存量及消耗速度和实际使用量为依据，在供应

商协议上明确约定供应时间，以防缺货影响经营管理。

5、供应商：建立可靠稳定信誉好的供应商档案，确保拥有“1+2+n”的供应商

资源，以公平的竞争机制实现优质、优价、及时的物资供应，除非特别采购请示，日常采购由合格供应商供应。

第九条采购计划制定

制定采购计划包含计划内申购（月度采购计划）和计划外申购（采购申请单）1、审批后的采购计划最终汇总采购部组织实施，必须明确所需物品的名称、规

格、质量、数量及到货时间要求，到货时间须满足采购周期的一般要求。2、因采购计划编制不当而造成浪费和损失，按照所负责的节点分别由申报部

门、库房、采购负责。对因库房盘点把关不严造成超额或短缺采购，其损失由库房负责；对于日常消耗估测严重不准造成的超额和短缺，其损失由使用部门负责；对于计划审核测算错误或供货不及时造成的损失由采购部负责。第十条申购

申购的分类：计划内申购和计划外申购

1、计划内申购是指由仓库按酒店批准的常备物品采购计划按供货周期分批进